E-Rechnung für Handwerker: Was gilt wann?

Kurz gesagt

Was ab 2025, 2027 und 2028 gilt

• Seit 1. Januar 2025: Jeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt.
• Umsätze 2025 und 2026: Sie dürfen noch Papierrechnungen schreiben, mit Zustimmung des Kunden auch eine PDF per E-Mail.
• Umsätze 2027: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, müssen Rechnungen an gewerbliche Kunden im Inland E-Rechnungen sein. Sonst gilt die Übergangsregel noch ein Jahr.
• Ab 2028: Die E-Rechnung ist bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen Pflicht, soweit keine Ausnahme gilt.

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt eine eigene Ausnahme, siehe E-Rechnung für Kleinunternehmer. Ob Ihr Betrieb 2027 oder 2028 dran ist, zeigt der Pflicht-Check.

Bauleistungen und § 13b UStG

Erbringen Sie Bauleistungen an einen anderen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet dieser die Umsatzsteuer (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 5 UStG). Typisch ist der Subunternehmer, der für einen Generalunternehmer arbeitet. Als Nachweis dient oft eine Bescheinigung des Finanzamts, die höchstens drei Jahre gilt.

Für die Rechnung heißt das (§ 14a Abs. 5 UStG):

• Sie weisen keine Umsatzsteuer aus.
• Die Rechnung muss die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten.
• Sind Sie und Ihr Auftraggeber im Inland ansässig, gilt die E-Rechnungspflicht auch hier. Das Bundesfinanzministerium sagt das ausdrücklich für Umsätze nach § 13b UStG.

In der E-Rechnung steht die Steuerschuldnerschaft nicht nur als Text, sondern als eigene Steuerkategorie im strukturierten Teil. Achten Sie darauf, dass Ihr Programm diese Kategorie setzt und nicht einfach 0 Prozent Steuer ausweist.

Leistungsbeschreibung: Bei Bauleistungen genügt es nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums derzeit, im strukturierten Teil die Gewerke mit ihren Summen anzugeben. Das ausführliche Leistungsverzeichnis gehört dann als lesbare Anlage in die E-Rechnung, und der strukturierte Teil muss eindeutig darauf hinweisen.

Abschlags- und Schlussrechnungen

Abschlags- und Anzahlungsrechnungen sind Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 Abs. 5 UStG). Für sie gelten dieselben Regeln wie für jede andere Rechnung, also auch die E-Rechnungspflicht, sobald sie für Sie greift.

• Stellen Sie eine Abschlagsrechnung noch vor dem Stichtag Ihrer Pflicht, muss sie keine E-Rechnung sein. Das gilt auch, wenn Leistung und Zahlung erst danach kommen.
• In der Schlussrechnung ziehen Sie die bereits erhaltenen Abschläge und die darauf entfallende Steuer ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG).
• Diese Abzüge dürfen nach Angaben des Bundesfinanzministeriums auch in einer unstrukturierten Anlage zur E-Rechnung stehen, wenn der strukturierte Teil ausdrücklich darauf hinweist. Die Regel gilt auch nach 2027 weiter.

Ändert sich nach der Rechnung der Leistungsumfang, etwa durch ein neues Aufmaß, ist grundsätzlich eine Berichtigung der Rechnung nötig. Skonto oder ein Nachlass wegen einer Mängelrüge brauchen dagegen keine Berichtigung.

Wie eine Berichtigung als E-Rechnung aussieht, erklärt der Ratgeber E-Rechnung korrigieren oder stornieren.

Rechnungen an Privatkunden

Privatkunden brauchen keine E-Rechnung. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.

Eine Rechnung schreiben müssen Sie trotzdem, wenn Sie für einen Privatkunden eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringen, zum Beispiel eine Badsanierung oder eine Dachreparatur. Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG).

• Papier ist immer erlaubt. Eine PDF oder eine E-Rechnung nur mit Zustimmung des Kunden. Die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen.
• Der Privatkunde muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Auf diese Pflicht müssen Sie in der Rechnung hinweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG).
• Ob der Kunde Eigentümer des Grundstücks ist, spielt keine Rolle.

Aufträge von Behörden

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten neben dem Umsatzsteuergesetz eigene Vorschriften. Für den Bund ist das die E-Rechnungsverordnung (ERechV). Sie verlangt seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen, ausgenommen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 Euro (§ 3 ERechV).

• Format: grundsätzlich XRechnung, ein anderes Format nur, wenn es der europäischen Norm entspricht (§ 4 ERechV).
• Pflichtangaben zusätzlich zum Umsatzsteuergesetz: Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse (§ 5 ERechV).
• Übermittlung: über das Rechnungsportal des Bundes, die OZG-RE. Dafür ist eine einmalige, kostenfreie Registrierung nötig.

Länder und Kommunen haben eigene Regeln. Fragen Sie beim Auftrag nach Format, Leitweg-ID und Einreichungsweg. Was die Leitweg-ID ist und wo sie steht, erklärt der Ratgeber Leitweg-ID.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Gesamtumsatz 2026 abschätzen: Liegt er über 800.000 Euro, beginnt Ihre Pflicht mit Umsätzen ab 1. Januar 2027.
• Kundenliste trennen: gewerbliche Kunden im Inland, Privatkunden, Behörden, Bauunternehmer mit § 13b.
• E-Mail-Adressen für Rechnungen bei gewerblichen Kunden erfragen.
• Rechnungsvorlage prüfen: vollständige Anschrift des Kunden, Leistungszeitraum, Steuerkategorie bei § 13b, Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht bei Privatkunden.
• Für Bauleistungen klären, wie das Leistungsverzeichnis als Anlage in die E-Rechnung kommt.
• Eingehende E-Rechnungen von Großhändlern unverändert aufbewahren, siehe E-Rechnungen aufbewahren.

Mit Invoya erstellen Sie XRechnung und ZUGFeRD. Die Steuerart „Reverse Charge (§ 13b)“ wählen Sie je Position, die Leitweg-ID hinterlegen Sie beim Kunden. Im Tarif Free sind fünf validierte Rechnungen im Monat kostenlos. Kostenlos registrieren oder Tarife ansehen.

Häufige Fragen

Quellen

1. § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
2. § 14a Umsatzsteuergesetz (UStG): Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen (Absatz 5: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
3. § 13b Umsatzsteuergesetz (UStG): Leistungsempfänger als Steuerschuldner (Absatz 2 Nummer 4 und Absatz 5: Bauleistungen)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
4. § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG): Aufbewahrung von Rechnungen (acht Jahre)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
5. § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz (UStG): Übergangsregelung zur Rechnungsstellung 2025 bis 2027geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
6. § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen über Kleinbeträge (bis 250 Euro)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
7. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
8. Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Fassung: FAQ-Seite des BMF mit Stand März 2026 (Seitendatum 23.03.2026) · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
9. Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung, ERechV), insbesondere §§ 3 bis 5geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
10. Beschaffungsamt des BMI: E-Rechnung an den Bund (Rechnungseingangsplattform OZG-RE, Übertragungswege, Pflicht seit 27.11.2020)von der Redaktion geprüft am 07.10.2026