E-Rechnung öffnen und lesen: So geht es

Warum der Browser nur Code zeigt

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Das Format dient nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2025 in erster Linie der maschinellen Verarbeitung und ist nicht für eine Sichtprüfung durch das menschliche Auge geeignet. Erst eine Visualisierungsanwendung stellt den Datensatz für Menschen lesbar dar.

Öffnen Sie die Datei im Browser oder in einem Texteditor, sehen Sie deshalb die rohen Daten mit spitzen Klammern und Feldnamen. Die Rechnung ist trotzdem vollständig: Alle Angaben stehen in festgelegten Feldern und lassen sich mit dem richtigen Programm übersichtlich anzeigen.

Woran Sie das Format erkennen

Ob in einer XML-Datei UBL oder CII steckt, spielt für Sie als Empfänger kaum eine Rolle: Beide Syntaxen sieht die Norm EN 16931 vor, und gängige Viewer lesen beide. Die Begriffe erklärt das Glossar zur E-Rechnung.

ZUGFeRD erkennen

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht beim Öffnen aus wie jede andere PDF-Rechnung. Der Unterschied steckt im Dateianhang: In die PDF-Datei ist eine XML-Datei eingebettet. Die meisten PDF-Programme zeigen solche Anhänge in einer eigenen Seitenleiste, oft mit einer Büroklammer gekennzeichnet. Bei aktuellen Versionen heißt die eingebettete Datei meist factur-x.xml oder, im Profil XRECHNUNG, xrechnung.xml.

Finden Sie keinen Anhang, ist die Datei eine einfache PDF und damit keine E-Rechnung. Finden Sie einen, ist der XML-Teil maßgeblich. Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, gehen nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums die strukturierten Daten vor. Ein Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Teil möglich.

Wie ZUGFeRD aufgebaut ist und welche Profile es gibt, erklärt der Ratgeber ZUGFeRD erstellen.

Wege, eine E-Rechnung zu lesen

Am schnellsten geht es mit dem Werkzeug E-Rechnung anzeigen: Sie wählen eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei aus und sehen die Rechnung übersichtlich, direkt im Browser und ohne Upload. Rechnungen enthalten Geschäftsdaten und oft personenbezogene Daten. Achten Sie deshalb bei jedem Viewer darauf, wohin die Datei übertragen wird.

Wichtig für alle Wege: Eine Ansicht ist keine E-Rechnung. Die KoSIT weist für ihre Visualisierung ausdrücklich darauf hin, dass nur die XML-Datei die Originalrechnung ist und eine erzeugte Ansicht weder eine gültige XRechnung noch für die Archivierung gedacht ist.

Was Sie beim Empfang prüfen sollten

• Absender: Kommt die Rechnung von einem Lieferanten, mit dem Sie tatsächlich Geschäfte machen?
• Pflichtangaben: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum.
• Inhalt: Leistung, Menge, Betrag und Steuersatz stimmen mit dem Auftrag überein.
• Bankverbindung: Weicht sie von früheren Rechnungen ab, fragen Sie über einen Ihnen bekannten Weg beim Lieferanten nach.
• Bei ZUGFeRD: Stimmen PDF-Ansicht und XML-Daten überein? Ein guter Viewer zeigt den XML-Teil, nicht nur die PDF.

Eine technische Prüfung (Validierung) hilft, ersetzt aber nicht Ihre eigene Prüfung. Nach den Ausführungen des Bundesfinanzministeriums können Sie sich bei der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf das Ergebnis einer geeigneten Validierung von Format und Geschäftsregeln verlassen. Einen falschen Steuersatz erkennt sie aber oft nicht. Ist die Rechnung fehlerhaft, bitten Sie den Lieferanten um eine berichtigte E-Rechnung.

Wie eine Berichtigung abläuft, erklärt der Ratgeber E-Rechnung korrigieren oder stornieren.

Die Originaldatei aufbewahren, nicht den Ausdruck

Nach § 14b UStG bewahren Sie jede eingehende Rechnung acht Jahre auf. Das Bundesfinanzministerium verlangt dafür grundsätzlich das empfangene Format. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen.

Ein Ausdruck, ein Bildschirmfoto oder eine aus dem Viewer gespeicherte PDF-Ansicht genügen dafür nicht. Legen Sie die XML-Datei oder die ZUGFeRD-Datei so ab, wie sie angekommen ist, und benennen Sie sie höchstens um, ohne den Inhalt zu verändern.

Fristen und Anforderungen an die Ablage stehen im Ratgeber E-Rechnungen aufbewahren.

E-Rechnungen mit Invoya empfangen

Wer regelmäßig E-Rechnungen bekommt, will sie nicht einzeln öffnen. Invoya gibt Ihnen eine eigene Empfangsadresse. Eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien werden ausgelesen, übersichtlich angezeigt und im Original unverändert abgelegt. Mehr auf der Seite E-Rechnungen empfangen mit Invoya. Kostenlos registrieren oder Tarife ansehen.

Häufige Fragen

Quellen

1. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
2. Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Fassung: FAQ-Seite des BMF mit Stand März 2026 (Seitendatum 23.03.2026) · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
3. § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
4. § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG): Aufbewahrung von Rechnungen (acht Jahre)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
5. Finanzverwaltung: E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal für XRechnung und ZUGFeRD (genannt in den Fragen und Antworten des BMF zur E-Rechnung)von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
6. Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): XRechnung-Visualisierung (XSL-Transformationen für eine HTML- oder PDF-Ansicht von UBL und CII), freie Software unter Apache License 2.0, mit dem Hinweis, dass nur die XML-Datei die Originalrechnung istvon der Redaktion geprüft am 08.10.2026
7. Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), XStandards Einkauf: Standard XRechnung (Spezifikation, Syntaxen UBL und CII, Validator)XRechnung 3.0.2 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026