Vorsteuerabzug und E-Rechnung: Was bei falschem Format gilt

Der Grundsatz: ohne ordnungsmäßige Rechnung keine Vorsteuer

Abziehen darf ein Unternehmer die Steuer für Leistungen, die ein anderer Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt hat. Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass er eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Seit dem 1. Januar 2025 kennt § 14 UStG zwei Arten von Rechnungen: die E-Rechnung in einem strukturierten Format und die sonstige Rechnung, also Papier oder ein anderes elektronisches Format wie eine einfache PDF.

Das Bundesfinanzministerium stellt klar: Solange eine sonstige Rechnung ausgestellt werden darf, gilt sie für den Vorsteuerabzug weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung (Fragen und Antworten, Frage 2). Erst wenn für den Umsatz die E-Rechnungspflicht besteht, erfüllt nur eine E-Rechnung dem Grunde nach die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG (Abschnitt 15.2a Abs. 1 Satz 3 UStAE in der Fassung vom 15. Oktober 2025).

Welche Rechnung genügt wann?

Die Zustimmung zur PDF braucht keine Form; es genügt, dass Sie PDF-Rechnungen widerspruchslos annehmen. Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer sonstige Rechnungen sein, weisen aber keine Umsatzsteuer aus, sodass es aus ihnen ohnehin keine Vorsteuer gibt. Die Fristen im Einzelnen erklärt der Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

PDF trotz Pflicht: ist die Vorsteuer verloren?

Schickt ein Lieferant trotz bestehender Pflicht eine PDF- oder Papierrechnung, ist das keine ordnungsmäßige Rechnung, und sie berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug (Abschnitt 15.2a Abs. 1 Satz 4 UStAE). Das Bundesfinanzministerium verweist aber auf zwei Wege:

• Nachweis: Der Vorsteuerabzug ist ausnahmsweise auch aus einer formell fehlerhaften Rechnung möglich, wenn die Finanzverwaltung über alle Angaben verfügt, um die materiellen Voraussetzungen zu prüfen; es gilt ein strenger Maßstab. Diese Grundsätze gelten auch, wenn statt der vorgeschriebenen E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausgestellt und nicht berichtigt wurde. Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung sind die Voraussetzungen nach Auffassung des Ministeriums regelmäßig erfüllt (Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE).
• Berichtigung: Der Lieferant stellt nachträglich eine E-Rechnung aus, die sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und so zeigt, dass sie diese berichtigt (Abschnitt 15.2a Abs. 7 Satz 2 und 3 UStAE).

Sicher ist nur der zweite Weg. Fordern Sie die E-Rechnung an; besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, haben Sie darauf grundsätzlich auch einen zivilrechtlichen Anspruch (Abschnitt 14.1 Abs. 10 UStAE in der Fassung vom 15. Oktober 2025). Ob ein Lieferant 2027 unter der Grenze von 800.000 Euro liegt, sehen Sie seiner Rechnung nicht an; fragen Sie im Zweifel nach.

Fehlerhafte E-Rechnungen: Format, Geschäftsregeln, Inhalt

Auch eine echte XML-Datei kann Fehler haben. Das Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet drei Arten:

• Formatfehler: Die Datei entspricht nicht der zulässigen Syntax. Sie ist dann keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format (Randnummer 6a).
• Geschäftsregelfehler: Angaben widersprechen sich oder fehlen. Fehler bei Angaben, die das Umsatzsteuerrecht nicht verlangt, etwa ein leeres Feld BT-10 (Käuferreferenz), sind umsatzsteuerlich unbeachtlich (Randnummern 6b und 35a).
• Inhaltsfehler: Eine Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG fehlt oder ist falsch, etwa ein falscher Steuersatz. Dann liegt keine ordnungsmäßige Rechnung vor, auch wenn eine Validierung keinen Fehler meldet (Randnummer 35a).

Eine Validierung ist keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug (Fragen und Antworten, Frage 7), ersetzt aber auch nicht Ihre Pflicht, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung zu Format und Geschäftsregeln dürfen Sie sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns verlassen; es bietet sich an, den Bericht aufzubewahren (Randnummer 35a, Abschnitt 15.2a Abs. 6 UStAE).

