ZUGFeRD erstellen: So geht es

Eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen Sie mit einem Programm, das aus Ihren Rechnungsdaten eine PDF/A-3-Datei erzeugt und dieselben Daten als XML-Datei in der Syntax CII einbettet, und zwar nicht in den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL, die nicht als E-Rechnung gelten.

Veröffentlicht am 8. Oktober 2026 · Zuletzt geprüft am 8. Oktober 2026 · Redaktion Invoya

ZUGFeRD sieht aus wie eine gewohnte PDF-Rechnung, enthält aber zusätzlich alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Damit ist es eine E-Rechnung, die auch Kunden ohne Buchhaltungssoftware öffnen können. Diese Anleitung erklärt, woraus eine ZUGFeRD-Datei besteht, welches Profil Sie brauchen und wie Sie sie erstellen und prüfen. Den Vergleich mit der reinen XML-Datei finden Sie im Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.

Was ZUGFeRD ist

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) herausgibt. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X. Eine ZUGFeRD-Datei besteht aus zwei Teilen in einer Datei:

eine PDF-Datei im Archivstandard PDF/A-3, die die Rechnung für Menschen lesbar darstellt,
eine eingebettete XML-Datei in der Syntax CII (Cross Industry Invoice der UN/CEFACT), die alle Rechnungsdaten strukturiert enthält.

Maßgeblich ist der XML-Teil. Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2025 bilden bei einem hybriden Format die strukturierten Daten den führenden Teil. Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, gehen die strukturierten Daten vor. Ein Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Teil möglich.

Die Profile im Überblick

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. Ein Profil legt fest, wie viele Angaben die XML-Datei enthält. Für die E-Rechnungspflicht im Inland zählt, ob das Profil auf der Norm EN 16931 beruht. Das Bundesfinanzministerium nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ausdrücklich als zulässiges Format, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

ZUGFeRD-Profile und E-Rechnungspflicht
Profil	Was die XML-Datei enthält	E-Rechnung im Sinne des UStG?
MINIMUM	nur wenige Kopfdaten und Gesamtbeträge, keine Rechnungspositionen	nein
BASIC-WL	Kopfdaten, Beträge, Steuer- und Zahlungsangaben, keine Rechnungspositionen	nein
BASIC	Rechnung mit Positionen für einfache Fälle	vom Bundesfinanzministerium nicht ausgenommen
EN 16931 (früher COMFORT)	alle Angaben des Kernmodells der Norm EN 16931	ja
EXTENDED	Kernmodell plus zusätzliche Angaben für komplexe Fälle	ja
XRECHNUNG	Kernmodell mit den zusätzlichen Regeln des deutschen Standards XRechnung	ja

Wer eine Rechnung im Profil MINIMUM oder BASIC-WL verschickt, hat umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung gestellt. Ab dem Ende der Übergangsfristen genügt das unter Unternehmen nicht mehr.

Welches der zulässigen Profile Sie wählen, vereinbaren Sie mit Ihrem Kunden. Gängig sind bei gewerblichen Kunden die Profile EN 16931 und XRECHNUNG. Behörden des Bundes verlangen grundsätzlich eine XRechnung (§ 4 E-Rechnungsverordnung). Ob ein öffentlicher Auftraggeber eine ZUGFeRD-Datei annimmt, erfahren Sie von ihm.

ZUGFeRD erstellen in sieben Schritten

Mit dem Kunden klären, ob er ZUGFeRD annimmt und ob er ein bestimmtes Profil erwartet.
Eigene Firmendaten vollständig hinterlegen: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung und Kontaktdaten.
Kundendaten anlegen: vollständige Anschrift mit Straße, Postleitzahl und Ort, bei Reverse Charge die USt-IdNr. des Kunden.
Positionen erfassen: Menge, Einheit, Beschreibung, Einzelpreis, Steuersatz oder Steuerkategorie, dazu Leistungsdatum und Zahlungsziel.
Die Datei vom Programm erzeugen lassen. PDF-Ansicht und XML-Daten müssen aus denselben Angaben entstehen.
Den XML-Teil prüfen (validieren) und gemeldete Fehler beheben.
Die Datei verschicken, zum Beispiel per E-Mail, und unverändert acht Jahre aufbewahren.

