E-Rechnung an den Steuerberater übergeben: Was er braucht
Ihr Steuerberater braucht von jeder E-Rechnung die Originaldatei, also bei einer XRechnung die XML-Datei und bei ZUGFeRD das PDF mit der eingebetteten XML-Datei, und zwar unverändert, weil nach den GoBD der strukturierte Teil der aufzubewahrende Beleg ist.
Veröffentlicht am · Zuletzt geprüft am · Redaktion Invoya
Mit der E-Rechnung ändert sich, was Sie Ihrer Steuerberatung geben: Ein Foto, ein Ausdruck oder ein Screenshot ersetzt die Datei nicht mehr. Diese Seite sagt, welche Dateien der Steuerberater für Ausgangs- und Eingangsrechnungen braucht, wie Sie sie übergeben und was Invoya dafür bietet. Die Aufbewahrungsfristen und Ablageregeln stehen ausführlich im Ratgeber E-Rechnungen aufbewahren.
Kurz gesagt
- Geben Sie die Originaldatei weiter: die XML-Datei einer XRechnung oder das ZUGFeRD-PDF als ganze Datei.
- Verändern, konvertieren oder ausdrucken Sie die Datei nicht, bevor sie abgelegt ist. Aus einer ZUGFeRD-Datei darf der XML-Teil nicht verloren gehen.
- Das gilt für Eingangsrechnungen, die Sie von Lieferanten bekommen, und für Ausgangsrechnungen, die Sie selbst ausstellen.
- Welches Format der Steuerberater für die Buchhaltung übernimmt, sagt Ihnen Ihre Steuerberatung. Fragen Sie vor dem Jahreswechsel, nicht erst am Stichtag.
Was der Steuerberater braucht
| Beleg | Was weitergeben? | Hinweis |
|---|---|---|
| Eingangsrechnung als XRechnung (XML) | die XML-Datei, wie sie angekommen ist | Eine PDF-Ansicht oder ein Ausdruck daraus ersetzt die Datei nicht. |
| Eingangsrechnung als ZUGFeRD-PDF | die ganze PDF-Datei | Der XML-Teil steckt in der PDF und darf nicht durch eine Umwandlung, etwa in ein Bildformat, verloren gehen. |
| Ausgangsrechnung aus Ihrem Rechnungsprogramm | die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF, oder eine Übersicht der Rechnungen | Je nachdem, was Ihre Steuerberatung für die Buchung braucht. |
| Eingangsrechnung als einfache PDF oder Papier | wie bisher | Eine einfache PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. |
| Korrekturrechnung oder Gutschrift | dieselbe Datei wie bei einer Rechnung | Mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. |
Warum es auf die Datei ankommt, zeigt das Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu den GoBD vom 14. Juli 2025: Eingehende elektronische Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, etwa als XML (Randziffer 131). Bei einer E-Rechnung genügt der strukturierte Teil; die lesbare Ansicht einer ZUGFeRD-Rechnung ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn sie weitere steuerlich wichtige Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke (Randziffern 119 und 131). Bei einem hybriden Format darf der XML-Teil nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden (Randziffer 125, Beispiel 10). Den Unterschied der Formate erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.
Ausgangsrechnungen: eigene Rechnungen
Bei Rechnungen aus einem Rechnungsprogramm muss nach den GoBD keine bildhafte Kopie, also keine zusätzliche PDF, gespeichert werden, wenn das Programm jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellen kann (Randziffer 76). Das ändert nichts an der Frist: Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG).
Die Aufbewahrungspflicht liegt beim Unternehmer, nicht beim Steuerberater oder beim Softwareanbieter. Auch wenn Ihre Steuerberatung die Buchhaltung führt und die Belege bei sich ablegt, bleiben Sie verantwortlich dafür, dass die Originale für die ganze Frist vorliegen. Klären Sie deshalb, wer welche Dateien wie lange hält.
