E-Rechnungen empfangen, auslesen und prüfen mit Invoya
Invoya gibt Ihrer Firma eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen. Was dort ankommt, was Sie weiterleiten oder hochladen, speichert Invoya unverändert, liest die wichtigsten Angaben aus und zeigt, welche Rechnungen Sie noch prüfen und bezahlen müssen.
Drei Wege in den Rechnungseingang
- Adresse weitergeben: Ihre Empfangsadresse finden Sie im Eingang, in den Einstellungen und in der Übersicht. Geben Sie sie Ihren Lieferanten für Rechnungen.
- Aus dem Postfach weiterleiten: Eine Rechnung im eigenen Postfach leiten Sie an die Empfangsadresse weiter. Das geht von der E-Mail-Adresse, mit der Sie sich bei Invoya anmelden.
- Datei hochladen: XML- oder PDF-Datei auswählen und hochladen.
Was Invoya aus einer Rechnung ausliest
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Beträge trägt Invoya selbst ein, soweit die Datei sie enthält. Fehlende Angaben ergänzen Sie von Hand.
| Datei | Was passiert |
|---|---|
| XRechnung (UBL oder CII) | Die strukturierten Daten werden ausgelesen, auch bei Gutschriften. |
| ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF | Die eingebettete XML wird ausgelesen, das PDF bleibt zum Ansehen. |
| PDF mit Text | Invoya füllt erkannte Angaben vor. Was nicht sicher erkannt wird, bleibt leer. |
| Eingescanntes PDF (nur Bild) | Keine Texterkennung. Sie tragen die Angaben selbst ein. |
Prüfen, bezahlen, ablegen
- Herkunft sehen: Bei Rechnungen per E-Mail steht die Absenderadresse dabei, hochgeladene Dateien sind als solche gekennzeichnet.
- Direkt ansehen: PDF und XML öffnen Sie in Invoya, ohne sie herunterzuladen.
- Als geprüft markieren: Haben Sie eine Rechnung kontrolliert, setzen Sie sie auf „Geprüft“. Ab dann zählt sie als offen, bis Sie sie als bezahlt markieren.
- Überblick über Verbindlichkeiten: Die Übersicht trennt, was Kunden Ihnen schulden und was Sie selbst noch zahlen müssen, mit Fälligkeit.
- Erneut auslesen: Wird das Auslesen verbessert, lassen sich ältere Belege neu auslesen. Ihre eigenen Eingaben bleiben dabei erhalten.
Original bleibt Original
- Unverändert gespeichert: Invoya legt jede Datei so ab, wie sie angekommen ist, und hält eine Prüfsumme (SHA-256) im Protokoll fest. Damit lässt sich zeigen, dass niemand sie verändert hat.
- Archiv und Export: Während der Vertragslaufzeit bleiben die Belege im Archiv. Mit dem GoBD-Export laden Sie Originale und Protokoll herunter.
- Ihre Pflicht bleibt bei Ihnen: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erfüllen Sie als Unternehmer. Invoya hilft dabei, ersetzt sie aber nicht.
Häufige Fragen
Muss ich E-Rechnungen schon empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer.
Was passiert, wenn ein Lieferant nur ein normales PDF schickt?
Invoya nimmt es trotzdem an und speichert es unverändert. Ist Text im PDF, füllt Invoya erkannte Angaben vor. Bei einem reinen Bild tragen Sie die Angaben selbst ein.
Zählen Eingangsrechnungen ins Kontingent meines Tarifs?
Nein. Ins Kontingent zählen nur Rechnungen, die Sie selbst ausstellen. Der Empfang ist in jedem Tarif enthalten.
Mehr dazu im Ratgeber
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