Abschlagsrechnung und Schlussrechnung als E-Rechnung
Abschlags- und Anzahlungsrechnungen sind Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 5 UStG und müssen unter inländischen Unternehmen als E-Rechnung ausgestellt werden, sobald für Sie die E-Rechnungspflicht gilt, und in der Schlussrechnung ziehen Sie die bereits vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Umsatzsteuer ab.
Veröffentlicht am · Zuletzt geprüft am · Redaktion Invoya
Wer größere Aufträge über Wochen oder Monate ausführt, verlangt zwischendurch Geld: im Bau und im Handwerk ebenso wie bei Agenturen oder im Maschinenbau. Diese Seite erklärt, was das Umsatzsteuerrecht für Abschlags- und Schlussrechnungen verlangt, wie beides in einer E-Rechnung abgebildet wird und wie das an einem Rechenbeispiel aussieht. Die Besonderheiten im Handwerk stehen im Ratgeber E-Rechnung für Handwerker.
Abschlag, Anzahlung, Teilrechnung: die Begriffe
Ob ein Dokument Abschlags-, Anzahlungs- oder Vorauszahlungsrechnung heißt, ist umsatzsteuerlich gleich. Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es bezeichnet wird (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Entscheidend ist, ob die Leistung schon erbracht ist.
| Art | Leistung erbracht? | Steuer entsteht | Rechnungsart in der E-Rechnung (BT-3) |
|---|---|---|---|
| Abschlags- oder Anzahlungsrechnung | nein, Geld vor der Leistung | mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Zahlung eingeht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG) | 326 Teilrechnung oder 386 Vorauszahlungsrechnung; im Bau 875 |
| Teilrechnung über eine Teilleistung | ja, ein abgrenzbarer Teil mit eigenem Entgelt ist fertig | mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Teilleistung ausgeführt ist (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 2 und 3 UStG) | 326 Teilrechnung; im Bau 876 Teilschlussrechnung |
| Schluss- oder Endrechnung | ja, die gesamte Leistung | mit Ausführung der Leistung, soweit nicht schon durch Anzahlungen entstanden | 380 Rechnung; im Bau 877 Schlussrechnung |
Für Rechnungen über Anzahlungen gelten die allgemeinen Vorschriften sinngemäß (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG). Sie brauchen also dieselben Pflichtangaben, mit einer Abweichung: Statt des Leistungszeitpunkts geben Sie den voraussichtlichen Zeitpunkt oder Kalendermonat der Leistung an, und an die Stelle des Entgelts tritt die Anzahlung (Abschnitt 14.8 Abs. 4 UStAE). Aus der Rechnung muss hervorgehen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Abschläge?
Ja. Für Rechnungen über Anzahlungen gelten die Absätze 1 bis 4 des § 14 UStG sinngemäß (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG), also auch die Pflicht zur E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen aus § 14 Abs. 2. Stellen Sie einem anderen inländischen Unternehmen eine Abschlagsrechnung über mehr als 250 Euro, muss sie eine E-Rechnung sein, sobald Ihre Übergangsfrist abgelaufen ist.
Für den Übergang gilt eine Erleichterung: Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Stichtag Ihrer Pflicht erteilt werden, müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach folgen (Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums, Frage 7b). Die Schlussrechnung, die Sie nach dem Stichtag ausstellen, ist dagegen eine E-Rechnung.
Ab wann Ihre Pflicht beginnt, hängt vom Gesamtumsatz des Vorjahres ab. Das zeigt der Pflicht-Check, ausführlich der Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Die Rechnungsart in der E-Rechnung
Jede E-Rechnung trägt im Feld BT-3 einen Code für die Rechnungsart aus der Codeliste UNTDID 1001. Die Norm EN 16931 kennt dafür unter anderem 326 (Teilrechnung), 380 (Rechnung), 386 (Vorauszahlungsrechnung, deren Betrag von der Schlussrechnung abgezogen wird) sowie für Bauprojekte 875 (Teilrechnung), 876 (Teilschlussrechnung) und 877 (Schlussrechnung).
Die XRechnung empfiehlt mit ihrer Regel BR-DE-17 nur die Codes 326, 380, 384, 389, 381, 875, 876 und 877. Ein anderer Code, auch 386, führt bei der Prüfung zu einer Warnung, nicht zu einem Fehler. Fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach, welche Rechnungsart sein System erwartet.
