XRechnung erstellen: Schritt für Schritt
Eine XRechnung erstellen Sie mit einem Programm, das aus Ihren Rechnungsdaten eine XML-Datei nach dem Standard XRechnung erzeugt, die Datei vor dem Versand prüft und sie per E-Mail oder über das Portal des Auftraggebers übermittelt.
Veröffentlicht am · Zuletzt geprüft am · Redaktion Invoya
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Von Hand schreibt man sie nicht, man lässt sie von einem Rechnungsprogramm erzeugen. Wichtig ist, dass die Angaben dahinter vollständig und richtig sind. Diese Anleitung zeigt die Schritte und die Fehler, an denen eine XRechnung am häufigsten scheitert. Ob Sie XRechnung oder ZUGFeRD brauchen, klärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.
Was eine XRechnung ist
XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Betrieben wird er von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats. XRechnung legt fest, welche Angaben in welchem Feld stehen, und ergänzt die Norm um eigene Geschäftsregeln für Deutschland.
Die Datei kann in einer von zwei Syntaxen geschrieben sein: UBL oder UN/CEFACT CII. Beide sind gleichwertig. Aktuell ist die Version 3.0.2.
Behörden des Bundes verlangen grundsätzlich XRechnung (§ 4 E-Rechnungsverordnung). Unter Unternehmen ist XRechnung eine von mehreren zulässigen Formen der E-Rechnung.
Diese Angaben braucht jede XRechnung
Eine XRechnung muss alle Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG im strukturierten Teil enthalten. Ein Verweis auf eine Anlage genügt dafür nicht. Dazu kommen Angaben, die der Standard XRechnung oder der Auftraggeber verlangt.
| Angabe | Woher die Pflicht kommt | Worauf achten |
|---|---|---|
| Name und vollständige Anschrift von Ihnen und vom Kunden | § 14 Abs. 4 UStG | Straße, Postleitzahl und Ort des Kunden, nicht nur der Firmenname |
| Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. | § 14 Abs. 4 UStG | eine der beiden genügt |
| Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer | § 14 Abs. 4 UStG | Nummer nur einmal vergeben |
| Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung | § 14 Abs. 4 UStG | Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil, nicht nur in einer Anlage |
| Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung | § 14 Abs. 4 UStG | bei § 13b keine Steuer ausweisen, sondern Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft |
| Käuferreferenz (Feld BT-10) | Standard XRechnung | bei Behörden die Leitweg-ID |
| Ihre Kontaktdaten (Ansprechpartner, Telefon, E-Mail) | Standard XRechnung | im strukturierten Teil, nicht nur im Briefkopf |
| Bankverbindung und Zahlungsbedingungen | § 5 ERechV (Behörden des Bundes) | auch unter Unternehmen sinnvoll, damit der Kunde sie automatisch übernehmen kann |
XRechnung erstellen in acht Schritten
- Klären, welches Format der Kunde erwartet. Behörden nennen Format, Leitweg-ID und Einreichungsweg meist im Auftrag. Gewerbliche Kunden akzeptieren in der Regel XRechnung oder ZUGFeRD.
- Eigene Firmendaten vollständig hinterlegen: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail.
- Kundendaten anlegen: vollständige Anschrift, bei Behörden die Leitweg-ID, bei Reverse Charge die USt-IdNr. des Kunden.
- Positionen erfassen: Menge, Einheit, Beschreibung der Leistung, Einzelpreis und Steuersatz oder Steuerkategorie.
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, Zahlungsziel und Zahlungsweg angeben.
- Die XML-Datei vom Programm erzeugen lassen. Eine umbenannte PDF oder eine Word-Datei ist keine XRechnung.
- Die Datei prüfen (validieren) und gemeldete Fehler beheben, bevor sie verschickt wird.
- Versenden und aufbewahren: an Unternehmen zum Beispiel per E-Mail, an den Bund über das Portal OZG-RE. Die XML-Datei acht Jahre unverändert aufbewahren.
Mehr zur Ablage steht im Ratgeber E-Rechnungen aufbewahren.
Die Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde für E-Rechnungen. Sie steht in der XRechnung im Feld BT-10 (Käuferreferenz). Sie bekommen sie vom Auftraggeber, meist mit dem Auftrag. Unter Unternehmen ist sie nicht nötig. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums reicht dort für das Feld BT-10 umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie „-“. Aufbau und Prüfziffer erklärt der Ratgeber Leitweg-ID.
