XRechnung Muster: Eine Beispielrechnung Feld für Feld
Eine XRechnung ist eine XML-Datei, in der jede Angabe der Rechnung in einem festen Feld mit einer BT-Nummer der Norm EN 16931 steht, und das Muster auf dieser Seite zeigt eine einfache Rechnung mit 19 Prozent Umsatzsteuer als Datei zum Herunterladen und als Tabelle der wichtigsten Felder.
Veröffentlicht am · Zuletzt geprüft am · Redaktion Invoya
Wer zum ersten Mal eine E-Rechnung sieht, öffnet die XML-Datei und findet Tags statt einer Rechnung. Diese Seite hilft beim Lesen: Sie können eine fiktive Beispielrechnung herunterladen und sehen in den Tabellen, welche Angabe in welchem Feld steht. Alle Namen und Beträge sind erfunden, die Nummern sind Beispielwerte. Wie Sie eine solche Datei selbst erzeugen, steht im Ratgeber XRechnung erstellen.
Muster zum Herunterladen
Das Muster ist eine einfache Standardrechnung: ein Verkäufer und ein Kunde im Inland, zwei Positionen mit 19 Prozent Umsatzsteuer, Zahlung per Überweisung. Es gibt sie in den zwei Formen, die in der Praxis vorkommen:
- XRechnung als XML-Datei (Syntax UBL, Version 3.0 der XRechnung). Das ist die Rechnung in reiner Datenform.
- ZUGFeRD-PDF mit denselben Daten. Das PDF sieht aus wie eine gewohnte Rechnung, enthält aber die Daten als eingebettete XML-Datei (Syntax CII, Profil XRECHNUNG).
Alle Angaben sind fiktiv: Die Firma „Muster Handwerk GmbH“, die „Beispiel Behörde“, die Adressen, die Steuer- und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern sind erfundene Beispielwerte, die Leitweg-ID stammt aus den Testdaten der XRechnung. Die IBAN hat eine gültige Prüfsumme, gehört aber zu einer nicht vergebenen Bankleitzahl, sodass sie kein echtes Konto bezeichnet. Überweisen Sie darauf nichts und verwenden Sie die Werte nicht für echte Rechnungen.
Das Muster beruht auf den Testdaten, die Invoya bei jeder Änderung der Software mit dem Validator der KoSIT prüfen lässt; nur Telefonnummer und IBAN sind für das Muster durch Beispielwerte ersetzt. Sie können es im kostenlosen Viewer öffnen: Wählen Sie die Datei dort aus; sie wird nur in Ihrem Browser ausgewertet und nicht hochgeladen. Wie das Lesen allgemein funktioniert, erklärt der Ratgeber E-Rechnung öffnen und lesen.
Wie die Felder heißen: BT-Nummern
Die europäische Norm EN 16931 gibt jeder Angabe einer Rechnung eine Nummer. Ein „Business Term“ (BT) ist ein einzelnes Feld, etwa die Rechnungsnummer als BT-1. Eine „Business Group“ (BG) fasst mehrere Felder zusammen, zum Beispiel die Rechnungsposition. Die XRechnung und das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG verwenden dieselben Nummern, nur das Format der Datei ist verschieden. Deshalb gilt die folgende Tabelle für beide Dateien des Musters.
In der XML-Datei steht jedes Feld in einem Element, dessen Name zur Syntax gehört. Die Tabellen nennen es in der letzten Spalte für die UBL-Datei, damit Sie die Stelle im Muster finden.
Kopf der Rechnung
| Feld | Bedeutung | Beispielwert | Element in der UBL-Datei |
|---|---|---|---|
| BT-24 | Spezifikationskennung: nach welchen Regeln die Datei gebaut ist | urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 | cbc:CustomizationID |
| BT-1 | Rechnungsnummer | 2026-0001 | cbc:ID |
| BT-2 | Rechnungsdatum | 2026-09-25 | cbc:IssueDate |
| BT-9 | Fälligkeitsdatum | 2026-10-25 | cbc:DueDate |
| BT-3 | Rechnungsart (Code 380 steht für eine Rechnung) | 380 | cbc:InvoiceTypeCode |
| BT-5 | Währung | EUR | cbc:DocumentCurrencyCode |
| BT-10 | Käuferreferenz: bei Behörden die Leitweg-ID (hier ein Beispielwert aus den XRechnung-Testdaten) | 04011000-1234512345-06 | cbc:BuyerReference |
| BT-73, BT-74 | Beginn und Ende des Leistungszeitraums, hier ein einzelner Tag | 2026-09-24 | cac:InvoicePeriod |
Die XRechnung verlangt eine Käuferreferenz (Regel BR-DE-15). Bei Behörden ist das die Leitweg-ID, bei anderen Kunden eine Referenz, die der Kunde nennt, oder die Rechnungsnummer. Mehr dazu im Ratgeber Leitweg-ID.