Der passende Code kann zugleich der nötige Hinweis sein: Nach Abschnitt 14.5 Abs. 16 UStAE in der Fassung vom 15. Oktober 2025 lässt sich bei einer E-Rechnung kenntlich machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird, indem Sie eine entsprechende Rechnungsart verwenden. Ein zusätzlicher Satz wie „Abschlagsrechnung, Leistung voraussichtlich im März 2027“ schadet nicht.
Anzahlungen in der Schlussrechnung abziehen
In der Endrechnung über die gesamte Leistung sind die vorher vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn Sie über die Teilentgelte Rechnungen ausgestellt haben (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Bei mehreren Abschlägen genügen die Summen (Abschnitt 14.8 Abs. 7 UStAE). Ein Beispiel mit 19 Prozent Umsatzsteuer:
| Position | Netto | Umsatzsteuer 19 % | Brutto |
|---|---|---|---|
| 1. Abschlagsrechnung | 10.000,00 € | 1.900,00 € | 11.900,00 € |
| 2. Abschlagsrechnung | 10.000,00 € | 1.900,00 € | 11.900,00 € |
| Schlussrechnung: gesamte Leistung | 30.000,00 € | 5.700,00 € | 35.700,00 € |
| abzüglich vereinnahmte Abschläge | −20.000,00 € | −3.800,00 € | −23.800,00 € |
| noch zu zahlen | 10.000,00 € | 1.900,00 € | 11.900,00 € |
In der E-Rechnung bildet die Norm das so ab: Der Gesamtbetrag mit Steuer steht in BT-112 (35.700 Euro), die bereits gezahlten Beträge in BT-113 „Paid amount“ (23.800 Euro). Der zu zahlende Betrag BT-115 ergibt sich nach der Geschäftsregel BR-CO-16 aus BT-112 minus BT-113, hier 11.900 Euro.
BT-113 ist nur ein Gesamtbetrag ohne Aufteilung in Entgelt und Steuer. Die Aufstellung der abgezogenen Teilentgelte und Steuerbeträge darf nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums in einem beigefügten, unstrukturierten Anhang der E-Rechnung stehen, wenn der strukturierte Teil ausdrücklich auf diesen Anhang hinweist. Diese Regel stammt aus Randnummer 48 des Schreibens vom 15. Oktober 2024, auf die Abschnitt 14.8 Abs. 7 UStAE seit Oktober 2025 verweist, und gilt auch nach dem 31. Dezember 2027 weiter (Fragen und Antworten, Frage 7b).
Statt einer Endrechnung können Sie auch nur über den Rest abrechnen (Restrechnung). Dann erscheinen die Abschläge darin nicht (Abschnitt 14.8 Abs. 11 UStAE).
Was passiert, wenn der Abzug fehlt
Fehlen in der Endrechnung die Abschläge, schulden Sie die gesamte darin ausgewiesene Steuer. Den Teil, der auf die Abschläge entfällt, schulden Sie dann ein zweites Mal nach § 14c Abs. 1 UStG; Ihr Kunde darf nur die Steuer auf den Restbetrag als Vorsteuer abziehen (Abschnitt 14.8 Abs. 10 UStAE). Eine berichtigte Endrechnung behebt das.
Wie eine Berichtigung als E-Rechnung aussieht, erklärt der Ratgeber E-Rechnung korrigieren oder stornieren. Wird eine Abschlagsrechnung nicht bezahlt, entsteht keine Steuer, und eine Berichtigung ist nicht nötig (Abschnitt 14.8 Abs. 2 und 5 UStAE).
Bauleistungen mit § 13b UStG
Erbringen Sie Bauleistungen an einen Bauunternehmer, schuldet er die Steuer, auch auf Abschläge: Sie entsteht bei ihm mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem er zahlt (§ 13b Abs. 4 Satz 2 UStG). Ihre Abschlags- und Schlussrechnungen weisen dann keine Umsatzsteuer aus und enthalten die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG). Im Rechenbeispiel fallen die Spalten mit Steuer weg; in BT-113 stehen die gezahlten Nettobeträge.
Mehr zu Bauleistungen, Gewerken und Leistungsverzeichnissen im Ratgeber E-Rechnung für Handwerker.
Worauf Sie bei der Software achten
- Rechnungsart wählbar, mindestens 326 und für Bauprojekte 875 bis 877.
- Feld für bereits gezahlte Beträge (BT-113), damit der Zahlbetrag stimmt.
