Pflichtangaben einer Rechnung: Was in die E-Rechnung gehört
Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag enthalten; bei einer E-Rechnung gehören alle diese Angaben in den strukturierten Teil.
Veröffentlicht am · Zuletzt geprüft am · Redaktion Invoya
Die Pflichtangaben einer Rechnung haben sich mit der E-Rechnung nicht geändert. Neu ist, wo sie stehen müssen: in festgelegten Feldern der XML-Daten. Diese Seite nennt jede Angabe mit ihrer Grundlage im Gesetz und dem Feld nach der Norm EN 16931, dazu die Sonderfälle und die Zusatzregeln des Standards XRechnung. Ab wann Sie überhaupt E-Rechnungen ausstellen müssen, steht im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG zählt zehn Angaben auf. Die Nummern 9 und 10 betreffen nur besondere Fälle. Die Spalte rechts nennt die Kennung des Feldes im Datenmodell der Norm EN 16931 (BT steht für ein einzelnes Feld, BG für eine Gruppe von Feldern). Diese Kennungen gelten für XRechnung und ZUGFeRD gleichermaßen.
| Pflichtangabe | Grundlage | Feld in der E-Rechnung (EN 16931) |
|---|---|---|
| vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG | BT-27 (Name), BG-5 (Anschrift) |
| vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG | BT-44 (Name), BG-8 (Anschrift) |
| Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG | BT-31 (USt-IdNr.) oder BT-32 (Steuernummer) |
| Ausstellungsdatum | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 UStG | BT-2 |
| fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG | BT-1 |
| Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG | je Position BT-129 (Menge), BT-130 (Einheit), BT-153 (Bezeichnung), ergänzend BT-154 (Beschreibung) |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG | BT-72 (Liefer- oder Leistungsdatum) oder BG-14 (Abrechnungszeitraum mit BT-73 und BT-74) |
| Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG | BT-116 (Betrag je Steuerkategorie in BG-23), BT-109 (Summe ohne Umsatzsteuer) |
| jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, etwa Skonto oder Bonus | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG | BT-20 (Zahlungsbedingungen, dort auch Skonto); Nachlässe als Abschlag in BG-20 oder BG-27 |
| Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG | BT-119 (Satz), BT-117 (Steuer je Kategorie), BT-110 (Steuer gesamt); bei Befreiung BT-120 und BT-121 (Grund) |
| Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG | Hinweistext, etwa in BT-22 (nur bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen) |
| Angabe „Gutschrift“, wenn der Kunde abrechnet | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG | BT-3 (Rechnungsart, Code 389 für das Gutschriftsverfahren) |
Name und Anschrift müssen sich eindeutig feststellen lassen (§ 31 Abs. 2 UStDV). Als Leistungszeitpunkt darf der Kalendermonat genügen, in dem die Leistung ausgeführt wurde (§ 31 Abs. 4 UStDV). Wie Sie die Rechnungsnummer vergeben, erklärt der Ratgeber Rechnungsnummer: Regeln und Beispiele.
Bei der E-Rechnung zählt der strukturierte Teil
Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2025 müssen bei bestehender E-Rechnungspflicht alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG im strukturierten Teil stehen (Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE). Ein bloßer Verweis auf eine Anlage, in der die Angaben nur unstrukturiert stehen, genügt nicht. Das gilt ausdrücklich auch für Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
- Leistungsbeschreibung: Die Angaben im strukturierten Teil müssen die Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar bezeichnen. Ergänzungen wie Stundennachweise dürfen Sie als Anhang in die E-Rechnung einbetten. Ein Link auf ein externes Ziel genügt nicht.
- Leistungsdatum: Der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ reicht nur noch bei sonstigen Rechnungen. In einer E-Rechnung gehört das Datum in das vorgesehene Feld, auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht.
- Lieferschein: Nur bei einer sonstigen Rechnung darf der Leistungszeitpunkt oder die Leistungsbeschreibung über einen bezeichneten Lieferschein ergänzt werden.
- Skonto: Eine Angabe wie „2 % Skonto bei Zahlung bis“ genügt. Der Skontobetrag muss nicht ausgerechnet werden.
Sonderfälle: § 19, § 13b, innergemeinschaftliche Lieferung, Kleinbeträge
| Fall | Was gilt | In der E-Rechnung |
|---|---|---|
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt; keine Umsatzsteuer; eigene Mindestangaben nach § 34a UStDV | Steuerkategorie E mit Befreiungsgrund in BT-120 |
| Steuerschuld des Kunden (§ 13b UStG, etwa Bauleistungen) | Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, kein Steuerausweis (§ 14a Abs. 5 UStG) | Steuerkategorie AE mit Hinweis in BT-120 |
| innergemeinschaftliche Lieferung | USt-IdNr. von Ihnen und vom Kunden, Hinweis auf die Steuerbefreiung, Rechnung bis zum 15. des Folgemonats (§ 14a Abs. 3 UStG) | Steuerkategorie K, BT-31 und BT-48 (USt-IdNr. des Kunden) |
| Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro | weniger Angaben nach § 33 UStDV, unter anderem ohne Kundenanschrift und Rechnungsnummer | E-Rechnung nicht vorgeschrieben; wer trotzdem eine ausstellt, füllt die Pflichtfelder der Norm |
Die Vereinfachungen für Kleinbeträge gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen, Fernverkäufe und Leistungen nach § 13b UStG. Einzelheiten stehen im Ratgeber Kleinbetragsrechnung, die Regeln für § 19 im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer und für § 13b im Ratgeber E-Rechnung für Handwerker.
