Glossar zur E-Rechnung: Begriffe kurz erklärt

A bis E

BT-Nummern (Business Terms)

Kennungen der einzelnen Rechnungsangaben im Datenmodell der Norm EN 16931, zum Beispiel BT-10 für die Käuferreferenz. Mit ihnen lässt sich ein Feld unabhängig von der verwendeten Syntax eindeutig benennen.

CII (Cross Industry Invoice)

XML-Syntax der Vereinten Nationen (UN/CEFACT) und eine der beiden Syntaxen, die die Norm EN 16931 vorsieht. ZUGFeRD nutzt sie ab Version 2.0, eine XRechnung kann in CII oder UBL geschrieben sein.

EDI (Elektronischer Datenaustausch)

Vereinbartes Verfahren, mit dem Unternehmen Geschäftsdaten direkt zwischen ihren Systemen austauschen, etwa im Format EDIFACT. Es gilt als E-Rechnung, wenn sich alle Pflichtangaben richtig und vollständig auslesen lassen; andere EDI-Verfahren sind mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 erlaubt.

EN 16931

Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Sie legt das Datenmodell mit seinen Feldern und Geschäftsregeln fest und ist die Grundlage von XRechnung und ZUGFeRD.

E-Rechnung

Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Ab wann sie Pflicht ist, steht im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

F bis K

Factur-X

Bezeichnung des hybriden Rechnungsformats in Frankreich. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland führt es gemeinsam mit ZUGFeRD unter dem Namen „ZUGFeRD/Factur-X“.

Geschäftsregeln

Technische Vorschriften, mit denen die logischen Abhängigkeiten in einer E-Rechnung geprüft werden, etwa ob Pflichtfelder gefüllt sind oder Steuerbetrag und Steuersatz zusammenpassen. Ein Verstoß macht die Rechnung nur dann umsatzsteuerlich fehlerhaft, wenn eine gesetzliche Pflichtangabe betroffen ist.

GoBD

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, zuletzt geändert am 14. Juli 2025. Sie regeln unter anderem, wie E-Rechnungen aufzubewahren sind; mehr im Ratgeber E-Rechnungen aufbewahren.

Gutschrift

Im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die der Leistungsempfänger nach vorheriger Vereinbarung über die Leistung seines Lieferanten ausstellt (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Die im Alltag ebenfalls „Gutschrift“ genannte Stornierung oder Korrektur einer Rechnung ist keine Gutschrift in diesem Sinne, siehe E-Rechnung korrigieren.

Hybridformat

Rechnungsdatei, die eine lesbare Ansicht und strukturierte Daten verbindet, etwa eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei wie bei ZUGFeRD. Bei Abweichungen gelten seit Einführung der E-Rechnungspflicht die strukturierten Daten.

Käuferreferenz (BT-10)

Feld der E-Rechnung für eine Kennung, die der Käufer vorgibt, damit er die Rechnung intern zuordnen kann. Bei Rechnungen an Behörden steht hier die Leitweg-ID, unter Unternehmen genügt umsatzsteuerlich ein Platzhalter.

Kleinbetragsrechnung

Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (§ 33 UStDV). Sie braucht weniger Angaben und darf immer als sonstige Rechnung, also auch auf Papier, ausgestellt werden.

Kleinunternehmer

Unternehmer, dessen Umsätze nach § 19 UStG steuerfrei sind, weil der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können; mehr im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

KoSIT

Koordinierungsstelle für IT-Standards in Bremen. Sie betreibt den Standard XRechnung im Auftrag des IT-Planungsrats und stellt einen Validator zur Prüfung bereit.

L bis R

Leitweg-ID

Kennung, mit der E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber adressiert werden; sie besteht aus Grobadressierung, optionaler Feinadressierung und Prüfziffer. Sie kommt vom Auftraggeber und steht in der XRechnung im Feld BT-10, siehe Leitweg-ID.

OZG-RE und ZRE

Rechnungseingangsplattformen des Bundes. Seit September 2025 nimmt die Bundesverwaltung E-Rechnungen zentral über die OZG-RE an, in der die frühere Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) aufgegangen ist.

Peppol

Europäisches Netzwerk zum Austausch elektronischer Geschäftsdokumente wie E-Rechnungen. Der Bund nimmt E-Rechnungen auch über Peppol an; die Leitweg-ID kann dort als Adresse dienen.