- Anhang in der E-Rechnung, um die abgezogenen Abschläge aufzuschlüsseln.
- Bezug der Schlussrechnung auf die Abschlagsrechnungen, etwa über deren Nummern.
Invoya kann das derzeit nicht: Es erstellt Rechnungen mit der Rechnungsart 380 und Korrekturrechnungen mit 381, setzt aber weder die Codes für Teil-, Vorauszahlungs- und Bau-Rechnungen noch das Feld BT-113. Was Invoya kann, steht auf der Seite E-Rechnungen erstellen.
Häufige Fragen
Muss eine Abschlagsrechnung eine E-Rechnung sein?
Ja, wenn sie an ein anderes inländisches Unternehmen geht und für Sie die E-Rechnungspflicht gilt. Abschlagsrechnungen, die vor diesem Stichtag ausgestellt werden, müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung später folgen.
Welche Rechnungsart hat eine Abschlagsrechnung in der XRechnung?
Die XRechnung lässt ohne Warnung unter anderem 326 (Teilrechnung) und für Bauprojekte 875 bis 877 zu. Der Code 386 (Vorauszahlungsrechnung) gehört zur Norm, erzeugt in der XRechnung aber eine Warnung.
Wie ziehe ich Abschläge in der Schlussrechnung ab?
Sie rechnen über die gesamte Leistung ab und setzen die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). In der E-Rechnung steht die Summe der Zahlungen in BT-113; die Aufschlüsselung darf in einem Anhang stehen, auf den der strukturierte Teil hinweist.
Was passiert, wenn ich die Abschläge in der Schlussrechnung vergesse?
Dann schulden Sie die gesamte ausgewiesene Steuer, den Anteil der Abschläge also doppelt. Eine berichtigte Schlussrechnung behebt das.
Wann entsteht die Umsatzsteuer bei einer Anzahlung?
Mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Zahlung eingeht, nicht schon mit der Rechnung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Wird weniger gezahlt als berechnet, entsteht die Steuer nur auf den gezahlten Betrag.
Wie betrifft das Ihren Betrieb?
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Quellen
- § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 13 Umsatzsteuergesetz (UStG): Entstehung der Steuer (Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe a: Teilleistungen und vor der Leistung vereinnahmte Entgelte)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.8: Rechnungserteilung bei der Istversteuerung von Anzahlungen (Anzahlungsrechnung, Endrechnung, Restrechnung), Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe des BMFFassung: Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe 2024 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.5: Pflichtangaben in der Rechnung (Absätze 10 bis 14: fortlaufende Nummer, Lücken, Nummernkreise, Ausnahmen), Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe des BMF; die Absätze 12 und 14 hat das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 neu gefasstFassung: Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe 2024; Absätze 10 und 11 durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 nicht geändert · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Fassung: FAQ-Seite des BMF mit Stand März 2026 (Seitendatum 23.03.2026) · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- UN/CEFACT-Codeliste UNCL1001, Rechnungsarten für Rechnungen (unter anderem 326 Teilrechnung, 380 Rechnung, 384 korrigierte Rechnung, 386 Vorauszahlungsrechnung, 389 Gutschrift im Gutschriftsverfahren, 875 bis 877 Teil-, Teilschluss- und Schlussrechnung für Bauprojekte), Teilmenge in der Peppol-BIS-DokumentationCodeliste D.16B · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): Schematron-Regeln des Standards XRechnung mit den nationalen Geschäftsregeln BR-DE (zum Beispiel BR-DE-1 Zahlungsanweisungen, BR-DE-2 und BR-DE-5 bis BR-DE-7 Kontakt des Verkäufers, BR-DE-15 Käuferreferenz, BR-DE-17 empfohlene Rechnungsarten in BT-3)Release 2.6.0 vom 02.09.2026 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- OpenPeppol: Geschäftsregeln der Norm EN 16931 in der Peppol-BIS-Dokumentation (zum Beispiel BR-02 Rechnungsnummer BT-1, BR-07 Name des Käufers BT-44, BR-10 Anschrift des Käufers BG-8, BR-CO-16 zu zahlender Betrag BT-115)Peppol BIS Billing 3.0 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 13b Umsatzsteuergesetz (UStG): Leistungsempfänger als Steuerschuldner (Absatz 2 Nummer 4 und Absatz 5: Bauleistungen)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
- § 14a Umsatzsteuergesetz (UStG): Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen (Absatz 5: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
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