E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Wer muss ab wann?

Kurz gesagt

• Empfangen: Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Dafür gibt es keine Übergangsfrist.
• Ausstellen: Wer im Vorjahr einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro hatte, muss für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
• Alle anderen Unternehmen müssen das für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 tun.
• Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format ist ein XML-Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Üblich sind in Deutschland XRechnung und ZUGFeRD.

Eine einfache PDF-Datei ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung mehr, auch nicht per E-Mail. Papier und einfache PDF-Dateien gelten als „sonstige Rechnung“. Sie dürfen nur noch im Rahmen der Übergangsfristen verwendet werden.

Die Übergangsfristen im Überblick

Die Fristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Maßgeblich ist, wann der Umsatz ausgeführt wurde, also wann Sie geliefert oder geleistet haben.

• Umsätze 2025 und 2026: Alle Betriebe dürfen noch Papierrechnungen ausstellen. Ein anderes elektronisches Format, zum Beispiel eine PDF per E-Mail, ist erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt. Die Rechnung muss bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt werden.
• Umsätze 2027: Papier und andere elektronische Formate (mit Zustimmung des Empfängers) bleiben erlaubt, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug. Die Rechnung muss bis zum 31. Dezember 2027 übermittelt werden. Wer im Vorjahr darüber lag, muss 2027 E-Rechnungen ausstellen.
• Umsätze 2027 per EDI: Ein vereinbartes elektronisches Datenaustauschverfahren (EDI) darf mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 genutzt werden, unabhängig vom Umsatz.
• Ab 2028: Die Übergangsregeln laufen aus. Bei Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung dann für alle verpflichtend, soweit keine Ausnahme gilt.

Wichtig für den Jahreswechsel: Die Übergangsregel gilt nur für Rechnungen, die innerhalb der Frist übermittelt werden. Eine Rechnung für eine Leistung aus Dezember 2027, die erst im Januar 2028 verschickt wird, fällt nicht mehr darunter.

Die Grenze von 800.000 Euro

Entscheidend ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Für die Stufe 2027 ist das der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Wer „nicht mehr als 800.000 Euro“ hatte, darf die Übergangsregel für 2027 nutzen. Genau 800.000 Euro zählen noch dazu.

Der Gesamtumsatz ist ein steuerlicher Begriff aus § 19 Abs. 2 UStG. Er wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, also nach dem, was tatsächlich eingegangen ist. Er umfasst die steuerbaren Umsätze, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Verkäufe von Anlagevermögen, etwa eines Firmenwagens, zählen nicht mit.

Der Wert kann vom Umsatz in Ihrer Gewinnermittlung abweichen. Fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung, welchen Gesamtumsatz Sie für 2026 ansetzen müssen.

Wer ist betroffen?

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt, wenn ein inländischer Unternehmer an einen anderen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen leistet und dafür eine Rechnung ausstellen muss (§ 14 Abs. 2 UStG). Als Unternehmer gelten auch Freiberufler, Kleinunternehmer und Vermieter, die nur steuerfreie Umsätze erbringen. Inländisch ist ein Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer am Umsatz beteiligten Betriebsstätte in Deutschland.

Die Pflicht gilt auch für Rechnungen, die zum Teil steuerpflichtige und zum Teil steuerfreie Leistungen enthalten, und für Gutschriften, mit denen der Empfänger abrechnet.

Wann ist keine E-Rechnung nötig?

Das Bundesfinanzministerium nennt diese Fälle. Dort ist die E-Rechnung keine Pflicht, und es darf eine sonstige Rechnung (zum Beispiel Papier) ausgestellt werden, soweit überhaupt eine Rechnung nötig ist:

• Rechnungen an private Endverbraucher (Privatkunden).
• Kleinbetragsrechnungen, wenn der Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Mehr dazu im Ratgeber zur E-Rechnung für Kleinunternehmer.
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine oder staatliche Einrichtungen.
• Bestimmte Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
• Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa die steuerfreie Vermietung von Wohnungen.

Für Handwerksbetriebe heißt das: Aufträge von Privatkunden, auch Arbeiten am Haus oder Grundstück, brauchen keine E-Rechnung. Eine Rechnung ist bei steuerpflichtigen Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück trotzdem Pflicht, und zwar innerhalb von sechs Monaten (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG).

Für Rechnungen an Behörden gelten daneben eigene Vorschriften, etwa die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Sie sind unabhängig vom Umsatzsteuerrecht zu beachten.

Was das für Handwerksbetriebe bedeutet

• Viele Betriebe rechnen mit beiden Kundengruppen ab. Für gewerbliche Auftraggeber im Inland brauchen Sie E-Rechnungen, für Privatkunden nicht.
• Alle Pflichtangaben einer Rechnung müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Ein Verweis auf ein Leistungsverzeichnis oder einen Lieferschein reicht nicht. Ergänzende Angaben können Sie als Anhang in die E-Rechnung einbetten, zum Beispiel eine PDF mit Stundennachweisen. Ein Link auf eine externe Seite genügt nicht.
• Bei Bauleistungen genügt es nach der Auffassung des Bundesfinanzministeriums derzeit, im strukturierten Teil die einzelnen Gewerke mit ihren Summen anzugeben. Das detaillierte Leistungsverzeichnis muss dann als lesbare Anlage beigefügt werden, auf die im strukturierten Teil eindeutig hingewiesen wird.
• Ändert sich der Leistungsumfang nach der Rechnung, etwa durch ein geändertes Aufmaß, ist grundsätzlich eine berichtigte Rechnung nötig. Sobald die E-Rechnung Pflicht ist, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Skonti und Nachlässe wegen Mängelrügen erfordern dagegen keine Berichtigung.

Was Sie jetzt vorbereiten können

• Klären Sie, ob Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegen wird. Davon hängt ab, ob Ihre Frist Ende 2026 oder Ende 2027 endet.
• Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen erzeugen und prüfen kann. Eine Validierung ist nach Angaben des Bundesfinanzministeriums keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, wird aber ausdrücklich empfohlen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen können (siehe Ratgeber zum Empfang). Ein E-Mail-Postfach genügt.
• Sammeln Sie die E-Mail-Adressen Ihrer gewerblichen Kunden. Der übliche Weg ist der Versand per E-Mail.

Wird die Frist verschoben?

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fordert, die Stufe für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz vom 1. Januar 2027 auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Das ist eine Forderung, keine Gesetzesänderung. Gesetzlich gilt der oben beschriebene Wortlaut von § 27 Abs. 38 UStG. Prüfen Sie vor dem Stichtag, ob sich daran etwas geändert hat.

Quellen

1. § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz (UStG): Übergangsregelung zur Rechnungsstellung 2025 bis 2027geprüft am 06.10.2026
2. § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeprüft am 06.10.2026
3. § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG): Besteuerung der Kleinunternehmergeprüft am 06.10.2026
4. Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Stand der Seite: März 2026 (23.03.2026), geprüft am 06.10.2026
5. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Schreiben vom 15.10.2025, geprüft am 06.10.2026
6. § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen über Kleinbeträge (bis 250 Euro)geprüft am 06.10.2026
7. § 34 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Fahrausweise als Rechnungengeprüft am 06.10.2026
8. § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen von Kleinunternehmerngeprüft am 06.10.2026
9. Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH): Verschiebung der E-Rechnungspflicht auf den 1. Januar 2028 (Forderung)Seite ohne Datumsangabe, geprüft am 06.10.2026