Verkäufer, Kunde und Zahlung
| Feld | Bedeutung | Beispielwert | Element in der UBL-Datei |
|---|---|---|---|
| BT-27 | Name des Verkäufers | Muster Handwerk GmbH | cac:AccountingSupplierParty, cac:PartyLegalEntity/cbc:RegistrationName |
| BT-35, BT-37, BT-38, BT-40 | Anschrift des Verkäufers: Straße, Ort, Postleitzahl, Land | Werkstraße 1, München, 80331, DE | cac:PostalAddress |
| BT-31 | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers | DE123456789 | cac:PartyTaxScheme mit TaxScheme VAT |
| BT-32 | Steuernummer des Verkäufers | 143/123/12345 | cac:PartyTaxScheme mit TaxScheme FC |
| BT-34 | Elektronische Adresse des Verkäufers | rechnung@muster-handwerk.example | cbc:EndpointID |
| BT-41, BT-42, BT-43 | Ansprechpartner, Telefon und E-Mail des Verkäufers | Buchhaltung, +49890000000, rechnung@muster-handwerk.example | cac:Contact |
| BT-44 | Name des Kunden | Beispiel Behörde | cac:AccountingCustomerParty, cac:PartyLegalEntity/cbc:RegistrationName |
| BT-48 | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden | DE998877665 | cac:PartyTaxScheme mit TaxScheme VAT |
| BT-81 | Zahlungsart (58 steht für SEPA-Überweisung) | 58 | cac:PaymentMeans/cbc:PaymentMeansCode |
| BT-84 | IBAN des Verkäufers | DE13000000000000012345 | cac:PayeeFinancialAccount/cbc:ID |
| BT-20 | Zahlungsbedingungen als Text | Zahlbar innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug | cac:PaymentTerms/cbc:Note |
Die Steuernummer (BT-32) steht im Muster zusätzlich zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Welche Angaben das Umsatzsteuergesetz verlangt, zeigt der Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung. Ob Ihre Nummer formal stimmt, prüft das Werkzeug USt-IdNr. prüfen.
Positionen, Steuer und Summen
Jede Rechnungsposition ist eine eigene Gruppe (BG-25) mit mehreren Feldern. Die Tabelle zeigt die erste Position des Musters und die Summen der ganzen Rechnung:
| Feld | Bedeutung | Beispielwert | Element in der UBL-Datei |
|---|---|---|---|
| BT-126 | Positionsnummer | 1 | cac:InvoiceLine/cbc:ID |
| BT-153 | Bezeichnung der Leistung | Wartungsarbeiten Heizungsanlage | cac:Item/cbc:Name |
| BT-129, BT-130 | Menge und Einheit (HUR steht für Stunde) | 2, HUR | cbc:InvoicedQuantity mit unitCode |
| BT-146 | Einzelpreis netto | 150.00 | cac:Price/cbc:PriceAmount |
| BT-131 | Nettobetrag der Position | 300.00 | cac:InvoiceLine/cbc:LineExtensionAmount |
| BT-151, BT-152 | Steuerkategorie und Steuersatz der Position (S steht für den Regelfall) | S, 19.00 | cac:ClassifiedTaxCategory |
| BT-116, BT-117 | Steuerbemessungsgrundlage und Steuerbetrag je Steuersatz | 312.50 und 59.38 | cac:TaxSubtotal |
| BT-118, BT-119 | Steuerkategorie und Steuersatz in der Steueraufschlüsselung | S, 19.00 | cac:TaxCategory |
| BT-106 | Summe der Positionsnettobeträge | 312.50 | cbc:LineExtensionAmount in LegalMonetaryTotal |
| BT-109 | Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer | 312.50 | cbc:TaxExclusiveAmount |
| BT-110 | Gesamtbetrag der Umsatzsteuer | 59.38 | cac:TaxTotal/cbc:TaxAmount |
| BT-112 | Gesamtbetrag mit Umsatzsteuer | 371.88 | cbc:TaxInclusiveAmount |
| BT-115 | Zu zahlender Betrag | 371.88 | cbc:PayableAmount |
Die zweite Position (Ersatzteil Dichtung, 12,50 Euro) steht im selben Aufbau in der Datei. Die Summen sind rechnerisch verbunden: Zwei Positionen mit 300,00 und 12,50 Euro ergeben 312,50 Euro netto, 19 Prozent davon sind 59,375 und werden kaufmännisch auf 59,38 Euro gerundet. Der Zahlbetrag BT-115 ergibt sich aus dem Gesamtbetrag mit Umsatzsteuer (BT-112) minus bereits gezahlter Beträge (BT-113), hier ohne Anzahlung.
Was im ZUGFeRD-PDF anders ist
Das ZUGFeRD-PDF des Musters zeigt dieselbe Rechnung als Seite mit Anschriftfeld, Tabelle und Fußzeile. Die Daten stehen zusätzlich als XML-Anhang in der Datei. Dieser Anhang verwendet die Syntax CII statt UBL, die BT-Nummern sind dieselben. Maßgeblich ist der strukturierte Teil, nicht das Bild der Seite: Der Empfänger liest die Daten aus der eingebetteten XML-Datei. Warum das für die Aufbewahrung zählt, steht im Ratgeber
E-Rechnungen aufbewahren. Den Unterschied der beiden Formate erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.
