Angebote und wiederkehrende Rechnungen mit Invoya
In Invoya schreiben Sie Angebote mit demselben Editor wie Rechnungen. Ein angenommenes Angebot wird mit einem Klick zum Rechnungsentwurf. Für Leistungen, die regelmäßig anfallen, legt Invoya zum Termin automatisch einen Rechnungsentwurf an, den Sie prüfen und versenden.
Angebote schreiben und versenden
- Gleicher Editor: Positionen, Leistungsstamm, Steuerarten und Summen funktionieren wie bei der Rechnung. Dazu kommt ein Datum, bis wann das Angebot gilt.
- Eigener Nummernkreis: Angebote bekommen Nummern wie AN-1, AN-2. Rechnungsnummern bleiben davon unberührt und lückenlos.
- PDF und E-Mail: Das Angebot ist ein PDF im Briefbogen mit Ihrem Logo. Sie senden es direkt aus Invoya per E-Mail oder laden es herunter.
- Kein Beleg für das Finanzamt: Ein Angebot ist keine Rechnung. Deshalb gibt es dazu keine XRechnung und es zählt nicht ins Kontingent Ihres Tarifs.
Den Stand jedes Angebots im Blick
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Noch ohne Nummer, frei änderbar und löschbar |
| Offen | Abgeschlossen und nummeriert, aber noch nicht per E-Mail versendet |
| Gesendet | Per E-Mail aus Invoya an den Kunden gegangen |
| Angenommen | Der Kunde hat zugesagt |
| Abgelehnt | Der Kunde hat abgesagt. Sie können das Angebot wieder öffnen. |
| Abgelaufen | Das Gültigkeitsdatum ist überschritten, ohne dass Sie eine Entscheidung eingetragen haben |
Aus dem Angebot wird die Rechnung
Mit „In Rechnung umwandeln“ legt Invoya einen Rechnungsentwurf mit Kunde und Positionen des Angebots an und setzt das Angebot auf „Angenommen“. Den Entwurf können Sie ergänzen, etwa um das Leistungsdatum, und dann wie jede Rechnung abschließen.
Wiederkehrende Rechnungen
- Aus einer Rechnung einrichten: Sie wählen eine bestehende Rechnung als Vorlage. Kunde, Positionen, Hinweis und Zahlungsziel werden übernommen. Spätere Änderungen an der Ausgangsrechnung wirken nicht auf die Vorlage.
- Rhythmus wählen: Monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich, auf Wunsch mit Enddatum. Fällt der Tag auf ein Monatsende, nimmt Invoya den letzten Tag des kürzeren Monats.
- Entwurf zum Termin: Am Termin legt Invoya einen Rechnungsentwurf mit diesem Datum an und schickt Ihnen eine kurze E-Mail. Abgeschlossen und versendet wird nichts ohne Sie.
- Pausieren: Eine Vorlage lässt sich pausieren. Beim Fortsetzen werden verpasste Termine übersprungen, nicht nachgeholt.
Häufige Fragen
Werden wiederkehrende Rechnungen automatisch verschickt?
Nein. Invoya legt zum Termin nur einen Entwurf an. Sie prüfen ihn, schließen ihn ab und versenden ihn selbst.
Zählen Angebote ins Kontingent meines Tarifs?
Nein. Auch der Rechnungsentwurf aus einem Angebot zählt erst, wenn Sie die Rechnung abschließen.
Kann ich ein abgelehntes Angebot wieder öffnen?
Ja. Ein abgelehntes Angebot setzen Sie wieder auf offen oder tragen nachträglich die Annahme ein.
Mehr dazu im Ratgeber
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