Profil

Ausprägung eines Formats mit festgelegtem Umfang an Angaben, etwa bei ZUGFeRD. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.

Rechnungsberichtigung

Nachträgliches Ergänzen oder Richtigstellen von Rechnungsangaben durch ein Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV). Bei bestehender E-Rechnungspflicht muss die Berichtigung selbst eine E-Rechnung sein.

Reverse Charge (§ 13b UStG)

Umkehr der Steuerschuld: Nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer, etwa bei Bauleistungen an Bauunternehmer. Die Rechnung weist dann keine Steuer aus und trägt die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“; mehr im Ratgeber E-Rechnung für Handwerker.

S bis Z

Sonstige Rechnung

Jede Rechnung, die keine E-Rechnung ist, also auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format wie einer einfachen PDF-Datei (§ 14 Abs. 1 UStG). Zwischen inländischen Unternehmen ist sie nur noch in den Übergangsfristen und bei Ausnahmen erlaubt.

Strukturiertes Format

Datenformat, in dem jede Rechnungsangabe in einem festgelegten Feld steht, sodass ein Programm sie ohne Abtippen auslesen kann. Bei einer E-Rechnung müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen; ein Verweis auf eine Anlage genügt nicht.

UBL (Universal Business Language)

XML-Syntax, die neben CII in der Norm EN 16931 vorgesehen ist, in der Version UBL 2.1. Eine XRechnung kann in UBL oder CII geschrieben sein.

Validierung

Technische Prüfung, ob eine E-Rechnung dem Format und den Geschäftsregeln entspricht. Sie ist keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, wird vom Bundesfinanzministerium aber empfohlen und ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung.

Viewer

Anzeigeprogramm, das die XML-Daten einer E-Rechnung lesbar darstellt. Die Finanzverwaltung bietet über das ELSTER-Portal einen E-Rechnungsviewer für XRechnung und ZUGFeRD an.

XRechnung

Deutscher Standard für E-Rechnungen auf Basis der Norm EN 16931 in Form einer reinen XML-Datei, betrieben von der KoSIT. Behörden des Bundes verlangen ihn grundsätzlich; Anleitung im Ratgeber XRechnung erstellen.

ZUGFeRD

Hybrides Rechnungsformat aus einer PDF-Datei (PDF/A-3) mit eingebetteten XML-Daten, veröffentlicht vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Ab Version 2.0.1 ist es eine zulässige E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL; Vergleich im Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.

Häufige Fragen

Quellen

1. § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
2. § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG): Besteuerung der Kleinunternehmergeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
3. § 13b Umsatzsteuergesetz (UStG): Leistungsempfänger als Steuerschuldner (Absatz 2 Nummer 4 und Absatz 5: Bauleistungen)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
4. § 14a Umsatzsteuergesetz (UStG): Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen (Absatz 5: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
5. § 31 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Angaben in der Rechnung (Absatz 5: Berichtigung von Rechnungen)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
6. § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen über Kleinbeträge (bis 250 Euro)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
7. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
8. Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Fassung: FAQ-Seite des BMF mit Stand März 2026 (Seitendatum 23.03.2026) · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
9. BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088): Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), 2. Änderung. Es ändert das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269)Fassung: Schreiben vom 14.07.2025 (BStBl I S. 1502) · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
10. Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), XStandards Einkauf: Standard XRechnung (Spezifikation, Syntaxen UBL und CII, Validator)XRechnung 3.0.2 · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
11. Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ZUGFeRD/Factur-XZUGFeRD 2.5.2 vom 04.08.2026 · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
12. Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): Leitweg-ID Format-Spezifikation, Version 2.0.2Fassung vom 28.07.2021 · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
13. Beschaffungsamt des BMI: E-Rechnung an den Bund (Rechnungseingangsplattform OZG-RE, Übertragungswege, Pflicht seit 27.11.2020)von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
14. Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung, ERechV), insbesondere §§ 3 bis 5geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
15. Finanzverwaltung: E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal für XRechnung und ZUGFeRD (genannt in den Fragen und Antworten des BMF zur E-Rechnung)von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
16. Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.3: Rechnung in Form der Gutschrift (Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe des BMF)Fassung: Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe 2024 · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026