E-Rechnung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Kleinunternehmer sind von der Pflicht ausgenommen, E-Rechnungen auszustellen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber wie alle anderen inländischen Unternehmen. Diese Seite erklärt, was das im Alltag bedeutet.

Kurz gesagt

  • Ausstellen: Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen. Das gilt auch nach 2027 und 2028.
  • Empfangen: Sie müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt.
  • Wechsel: Wer zur Regelbesteuerung wechselt, muss ab diesem Zeitpunkt unter den übrigen Voraussetzungen E-Rechnungen ausstellen.

Wer ist Kleinunternehmer?

Nach § 19 Abs. 1 UStG ist der Umsatz eines im Inland ansässigen Unternehmers steuerfrei, wenn sein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Für solche Umsätze weisen Sie keine Umsatzsteuer aus.

Sie können gegenüber dem Finanzamt auf die Anwendung dieser Regel verzichten (§ 19 Abs. 3 UStG). Der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre. Mit dem Verzicht sind Sie Regelbesteuerer und es gelten die allgemeinen Regeln zur E-Rechnung.

Rechnungen ausstellen

Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass haben Sie damit diese Möglichkeiten:

  • Papierrechnung. Sie ist immer zulässig.
  • Ein anderes elektronisches Format, zum Beispiel eine einfache PDF-Datei per E-Mail. Dafür braucht es die Zustimmung des Empfängers. Sie ist formlos und kann auch dadurch erfolgen, dass der Empfänger die Rechnung widerspruchslos annimmt.
  • Eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD). Sie ist immer ohne Zustimmung des Empfängers möglich, wenn Ihr Kunde ein inländischer Unternehmer ist.

Eine E-Rechnung ist für Sie also freiwillig. Sie kann sinnvoll sein, wenn ein Kunde sie wünscht oder wenn Sie Rechnungen ohnehin elektronisch erstellen.

Pflichtangaben auf der Rechnung

§ 34a UStDV nennt als Mindestangaben für Rechnungen über steuerfreie Umsätze nach § 19:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden
  • Ihre Steuernummer, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
  • das Ausstellungsdatum
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
  • das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass für die Lieferung oder Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 UStG)
  • bei einer Gutschrift, die der Empfänger ausstellt: die Angabe „Gutschrift“

Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag können nach § 33 UStDV mit weniger Angaben auskommen. Die §§ 33 und 34 UStDV bleiben neben § 34a anwendbar.

E-Rechnungen empfangen

Die Ausnahme beim Ausstellen gilt nicht für den Empfang. Das Bundesfinanzministerium schreibt dazu: Kleinunternehmer müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Es sind keine Ausnahmen vorgesehen.

  • Es genügt ein E-Mail-Postfach. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig.
  • Schickt Ihnen ein Lieferant eine E-Rechnung, haben Sie keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Papierrechnung oder PDF zu bekommen.
  • Sie sollten die empfangene Rechnung lesen können. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei und braucht ein Anzeigeprogramm. Mehr dazu im Ratgeber zum Empfang von E-Rechnungen.

Wechsel zur Regelbesteuerung

Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, muss er nach Angaben des Bundesfinanzministeriums ab diesem Zeitpunkt unter den übrigen Voraussetzungen E-Rechnungen ausstellen. Ob die Übergangsfristen bis Ende 2026 oder Ende 2027 für Sie noch gelten, hängt vom Gesamtumsatz des Vorjahres ab. Die Fristen erklärt der Ratgeber zur E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

Planen Sie deshalb den Wechsel nicht nur steuerlich, sondern auch technisch: Rechnungsvorlage, Umsatzsteuerausweis und E-Rechnung gehören dann zusammen.

Rechnungen an Behörden

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten daneben eigene Vorschriften, etwa die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Sie sind unabhängig vom Umsatzsteuerrecht zu prüfen. Fragen Sie im Zweifel bei Ihrem Auftraggeber nach.

Wie betrifft das Ihren Betrieb?

Der Pflicht-Check auf der Startseite zeigt in wenigen Klicks, ab wann Ihr Betrieb E-Rechnungen ausstellen muss. Die Tarife finden Sie auf der Startseite im Abschnitt Preise. Mit dem Tarif Free starten Sie kostenlos.

Zum Pflicht-CheckTarife ansehen

Quellen

  1. § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG): Besteuerung der Kleinunternehmergeprüft am 06.10.2026
  2. § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen von Kleinunternehmerngeprüft am 06.10.2026
  3. § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen über Kleinbeträge (bis 250 Euro)geprüft am 06.10.2026
  4. § 34 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Fahrausweise als Rechnungengeprüft am 06.10.2026
  5. § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeprüft am 06.10.2026
  6. Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Stand der Seite: März 2026 (23.03.2026), geprüft am 06.10.2026
  7. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Schreiben vom 15.10.2025, geprüft am 06.10.2026

Veröffentlicht am 6. Oktober 2026, geprüft am 6. Oktober 2026. Gesetze und Verwaltungsauffassung können sich ändern. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.

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