Prüfen vor dem Versand
Eine Validierung prüft, ob die Datei dem Format entspricht und die Geschäftsregeln einhält, zum Beispiel ob Pflichtfelder gefüllt sind und Beträge zusammenpassen. Die KoSIT stellt dafür einen Validator mit der Prüfkonfiguration für XRechnung als freie Software bereit. Viele Rechnungsprogramme prüfen schon beim Erstellen.
- Formatfehler: Die Datei entspricht nicht der Syntax. Sie ist dann keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
- Geschäftsregelfehler: Angaben fehlen oder widersprechen sich. Ob das umsatzsteuerlich zählt, hängt davon ab, ob eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG betroffen ist. Eine fehlende Käuferreferenz (BT-10) ist nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums umsatzsteuerlich unbeachtlich. Eine Behörde kann die Rechnung aber trotzdem ablehnen.
- Inhaltsfehler: Ein falscher Steuersatz fällt bei der Validierung oft nicht auf. Die Prüfung ersetzt nicht das Gegenlesen.
Das Bundesfinanzministerium nennt die Validierung keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, empfiehlt sie aber schon beim Erstellen und Versenden.
Häufige Fehler
- Anschrift des Kunden unvollständig: Straße, Postleitzahl oder Ort fehlen, weil im Kundenstamm nur der Name steht.
- Keine Steuernummer und keine USt-IdNr. bei den eigenen Daten, oder die USt-IdNr. des Kunden fehlt bei Reverse Charge.
- Zahlungsangaben nur im Fußtext: IBAN und Zahlungsziel stehen nicht in den strukturierten Zahlungsfeldern.
- Kontaktangaben fehlen: Telefon und E-Mail des Verkäufers stehen nur im Briefkopf einer Vorlage.
- Leitweg-ID falsch abgetippt: Dann passt meist die Prüfziffer nicht mehr. Kopieren Sie die Kennung aus dem Auftrag.
- Leistung nur in der Anlage beschrieben: Die Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil.
- Rechnung nachträglich geändert: Eine verschickte E-Rechnung wird nicht überschrieben, sondern berichtigt.
Wie Sie eine verschickte XRechnung korrigieren, erklärt der Ratgeber E-Rechnung korrigieren oder stornieren.
So läuft es in Invoya
Invoya erzeugt bei jeder Rechnung die XML-Datei in der Syntax UBL und zusätzlich eine PDF-Datei (ZUGFeRD), in die dieselben Daten eingebettet sind. Vor dem Abschließen prüft Invoya Pflichtangaben wie die Anschrift des Kunden, Ihre Steuerangaben, die Bankverbindung und Ihre Kontaktdaten und zeigt fehlende Angaben an. Die Leitweg-ID hinterlegen Sie beim Kunden. Sie wird in das Feld BT-10 übernommen, ohne Leitweg-ID steht dort die Rechnungsnummer. Kostenlos registrieren oder Tarife ansehen.
Häufige Fragen
Kann ich eine XRechnung mit Word oder Excel erstellen?
Nein. Eine XRechnung ist eine XML-Datei nach einem festen Standard. Sie brauchen ein Programm, das diese Datei aus Ihren Rechnungsdaten erzeugt.
Brauche ich für eine XRechnung an ein Unternehmen eine Leitweg-ID?
Nein. Die Leitweg-ID brauchen Sie nur bei Rechnungen an Behörden. Unter Unternehmen genügt im Feld BT-10 umsatzsteuerlich ein Platzhalter.
Wie prüfe ich, ob meine XRechnung gültig ist?
Mit einem Validator, etwa dem der KoSIT mit der Prüfkonfiguration für XRechnung. Viele Rechnungsprogramme prüfen schon beim Erstellen.
Ist eine PDF-Rechnung eine XRechnung?
Nein. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Eine PDF-Datei ohne eingebettete strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung.
Welche Angaben verlangt eine Behörde zusätzlich?
Der Bund verlangt nach § 5 ERechV unter anderem die Leitweg-ID, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.
Wie betrifft das Ihren Betrieb?
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Quellen
- § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Fassung: FAQ-Seite des BMF mit Stand März 2026 (Seitendatum 23.03.2026) · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), XStandards Einkauf: Standard XRechnung (Spezifikation, Syntaxen UBL und CII, Validator)XRechnung 3.0.2 · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
- Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung, ERechV), insbesondere §§ 3 bis 5geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
- Beschaffungsamt des BMI: E-Rechnung an den Bund (Rechnungseingangsplattform OZG-RE, Übertragungswege, Pflicht seit 27.11.2020)von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): Leitweg-ID Format-Spezifikation, Version 2.0.2Fassung vom 28.07.2021 · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
- § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG): Aufbewahrung von Rechnungen (acht Jahre)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
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