XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?

Wer E-Rechnungen ausstellt, hört zwei Namen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Sie unterscheiden sich vor allem darin, ob zusätzlich eine lesbare PDF-Ansicht dabei ist.

Kurz gesagt

  • XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Ansicht für Menschen.
  • ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF mit eingebetteten strukturierten Daten in einer einzigen Datei.
  • Das Umsatzsteuerrecht schreibt keines der beiden Formate vor. Beide erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung.
  • Welches Format zwischen Ihnen und Ihrem Kunden gilt, klären Sie zivilrechtlich miteinander.

Was das Gesetz verlangt

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Zulässig ist ein Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Alternativ können Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, wenn sich daraus alle nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben richtig und vollständig auslesen lassen. Das betrifft zum Beispiel EDI-Verfahren.

Das Bundesfinanzministerium nennt die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ausdrücklich. Bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen. Sie erfüllen die Voraussetzungen nicht.

Eine einfache PDF-Datei ohne eingebettete Rechnungsdaten ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt.

XRechnung

  • Reines strukturiertes Format auf Basis der Norm EN 16931. Es wurde in Deutschland entwickelt.
  • Es besteht nur aus XML-Daten und hat keine eigene Rechnungsdarstellung als PDF. Zum Lesen braucht der Empfänger ein Anzeigeprogramm (Viewer). Es gibt kostenlose Angebote, und über das ELSTER-Portal bietet die Finanzverwaltung einen E-Rechnungsviewer an.
  • Für Rechnungen an Behörden gelten eigene Vorschriften, etwa die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Dort wird eine Leitweg-ID der Behörde gebraucht. Unter Unternehmen ist sie nicht nötig. Welches Format die Behörde erwartet, erfahren Sie von ihr.

ZUGFeRD

  • Hybrides Format: Eine PDF zum Lesen und ein eingebetteter XML-Datensatz zur Weiterverarbeitung, beides in einer Datei.
  • Kunden sehen die gewohnte Rechnung und können sie wie eine PDF öffnen. Die Buchhaltung kann die Daten automatisch einlesen.
  • Maßgeblich sind seit der Pflicht zur E-Rechnung die strukturierten Daten, nicht die PDF-Ansicht. Weichen beide voneinander ab, gelten die Daten des strukturierten Teils. Aussteller sollten deshalb darauf achten, dass ihr Programm beide Teile aus denselben Angaben erzeugt.

Die wichtigsten Unterschiede

  • Aufbau: XRechnung = nur XML. ZUGFeRD = PDF mit eingebettetem XML.
  • Lesbarkeit: XRechnung braucht einen Viewer. ZUGFeRD lässt sich als PDF öffnen.
  • Rechtlich: Beide sind zulässige E-Rechnungen, sofern ZUGFeRD mindestens Version 2.0.1 und nicht die Profile MINIMUM oder BASIC-WL nutzt.
  • Praxis: ZUGFeRD ist bequem, wenn der Empfänger die Rechnung auch als gewohnte PDF öffnen soll. XRechnung passt, wenn ein Auftraggeber sie verlangt.

Was Handwerksbetriebe brauchen

Das Gesetz zwingt Sie nicht zu einem bestimmten Format. Praktisch zählt, was Ihre Kunden verarbeiten können. Fragen Sie gewerbliche Auftraggeber und Behörden vorab, welches Format sie erwarten.

  • Alle Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil, auch die Leistungsbeschreibung. Ein Verweis auf eine PDF-Anlage oder einen externen Link genügt nicht. Zusätzliche Angaben, zum Beispiel ein detailliertes Leistungsverzeichnis, dürfen Sie als eingebetteten Anhang beifügen.
  • Lassen Sie jede E-Rechnung vor dem Versand prüfen (validieren). Das Bundesfinanzministerium nennt die Validierung keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, empfiehlt sie aber, weil sie fehlende oder unlogische Angaben aufdeckt.
  • Der Versand per E-Mail genügt. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor.
  • Bewahren Sie den strukturierten Teil acht Jahre unversehrt in seiner ursprünglichen Form auf.

Invoya erstellt XRechnung und ZUGFeRD und prüft die Rechnungen nach EN 16931. Sie müssen sich vorab nicht auf ein Format festlegen.

Wie betrifft das Ihren Betrieb?

Der Pflicht-Check auf der Startseite zeigt in wenigen Klicks, ab wann Ihr Betrieb E-Rechnungen ausstellen muss. Die Tarife finden Sie auf der Startseite im Abschnitt Preise. Mit dem Tarif Free starten Sie kostenlos.

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Quellen

  1. § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeprüft am 06.10.2026
  2. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Schreiben vom 15.10.2025, geprüft am 06.10.2026
  3. Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Stand der Seite: März 2026 (23.03.2026), geprüft am 06.10.2026

Veröffentlicht am 6. Oktober 2026, geprüft am 6. Oktober 2026. Gesetze und Verwaltungsauffassung können sich ändern. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.

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