So übergeben Sie die Dateien
- Einmal vereinbaren: Format und Weg. Manche Kanzleien nehmen Belege über ein Portal an, andere per E-Mail oder Ordnerfreigabe. Fragen Sie, in welcher Form sie XRechnung und ZUGFeRD übernehmen.
- Eingangsrechnungen sofort weitergeben oder gesammelt am Monatsende, aber immer die Originaldatei, nicht den Ausdruck.
- Ausgangsrechnungen als Übersicht oder als Dateien exportieren, je nachdem, was die Kanzlei braucht.
- Beim Wechsel von Rechnungsprogramm oder Steuerberater alle Originale exportieren, bevor der alte Zugang endet.
Ein normales E-Mail-Postfach als alleiniges Archiv ist dafür heikel, weil sich Mails und Anhänge unbemerkt ändern oder löschen lassen. Legen Sie die Dateien zusätzlich in einem Archiv oder Buchhaltungssystem ab, das sie unverändert speichert; Näheres steht im Ratgeber über die Aufbewahrung.
DATEV und E-Rechnung
Viele Steuerberater arbeiten mit Programmen von DATEV. Auf ihrer Produktseite beschreibt DATEV für „Belege online“ unter anderem, dass sich eingegangene Belege wie E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) und sonstige Rechnungen als PDF übernehmen lassen, dass eingehende E-Rechnungen auf die Norm EN 16931 hin validiert werden, dass die XML-Daten sichtbar gemacht werden und dass Sie und Ihre Mandanten auf die digitalen Belege zugreifen können (die Seite nennt kein Datum; von der Redaktion am 3. November 2026 gelesen).
Welche DATEV-Produkte Ihre Steuerberatung einsetzt und in welchem Format sie Daten übernimmt, hängt von der Kanzlei ab. Ihr Steuerberater sagt Ihnen, in welchem Format er die Daten übernimmt. Invoya ist kein DATEV-Produkt und hat keine Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online.
Was Invoya für die Übergabe bietet
Invoya hat zwei Exporte, die sich für die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung eignen:
- DATEV-CSV: eine Übersicht Ihrer Ausgangsrechnungen als CSV-Datei, ab dem Tarif Solo. Sie finden sie in den Einstellungen unter „Export“, abrufen dürfen sie Owner und Buchhaltung.
- GoBD-Export: ein ZIP mit den Originalen und dem Protokoll, in jedem Tarif, abrufen darf ihn nur der Owner.
Was die DATEV-CSV genau enthält, steht in der Tabelle. Sie ist eine schlanke Übersicht und kein Datensatz im Buchungsstapel-Format von DATEV:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Belegdatum | Rechnungsdatum im Format TT.MM.JJJJ |
| Belegnummer | Rechnungsnummer |
| Buchungstext | Rechnungsart, Nummer und Kundenname, zum Beispiel „Rechnung 2026-0001 Muster GmbH“ |
| Konto, Gegenkonto | feste Kontonummern 10000 und 8400, bei Korrekturrechnungen vertauscht; sie stammen nicht aus Ihrem Kontenrahmen |
| Betrag | Bruttobetrag mit Komma als Dezimaltrennzeichen |
| SollHaben | S bei Rechnungen, H bei Korrekturrechnungen |
| WU | Währung, immer EUR |
| BU | Buchungsschlüssel, leer |
| Belegart | Rechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung oder Gutschrift |
| Status | Zustand der Rechnung als Statuswert, zum Beispiel validated, sent oder paid |
Die Datei enthält eine Zeile je Beleg: Rechnungen mit dem Status validiert, versendet, zugestellt oder bezahlt sowie Korrekturrechnungen mit dem Status validiert, versendet oder zugestellt. Entwürfe fehlen. Die Datei trennt mit Semikolon, ist UTF-8-codiert und hat höchstens 5.000 Rechnungen und 5.000 Korrekturrechnungen. Sie enthält keine Steuerbeträge, keinen Zeitraumfilter und keine Eingangsrechnungen.
