E-Rechnung erstellen mit Invoya: XRechnung und ZUGFeRD
Mit Invoya schreiben Sie Ihre Rechnung in einem Formular. Beim Abschließen prüft Invoya die Pflichtangaben, vergibt die nächste Rechnungsnummer und erzeugt eine XRechnung (XML) und ein ZUGFeRD-PDF. Beides können Sie direkt per E-Mail an Ihren Kunden senden.
So entsteht eine E-Rechnung
- Kunde wählen: Kunden legen Sie einmal mit Anschrift an. Straße, PLZ und Ort sind Pflicht, weil sie auf jede Rechnung gehören.
- Positionen eintragen: Menge, Einheit, Preis und Steuerart je Position. Wiederkehrende Leistungen übernehmen Sie aus Ihrem Leistungsstamm.
- Entwurf prüfen: Netto, Steuer und Brutto rechnet Invoya beim Tippen mit derselben Rundung wie in der späteren XRechnung. Entwürfe können Sie ändern oder löschen.
- Rechnung abschließen: Invoya prüft die Angaben, vergibt die Rechnungsnummer und erzeugt XML und PDF.
- Versenden: Per E-Mail direkt aus Invoya oder auf Ihrem eigenen Weg. Dann markieren Sie die Rechnung als versendet.
XRechnung und ZUGFeRD in einem Schritt
Zu jeder abgeschlossenen Rechnung erzeugt Invoya beide Dateien. Sie müssen sich vorher nicht für ein Format entscheiden.
| Datei | Was sie enthält | Wofür |
|---|---|---|
| XRechnung (XML, UBL, Version 3.0) | Die Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form nach EN 16931 | Für Empfänger, die die Daten direkt in ihre Buchhaltung übernehmen, und für Rechnungen an Behörden |
| ZUGFeRD-PDF | Ein lesbares PDF im Briefbogen mit denselben XML-Daten als Anhang | Für Kunden, die zusätzlich ein Dokument zum Ansehen und Ausdrucken möchten |
Prüfung, bevor die Rechnung rausgeht
- Pflichtangaben: Fehlt zum Beispiel die Anschrift des Kunden, nennt Invoya das fehlende Feld, statt eine fehlerhafte Rechnung zu erzeugen.
- Regeln der EN 16931 und XRechnung: Invoya prüft die Geschäftsregeln, die für die Formate gelten, etwa welche Steuerarten zusammen auf einer Rechnung stehen dürfen.
- Offizielles Prüfwerkzeug: Bei jeder Änderung an Invoya prüfen wir eine erzeugte Musterrechnung automatisch mit dem Prüfwerkzeug der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards).
Steuerarten für den Alltag im Betrieb
| Steuerart | Wann | Was Invoya ergänzt |
|---|---|---|
| 19 % oder 7 % | Normale Umsätze | Steuerbetrag je Satz |
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Wenn Sie keine Umsatzsteuer ausweisen | Pflichthinweis auf der Rechnung |
| Reverse Charge (§ 13b UStG) | Zum Beispiel Bauleistungen an andere Bauunternehmen | Hinweis auf die Steuerschuld des Kunden |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | Lieferung an Unternehmen in einem anderen EU-Land | Hinweis auf die Steuerbefreiung, beide USt-IdNrn. |
Lückenlose Nummern und Korrekturrechnungen
- Fortlaufende Nummern: Rechnungsnummern bestehen aus Ihrem Präfix und einer fortlaufenden Zahl. Auch bei einem Fehler oder doppeltem Klick entsteht keine Lücke.
- Abgeschlossen heißt unveränderlich: Eine Rechnung mit Nummer bleibt so, wie sie ausgestellt wurde. Fehler korrigieren Sie mit einer Korrekturrechnung, die sich auf das Original bezieht.
- Kopieren statt neu tippen: Jede Rechnung lässt sich als neuer Entwurf kopieren.
Briefbogen, Logo und Leistungsstamm
- Ihr Dokument: Das PDF ist ein Briefbogen nach DIN 5008 mit Anschriftfeld für Fensterumschläge, ohne Werbung für Invoya. Ihr Logo laden Sie als PNG oder JPEG hoch.
- Leistungsstamm: Häufige Leistungen speichern Sie mit Text, Einheit, Preis und Steuerart. Im Editor übernehmen Sie sie mit einem Klick und können danach alles ändern.
- Leitweg-ID für Behörden: Hinterlegen Sie beim Kunden eine Leitweg-ID, steht sie in der XRechnung an der richtigen Stelle (BT-10).
Versand per E-Mail und Zahlungserinnerungen
- Versand: Invoya sendet die Rechnung mit XML und PDF im Anhang an Ihren Kunden. Auf Wunsch geht eine Kopie an Ihre eigene Adresse.
- Rückläufer: Kommt eine E-Mail als unzustellbar zurück, sehen Sie das an der Rechnung, spätestens etwa 15 Minuten später.
- Offene Beträge: Die Übersicht zeigt, welche Rechnungen bald fällig oder überfällig sind. Bezahlte Rechnungen markieren Sie mit einem Klick.
- Zahlungserinnerungen: Eine Erinnerung senden Sie per Knopfdruck. Wenn Sie möchten, erinnert Invoya automatisch: 3 Tage vor der Fälligkeit sowie 1, 7 und 14 Tage danach.
Häufige Fragen
Kann ich eine abgeschlossene Rechnung noch ändern?
Nein. Sobald eine Rechnung ihre Nummer hat, bleibt sie unverändert. Für Änderungen erstellen Sie eine Korrekturrechnung, die sich auf das Original bezieht.
Brauche ich zusätzliche Software für die XRechnung?
Nein. Invoya läuft im Browser und erzeugt die XML-Datei selbst.
Kann ich als Kleinunternehmer Rechnungen mit Invoya schreiben?
Ja. Wählen Sie bei den Positionen die Steuerart Kleinunternehmer. Invoya weist dann keine Umsatzsteuer aus und setzt den Hinweis auf § 19 UStG auf die Rechnung.
Wird über Peppol versendet?
Nein. Invoya versendet E-Rechnungen per E-Mail. Eine Anbindung an Peppol bietet Invoya derzeit nicht an.
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