Von der Vorlage zur eigenen Rechnung
Die Werte des Musters sind kein Rahmen zum Ausfüllen. Eine XRechnung von Hand zu schreiben ist fehleranfällig, weil schon eine falsche Summe oder ein fehlendes Pflichtfeld die Datei ungültig macht. Üblich ist, ein Programm zu verwenden, das die Datei aus Ihren Eingaben erzeugt und vor dem Abschließen prüft. Eine Textvorlage aus Word oder Excel erzeugt dagegen keine E-Rechnung; warum, steht im Ratgeber
Mit Invoya tragen Sie Kunde und Positionen in ein Formular ein und erhalten die Rechnung als XRechnung und als ZUGFeRD-PDF; Nummer und Summen berechnet das Programm. Die Prüfung ersetzt keine steuerliche Beratung: Sie klärt Format und Pflichtfelder, nicht ob der Steuerfall stimmt. Kostenlos registrieren oder Tarife ansehen.
Häufige Fragen
Gibt es ein XRechnung Muster zum Download?
Ja, auf dieser Seite: eine fiktive XRechnung als XML-Datei und dieselbe Rechnung als ZUGFeRD-PDF. Alle Angaben darin sind erfunden und nur zum Ansehen und Testen gedacht.
Was bedeuten die BT-Nummern in einer E-Rechnung?
Sie kennzeichnen die Felder der Norm EN 16931. BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-2 das Rechnungsdatum und BT-115 der zu zahlende Betrag. XRechnung und ZUGFeRD verwenden dieselben Nummern.
Wie öffne ich eine XRechnung als lesbare Rechnung?
Mit einem Viewer, der die XML-Datei darstellt. Das kostenlose Werkzeug von Invoya wertet die Datei im Browser aus, ohne sie hochzuladen. Die Finanzverwaltung nennt außerdem einen eigenen E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal.
Kann ich das Muster für meine eigene Rechnung verwenden?
Nein, die Werte sind fiktiv, und eine XRechnung sollten Sie nicht von Hand ändern. Erzeugen Sie die Datei mit einem Programm, das Summen berechnet und die Datei vor dem Ausstellen prüft.
Ist eine PDF-Rechnung dasselbe wie eine XRechnung?
Nein. Eine einfache PDF ist eine sonstige Rechnung. Ein ZUGFeRD-PDF enthält zusätzlich eine eingebettete XML-Datei mit den Daten und kann deshalb eine E-Rechnung sein.
Wie betrifft das Ihren Betrieb?
Der Pflicht-Check auf der Startseite zeigt in wenigen Klicks, ab wann Ihr Betrieb E-Rechnungen ausstellen muss. Mit dem Tarif Free starten Sie kostenlos.
Kostenlos registrierenZum Pflicht-CheckTarife ansehenFunktionen ansehen
Quellen
- OpenPeppol: Peppol BIS Billing 3.0, Syntaxbindung UBL Invoice mit den Kennungen der Norm EN 16931 (BT- und BG-Nummern je Element)Peppol BIS Billing 3.0 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- OpenPeppol: Geschäftsregeln der Norm EN 16931 in der Peppol-BIS-Dokumentation (zum Beispiel BR-02 Rechnungsnummer BT-1, BR-07 Name des Käufers BT-44, BR-10 Anschrift des Käufers BG-8, BR-CO-16 zu zahlender Betrag BT-115)Peppol BIS Billing 3.0 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): Schematron-Regeln des Standards XRechnung mit den nationalen Geschäftsregeln BR-DE (zum Beispiel BR-DE-1 Zahlungsanweisungen, BR-DE-2 und BR-DE-5 bis BR-DE-7 Kontakt des Verkäufers, BR-DE-15 Käuferreferenz, BR-DE-17 empfohlene Rechnungsarten in BT-3)Release 2.6.0 vom 02.09.2026 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), XStandards Einkauf: Standard XRechnung (Spezifikation, Syntaxen UBL und CII, Validator)XRechnung 3.0.2 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): Validator für XML-Dokumente (XML Schema und Schematron), freie Software unter Apache License 2.0von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Finanzverwaltung: E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal für XRechnung und ZUGFeRD (genannt in den Fragen und Antworten des BMF zur E-Rechnung)von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ZUGFeRD/Factur-XZUGFeRD 2.5.2 vom 04.08.2026 · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
- UN/CEFACT-Codeliste UNCL1001, Rechnungsarten für Rechnungen (unter anderem 326 Teilrechnung, 380 Rechnung, 384 korrigierte Rechnung, 386 Vorauszahlungsrechnung, 389 Gutschrift im Gutschriftsverfahren, 875 bis 877 Teil-, Teilschluss- und Schlussrechnung für Bauprojekte), Teilmenge in der Peppol-BIS-DokumentationCodeliste D.16B · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
Veröffentlicht am , zuletzt inhaltlich geprüft am . Die Daten bei den Quellen nennen deren Fassung und unsere Prüfung. Gesetze und Verwaltungsauffassung können sich ändern. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.