E-Rechnungen aufbewahren: Fristen und Regeln

E-Rechnungen müssen Sie acht Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres, und zwar zumindest den strukturierten Teil (die XML-Daten) unverändert, lesbar und maschinell auswertbar.

Veröffentlicht am 7. Oktober 2026 · Zuletzt geprüft am 7. Oktober 2026 · Redaktion Invoya

Mit der E-Rechnung ändert sich, was „das Original“ ist: Nicht mehr das Blatt Papier oder die PDF-Ansicht, sondern die XML-Datei. Diese Seite erklärt, wie lange Sie aufbewahren müssen, was genau, und worauf es bei der Ablage ankommt. Wie Sie eingehende E-Rechnungen annehmen und lesen, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen.

Kurz gesagt

Rechnungen und andere Buchungsbelege: acht Jahre. Die Frist wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.
Aufzubewahren ist zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung, also die XML-Daten. Die PDF-Ansicht einer ZUGFeRD-Rechnung nur, wenn sie zusätzliche steuerlich wichtige Angaben enthält.
Die Datei muss unverändert, lesbar und maschinell auswertbar bleiben.
Eingehende E-Rechnungen bewahren Sie in dem Format auf, in dem sie angekommen sind.

Wie lange aufbewahren?

Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs. 3 AO und § 14b UStG
Unterlage	Frist	Grundlage
Ausgangs- und Eingangsrechnungen, auch E-Rechnungen	8 Jahre	§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO
andere Buchungsbelege, zum Beispiel Kontoauszüge	8 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse	10 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO
empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe	6 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO
Rechnung über Arbeiten am Grundstück beim Privatkunden	2 Jahre (beim Kunden)	§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 bewahren Sie also bis zum Ablauf des Jahres 2034 auf.

Die Frist endet nicht, solange die Festsetzungsfrist für die betroffenen Steuern noch läuft (§ 147 Abs. 3 AO). Im Einzelfall kann die Aufbewahrung deshalb länger dauern.

Die kürzere Frist gilt seit dem 1. Januar 2025 auch für ältere Belege, deren zehnjährige Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt eine Ausnahme.

Was genau aufbewahren?

Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. So steht es in den Ausführungen des Bundesfinanzministeriums zu § 14b UStG.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) in der Fassung vom 14. Juli 2025 sagen dazu:

Bei einer E-Rechnung genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren.
Die lesbare Ansicht einer hybriden E-Rechnung, etwa der PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung, müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn sie weitere oder abweichende steuerlich wichtige Angaben enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke oder eine qualifizierte elektronische Signatur.
Der XML-Teil einer hybriden Rechnung darf nicht durch eine Umwandlung verloren gehen, etwa wenn die PDF in ein Bildformat umgewandelt wird.
Eingehende Rechnungen werden in dem Format aufbewahrt, in dem sie empfangen wurden, also zum Beispiel als XML-Datei.
Für Ausgangsrechnungen aus einem Rechnungsprogramm müssen Sie keine zusätzliche PDF-Kopie speichern, wenn das Programm jederzeit ein inhaltlich gleiches Exemplar erzeugen kann.

Welche Anforderungen die Ablage erfüllen muss

Unveränderbar: Eine Aufzeichnung darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Eine E-Rechnung wird deshalb nie überschrieben. Fehler korrigieren Sie mit einem neuen Dokument.
Echt, unversehrt und lesbar: Herkunft, Inhalt und Lesbarkeit müssen für die ganze Frist gewährleistet sein (§ 14 Abs. 3 UStG).
Verfügbar und auswertbar: Die Daten müssen während der Frist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein (§ 147 Abs. 2 AO). Eine XML-Datei ist von sich aus maschinell auswertbar, solange sie unverändert bleibt.
Auffindbar: Bei einer Prüfung kann das Finanzamt verlangen, dass Sie die Daten nach seinen Vorgaben auswerten oder ihm einen Nur-Lesezugriff geben (GoBD). Die Belege müssen sich also gezielt finden lassen.

Reicht das E-Mail-Postfach?

