E-Rechnung empfangen: Was seit 2025 gilt

Kurz gesagt

• Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
• Ein E-Mail-Postfach genügt. Es muss kein gesondertes Postfach sein.
• Es sind keine Ausnahmen vorgesehen, auch nicht für Kleinunternehmer.
• Sie bleiben dafür verantwortlich, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Ein Prüfprogramm unterstützt Sie dabei.
• Sie müssen die Rechnung acht Jahre aufbewahren, den strukturierten Teil unverändert.

Wer muss E-Rechnungen empfangen können?

Alle inländischen Unternehmer. Dazu gehören auch Freiberufler, Kleinunternehmer und Unternehmer, die nur steuerfreie Umsätze erbringen, etwa Vermieter von Wohnungen. Vereine müssen es, soweit sie unternehmerisch tätig sind.

Privatpersonen sind nicht betroffen. Das Bundesfinanzministerium sagt ausdrücklich, dass private Endverbraucher von diesen Regelungen nicht betroffen sind.

Was genügt für den Empfang?

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. E-Rechnungen können per E-Mail, über ein Internetportal, über eine Schnittstelle oder zum Beispiel auf einem USB-Stick übergeben werden. Wie sie bei Ihnen ankommen, klären Sie zivilrechtlich mit Ihren Lieferanten.

Rechtlich genügt ein E-Mail-Postfach. Sie brauchen kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen. Ein Unternehmen, das technisch nicht in der Lage ist, eine E-Rechnung zu empfangen, oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch darauf, dass der Lieferant ihm stattdessen eine sonstige Rechnung stellt.

Warum kommen trotzdem noch Papier und PDF an?

Die Übergangsfristen betreffen das Ausstellen, nicht das Empfangen. Bis Ende 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie eine einfache PDF verwenden. Für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr gilt das noch bis Ende 2027. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form. Es genügt, dass beide Seiten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren.

Für Sie als Empfänger heißt das: In den kommenden Monaten kommen Papier, PDF und E-Rechnung nebeneinander an.

E-Rechnungen lesen

• XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie brauchen ein Anzeigeprogramm (Viewer). Es gibt kostenlose Angebote. Außerdem stellt die Finanzverwaltung über das ELSTER-Portal einen E-Rechnungsviewer bereit (www.e-rechnung.elster.de).
• ZUGFeRD enthält eine PDF-Ansicht und strukturierte Daten. Seit Einführung der E-Rechnungspflicht gelten bei Abweichungen die strukturierten Daten. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbstständig darzustellen und nicht nur die PDF-Ansicht zu betrachten.

Rechnung prüfen

Als Empfänger prüfen Sie die Rechnung weiterhin auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Eine Validierung ersetzt diese Prüfung nicht, sie unterstützt sie. Nach den Ausführungen des Bundesfinanzministeriums kann sich ein Unternehmer bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung (Format und Geschäftsregeln) verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.

Ein Prüfprogramm erkennt nicht jeden Fehler. Ein falscher Steuersatz kann zum Beispiel unauffällig bleiben, obwohl er die Rechnung fehlerhaft macht. Lesen Sie deshalb die wichtigsten Angaben selbst gegen: Leistung, Betrag, Steuersatz, Leistungsdatum und Rechnungsaussteller.

Ist die Datei so fehlerhaft, dass sie die Anforderungen an das strukturierte Format nicht erfüllt, gilt sie als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Fragen Sie in dem Fall beim Lieferanten nach einer korrigierten E-Rechnung.

Aufbewahren

Nach § 14b UStG ist ein Doppel jeder eingehenden und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Für die Umsatzsteuer liegt nach den Angaben des Bundesfinanzministeriums allein wegen einer Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems regelmäßig kein Verstoß vor. Für andere Zwecke gelten die Grundsätze der GoBD. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Eine kurze Prüfliste

• Ihre Rechnungs-E-Mail-Adresse steht bei Lieferanten und Kunden korrekt hinterlegt.
• Jemand im Betrieb ist dafür zuständig, das Postfach regelmäßig zu sichten.
• Sie können XML-Rechnungen anzeigen lassen (Viewer oder Buchhaltungssoftware).
• E-Rechnungen werden unverändert abgelegt, nicht nur die PDF-Ansicht.
• Ihre Steuerberatung weiß, in welchem Format sie die Belege bekommt.

Quellen

1. Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Stand der Seite: März 2026 (23.03.2026), geprüft am 06.10.2026
2. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Schreiben vom 15.10.2025, geprüft am 06.10.2026
3. § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeprüft am 06.10.2026
4. § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz (UStG): Übergangsregelung zur Rechnungsstellung 2025 bis 2027geprüft am 06.10.2026