Eine ZUGFeRD-Datei lässt sich nicht sinnvoll von Hand zusammensetzen, indem man an eine Word-PDF nachträglich eine XML-Datei anhängt. Dabei entstehen leicht Abweichungen zwischen Ansicht und Daten. Enthält die PDF-Ansicht andere Rechnungsangaben als der XML-Teil, kann sie nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums eine weitere Rechnung darstellen, für die dann § 14c UStG zu prüfen ist.

Prüfen vor dem Versand

Eine ZUGFeRD-Datei lässt sich auf zwei Ebenen prüfen:

Was bei einer ZUGFeRD-Datei geprüft wird
Prüfung	Was sie feststellt	Warum wichtig
XML-Teil gegen Norm und Profil	ob Pflichtfelder gefüllt sind und Beträge zusammenpassen (Format und Geschäftsregeln)	nur der XML-Teil zählt umsatzsteuerlich
PDF-Datei gegen PDF/A-3	ob die Datei dem Archivstandard entspricht und die XML-Datei korrekt eingebettet ist	Empfänger und deren Programme finden die Daten zuverlässig
Gegenlesen	ob Leistung, Steuersatz und Beträge inhaltlich stimmen	ein falscher Steuersatz fällt bei der technischen Prüfung oft nicht auf

Für das Profil XRECHNUNG eignet sich der Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), der als freie Software erhältlich ist und neben UBL auch die Syntax CII prüft. Geprüft wird dabei der aus der PDF-Datei herausgelöste XML-Teil. Das Bundesfinanzministerium nennt die Validierung keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, empfiehlt sie aber.

Aufbewahren

Nach § 14b UStG bewahren Sie ein Doppel jeder Rechnung acht Jahre auf. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Am einfachsten legen Sie die ZUGFeRD-Datei so ab, wie Sie sie verschickt haben. Mehr im Ratgeber E-Rechnungen aufbewahren.

So läuft es in Invoya

Invoya erzeugt die PDF-Datei jeder Rechnung und Korrekturrechnung als ZUGFeRD 2.3 (Factur-X 1.07) im Profil XRECHNUNG: eine PDF/A-3b-Datei mit eingebetteter CII-Datei, beides aus denselben Rechnungsdaten. Andere Profile bietet Invoya nicht an. Zusätzlich steht jede Rechnung als XRechnung in der Syntax UBL bereit. Vor dem Abschließen prüft Invoya Pflichtangaben wie die Anschrift des Kunden, Ihre Steuerangaben und die Bankverbindung. Mehr auf der Seite E-Rechnungen erstellen mit Invoya. Kostenlos registrieren oder Tarife ansehen.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?

Es ist dasselbe hybride Format unter zwei Namen. ZUGFeRD ist die deutsche, Factur-X die französische Bezeichnung.

Welches ZUGFeRD-Profil brauche ich für die E-Rechnungspflicht?

ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in einem anderen Profil als MINIMUM oder BASIC-WL. Gängig sind EN 16931 und XRECHNUNG.

Ist ZUGFeRD MINIMUM eine E-Rechnung?

Nein. Das Bundesfinanzministerium nimmt die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausdrücklich aus. Eine solche Datei gilt als sonstige Rechnung.

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung mit Word erstellen?

Nein. Word erzeugt keine eingebettete XML-Datei nach der Norm. Sie brauchen ein Programm, das PDF-Ansicht und XML-Daten aus denselben Rechnungsdaten erzeugt.

Was gilt, wenn PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander abweichen?

Dann gelten die Daten im XML-Teil. Eine abweichende PDF-Ansicht kann nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums sogar eine weitere Rechnung darstellen.

Wie betrifft das Ihren Betrieb?

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Quellen

BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Fassung: FAQ-Seite des BMF mit Stand März 2026 (Seitendatum 23.03.2026) · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
§ 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ZUGFeRD/Factur-XZUGFeRD 2.5.2 vom 04.08.2026 · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), XStandards Einkauf: Standard XRechnung (Spezifikation, Syntaxen UBL und CII, Validator)XRechnung 3.0.2 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): Validator für XML-Dokumente (XML Schema und Schematron), freie Software unter Apache License 2.0von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
§ 14b Umsatzsteuergesetz (UStG): Aufbewahrung von Rechnungen (acht Jahre)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung, ERechV), insbesondere §§ 3 bis 5geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026

Veröffentlicht am 8. Oktober 2026, zuletzt inhaltlich geprüft am 8. Oktober 2026. Die Daten bei den Quellen nennen deren Fassung und unsere Prüfung. Gesetze und Verwaltungsauffassung können sich ändern. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.