Für den Empfang ja, für die Ablage nur bedingt. Für die Umsatzsteuer liegt nach Angaben des Bundesfinanzministeriums allein wegen einer Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b UStG vor. Für andere Zwecke, etwa die Buchführung, gelten aber die GoBD.

Ein normales Postfach erfüllt diese Anforderungen im Alltag meist nur lückenhaft:

Mails und Anhänge lassen sich löschen, verschieben oder versehentlich ändern, ohne dass das nachvollziehbar bleibt.
Die Rechnung ist nicht mit der Buchung verbunden. Nach Jahren lässt sie sich nur mühsam wiederfinden.
Postfächer werden bereinigt, wenn Speicherplatz knapp wird oder ein Mitarbeiter geht.
Ein Anbieterwechsel beim E-Mail-Dienst kann alte Anhänge kosten.

Legen Sie E-Rechnungen deshalb zusätzlich in einem Archiv oder Buchhaltungssystem ab, das Dateien unverändert speichert und Änderungen nachvollziehbar macht. Klären Sie die konkrete Lösung mit Ihrer Steuerberatung.

So gehen Sie praktisch vor

XML-Dateien eingehender Rechnungen so ablegen, wie sie ankommen. Nicht nur einen Ausdruck oder Screenshot.
Bei ZUGFeRD-Rechnungen die ganze Datei behalten, nicht nur eine daraus erzeugte Bilddatei.
Eigene Ausgangsrechnungen als XML aufbewahren oder sicherstellen, dass das Programm sie jederzeit unverändert wieder ausgeben kann.
Validierungsberichte eingehender Rechnungen mit ablegen. Das Bundesfinanzministerium nennt das als Nachweis einer sorgfältigen Prüfung.
Vor einem Wechsel des Rechnungsprogramms alle Originale exportieren und die Ablage für die volle Frist sichern.

Invoya speichert ausgehende und eingehende E-Rechnungen während der Vertragslaufzeit unverändert mit einer Prüfsumme als Integritätsnachweis und bietet einen GoBD-Export der Originale mit Protokoll. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bleibt bei Ihnen: Nach einer Kündigung haben Sie eine Frist zum Export. Kostenlos registrieren oder Tarife ansehen.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG, § 147 AO).

Gilt noch die Frist von zehn Jahren für Rechnungen?

Nein. Seit dem 1. Januar 2025 gelten für Rechnungen und andere Buchungsbelege acht Jahre. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.

Muss ich bei ZUGFeRD die PDF aufbewahren?

Nur wenn die PDF zusätzliche steuerlich wichtige Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke. Sonst genügt der XML-Teil, der aber unverändert bleiben muss.

Darf ich eine E-Rechnung ausdrucken und das Papier ablegen?

Nein, das genügt nicht. Aufzubewahren ist zumindest die XML-Datei in ihrer ursprünglichen Form.

Reicht es, E-Rechnungen im E-Mail-Postfach zu lassen?

Für die Umsatzsteuer liegt allein darin regelmäßig kein Verstoß. Für die Buchführung gelten aber die GoBD, und die erfüllt ein normales Postfach meist nur lückenhaft.

Wie betrifft das Ihren Betrieb?

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Quellen

§ 14b Umsatzsteuergesetz (UStG): Aufbewahrung von Rechnungen (acht Jahre)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
§ 147 Abgabenordnung (AO): Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
§ 146 Abgabenordnung (AO): Ordnungsvorschriften für die Buchführung (Absatz 4: Unveränderbarkeit)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
Artikel 97 § 19a Einführungsgesetz zur Abgabenordnung (EGAO): Übergangsregel zu den Aufbewahrungsfristen ab 1. Januar 2025geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
§ 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088): Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), 2. Änderung. Es ändert das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269)Fassung: Schreiben vom 14.07.2025 (BStBl I S. 1502) · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Fassung: FAQ-Seite des BMF mit Stand März 2026 (Seitendatum 23.03.2026) · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026

Veröffentlicht am 7. Oktober 2026, zuletzt inhaltlich geprüft am 7. Oktober 2026. Die Daten bei den Quellen nennen deren Fassung und unsere Prüfung. Gesetze und Verwaltungsauffassung können sich ändern. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.