Der GoBD-Export enthält je ein Verzeichnis für Rechnungen, Korrekturrechnungen und Eingangsrechnungen mit den Originaldateien (XML und PDF), dazu Übersichten als CSV (uebersicht.csv, korrekturen.csv, eingang.csv), das Archivprotokoll mit Prüfsummen (archiv.csv), den Audit-Trail (audit-trail.csv und eine Statushistorie je Beleg), eine Prüfsumme je Datei (MANIFEST.csv) und eine Beschreibung (README.txt). Eingangsrechnungen liegen darin unverändert, so wie sie angekommen sind.
Ob die Exporte für Ihre Zwecke und die Arbeitsweise Ihrer Steuerberatung genügen, klärt Ihre Steuerberatung. Invoya prüft Format und Pflichtfelder, nicht den Steuerfall. Die Tarife stehen auf der Seite Preise, die Funktionen auf der Seite E-Rechnungen erstellen.
Checkliste für das Gespräch mit der Steuerberatung
- Nimmt die Kanzlei XRechnung und ZUGFeRD als Datei an, und auf welchem Weg?
- Soll ich Ausgangsrechnungen als Dateien, als Übersicht oder gar nicht liefern?
- Wer bewahrt die Originale auf, und wie lange?
- Wohin schicke ich Rechnungen, die ich als einfache PDF oder auf Papier bekomme?
- Wie gehen wir mit Korrekturrechnungen und Gutschriften um?
Was Sie bei eingehenden Rechnungen selbst prüfen sollten, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen.
Häufige Fragen
Was muss ich meinem Steuerberater bei einer E-Rechnung geben?
Die Originaldatei: bei einer XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD das PDF als ganze Datei. Ein Ausdruck oder Screenshot genügt nicht, weil der strukturierte Teil der aufzubewahrende Beleg ist.
Reicht es, die PDF einer ZUGFeRD-Rechnung abzulegen?
Ja, wenn Sie die ganze Datei mit dem eingebetteten XML-Teil ablegen. Die XML-Daten dürfen durch eine Umwandlung, zum Beispiel in ein Bildformat, nicht verloren gehen.
Hat Invoya einen DATEV-Export?
Ja, ab dem Tarif Solo als CSV-Übersicht der Ausgangsrechnungen und Korrekturrechnungen. Sie ist kein Datensatz im Buchungsstapel-Format von DATEV, und Ihre Steuerberatung entscheidet, wie sie die Datei verwendet.
Wer ist für die Aufbewahrung der Rechnungen verantwortlich?
Der Unternehmer. Auch wenn die Steuerberatung die Belege ablegt, müssen Sie sicherstellen, dass die Originale acht Jahre lang vorliegen und lesbar bleiben.
Muss ich dem Steuerberater auch eingehende E-Rechnungen schicken?
Ja, wenn er Ihre Buchhaltung führt, braucht er sie als Beleg. Geben Sie die Datei in dem Format weiter, in dem sie angekommen ist.
Wie betrifft das Ihren Betrieb?
Der Pflicht-Check auf der Startseite zeigt in wenigen Klicks, ab wann Ihr Betrieb E-Rechnungen ausstellen muss. Mit dem Tarif Free starten Sie kostenlos.
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Quellen
- BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088): Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), 2. Änderung. Es ändert das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269)Fassung: Schreiben vom 14.07.2025 (BStBl I S. 1502) · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
- § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG): Aufbewahrung von Rechnungen (acht Jahre)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 147 Abgabenordnung (AO): Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
- DATEV eG: Produktseite „Belege online“ (Übernahme von E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung, Validierung nach EN 16931, Darstellung der XML-Daten, Zugriff für Kanzlei und Mandanten)Seite ohne Datumsangabe · von der Redaktion geprüft am 03.11.2026
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