Wirkt die Berichtigung zurück?

Eine Rechnungsberichtigung kann auf den Zeitpunkt zurückwirken, in dem die Rechnung erstmals ausgestellt wurde (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE, gestützt auf ein Urteil des Bundesfinanzhofs vom 20. Oktober 2016, V R 26/15). Voraussetzung ist, dass das ursprüngliche Dokument Angaben zum Rechnungsaussteller, zum Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer enthält und diese nicht völlig unbestimmt oder offensichtlich falsch sind. Der Vorsteuerabzug bleibt dann grundsätzlich in dem Zeitraum, in dem die Leistung bezogen wurde und die ursprüngliche Rechnung vorlag.

Fehlt eine dieser Angaben, wirkt die Berichtigung erst ab dem Zeitpunkt, in dem die berichtigte Rechnung vorliegt. Wie eine Berichtigung als E-Rechnung aussieht, zeigt der Ratgeber E-Rechnung korrigieren oder stornieren.

Prüfliste für eingehende Rechnungen

1. Format feststellen: Steckt eine XML-Datei in der Nachricht oder im PDF? Eine PDF ohne eingebettete XML ist eine sonstige Rechnung. Den Inhalt einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei zeigt das kostenlose Werkzeug E-Rechnung anzeigen.
2. Datum der Leistung prüfen: Fällt sie in eine Zeit, in der für diesen Lieferanten schon die E-Rechnungspflicht galt?
3. Pflichtangaben prüfen, siehe Pflichtangaben einer Rechnung. Bei einer E-Rechnung zählt der XML-Teil; weicht die lesbare Darstellung ab, gelten die strukturierten Daten.
4. Rechnungsempfänger prüfen: Die Rechnung muss grundsätzlich auf Ihr Unternehmen lauten (Abschnitt 15.2a Abs. 3 UStAE).
5. Steuersatz und Steuerbetrag nachrechnen. Die USt-IdNr. des Lieferanten können Sie mit dem Werkzeug USt-IdNr. prüfen auf Aufbau und Prüfziffer kontrollieren; ob sie dem Lieferanten wirklich erteilt wurde, kann ein Empfänger regelmäßig nicht prüfen (Abschnitt 15.2a Abs. 6 UStAE).
6. Bei falschem Format oder fehlerhaftem Inhalt eine berichtigte E-Rechnung anfordern.
7. Die Originaldatei unverändert aufbewahren, siehe E-Rechnungen aufbewahren.

Was Invoya dabei übernimmt

Invoya liest eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien aus, zeigt Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und Fälligkeit an und bewahrt das Original unverändert auf; Sie markieren einen Beleg anschließend als geprüft. Eine Validierung gegen die Regeln der EN 16931 nimmt der Rechnungseingang nicht vor, und ob die Vorsteuer abziehbar ist, entscheidet Invoya nicht. Mehr auf der Seite E-Rechnungen empfangen mit Invoya.

Häufige Fragen

Quellen

1. § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG): Vorsteuerabzug (Absatz 1 Satz 1 Nummer 1: Rechnung nach §§ 14, 14a als Voraussetzung)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
2. § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
3. § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz (UStG): Übergangsregelung zur Rechnungsstellung 2025 bis 2027geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
4. Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 15.2a: Ordnungsmäßige Rechnung als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug (unter anderem Absatz 1a: Nachweis ohne ordnungsmäßige Rechnung, Absatz 6: Prüfung durch den Empfänger, Absatz 7: berichtigte Rechnung und Rückwirkung, Absätze 9 bis 11: Gutschriften), Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe des BMF; die Absätze 1, 1a, 6 und 7 hat das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 um Regeln zur E-Rechnung ergänztFassung: Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe 2024, ergänzt um die Änderungen aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 09.10.2026
5. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
6. Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Fassung: FAQ-Seite des BMF mit Stand März 2026 (Seitendatum 23.03.2026) · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
7. § 31 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Angaben in der Rechnung (Absatz 5: Berichtigung von Rechnungen)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
8. § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen über Kleinbeträge (bis 250 Euro)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026