Ob die USt-IdNr. Ihres Kunden richtig aufgebaut ist, zeigt das kostenlose Werkzeug USt-IdNr. prüfen. Ob sie tatsächlich vergeben ist, bestätigt nur das Bundeszentralamt für Steuern.
Was XRechnung zusätzlich verlangt
Der Standard XRechnung ergänzt die Norm um nationale Geschäftsregeln (BR-DE). Sie sind keine Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz, sondern Voraussetzung dafür, dass die Datei als XRechnung gültig ist:
- Kontakt des Verkäufers (BG-6) mit Ansprechpartner (BT-41), Telefonnummer (BT-42) und E-Mail-Adresse (BT-43), Regeln BR-DE-2 und BR-DE-5 bis BR-DE-7.
- Käuferreferenz (BT-10), Regel BR-DE-15. Bei Behörden steht dort die Leitweg-ID.
- Angaben zur Zahlung (BG-16), Regel BR-DE-1.
- Ort und Postleitzahl von Verkäufer und Käufer, Regeln BR-DE-3, BR-DE-4, BR-DE-8 und BR-DE-9.
Das Bundesfinanzministerium unterscheidet deshalb: Fehler bei gesetzlichen Pflichtangaben machen die Rechnung nicht ordnungsmäßig. Geschäftsregelfehler zu anderen Inhalten, zum Beispiel eine fehlende Käuferreferenz, sind umsatzsteuerlich unbeachtlich. Eine Behörde kann eine solche Datei trotzdem zurückweisen.
Für Rechnungen an den Bund schreibt § 5 der E-Rechnungsverordnung zusätzlich Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse vor. Mehr im Ratgeber Leitweg-ID; eine Leitweg-ID prüfen Sie mit dem Werkzeug Leitweg-ID prüfen.
Wenn eine Angabe fehlt
Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie falsch, ist die Rechnung nicht ordnungsmäßig. Das trifft vor allem Ihren Kunden: Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung nach §§ 14 und 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).
Sie können die Rechnung berichtigen. Es genügt ein Dokument mit den fehlenden oder richtigen Angaben, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV). Gilt für Sie die E-Rechnungspflicht, muss auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein. Wie das geht, steht im Ratgeber E-Rechnung korrigieren oder stornieren.
Pflichtangaben in Invoya
Invoya schreibt alle Angaben der Tabelle aus Ihren Firmendaten, dem Kunden und den Positionen in die strukturierten Felder. Vor dem Abschließen prüft es unter anderem die vollständige Anschrift des Kunden, Ihre Steuerangaben, die Bankverbindung und Ihre Kontaktdaten und zeigt fehlende Angaben am Feld an. Die Steuerart wählen Sie je Position, den passenden Hinweis für § 19, § 13b oder eine innergemeinschaftliche Lieferung setzt Invoya daraus. Mehr auf der Seite E-Rechnungen erstellen mit Invoya. Kostenlos registrieren.
Häufige Fragen
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Nach § 14 Abs. 4 UStG Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. In besonderen Fällen kommen weitere Angaben hinzu.
Gelten für die E-Rechnung andere Pflichtangaben?
Nein, die Pflichtangaben sind dieselben. Sie müssen aber im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen; ein Verweis auf eine Anlage genügt nicht.
Ist die Leitweg-ID eine Pflichtangabe?
Nach dem Umsatzsteuergesetz nicht. Der Standard XRechnung verlangt das Feld Käuferreferenz (BT-10), und Behörden des Bundes verlangen dort die Leitweg-ID.
Reicht „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ in einer E-Rechnung?
Nein. Dieser Hinweis genügt nur bei sonstigen Rechnungen. In der E-Rechnung gehört das Leistungsdatum in das dafür vorgesehene Feld.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Die Rechnung ist nicht ordnungsmäßig, und Ihr Kunde riskiert den Vorsteuerabzug. Sie können sie mit einem Dokument berichtigen, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.
Wie betrifft das Ihren Betrieb?
Der Pflicht-Check auf der Startseite zeigt in wenigen Klicks, ab wann Ihr Betrieb E-Rechnungen ausstellen muss. Mit dem Tarif Free starten Sie kostenlos.
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Quellen
- § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 14a Umsatzsteuergesetz (UStG): Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen (Absatz 5: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG): Vorsteuerabzug (Absatz 1 Satz 1 Nummer 1: Rechnung nach §§ 14, 14a als Voraussetzung)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG): Aufbewahrung von Rechnungen (acht Jahre)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 31 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Angaben in der Rechnung (Absatz 5: Berichtigung von Rechnungen)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen über Kleinbeträge (bis 250 Euro)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen von Kleinunternehmerngeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- OpenPeppol: Peppol BIS Billing 3.0, Syntaxbindung UBL Invoice mit den Kennungen der Norm EN 16931 (BT- und BG-Nummern je Element)Peppol BIS Billing 3.0 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): Schematron-Regeln des Standards XRechnung mit den nationalen Geschäftsregeln BR-DE (zum Beispiel BR-DE-1 Zahlungsanweisungen, BR-DE-2 und BR-DE-5 bis BR-DE-7 Kontakt des Verkäufers, BR-DE-15 Käuferreferenz)Release 2.6.0 vom 02.09.2026 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung, ERechV), insbesondere §§ 3 bis 5geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
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