E-Rechnung an Behörden: So reichen Sie sie ein
Für eine E-Rechnung an eine Behörde brauchen Sie die Leitweg-ID aus dem Auftrag und eine XRechnung, die Sie beim Bund nach einmaliger kostenfreier Registrierung über die Rechnungseingangsplattform OZG-RE einreichen, per Weberfassung, Upload, E-Mail oder Peppol.
Veröffentlicht am · Zuletzt geprüft am · Redaktion Invoya
Aufträge von Städten, Ländern oder dem Bund sind für Handwerksbetriebe interessant, aber die Rechnung läuft anders als an Firmen: eigene Adresse, festes Format, zentrales Portal. Diese Seite führt Sie Schritt für Schritt durch den Weg beim Bund. Was die Leitweg-ID ist, steht im Ratgeber Leitweg-ID, die allgemeinen Übermittlungswege unter E-Rechnung versenden.
Wann Sie eine E-Rechnung stellen müssen
| Auftraggeber | Was gilt | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Bund | Die E-Rechnungsverordnung (ERechV) verlangt elektronische Rechnungen. Ausgenommen sind Rechnungen nach einem Direktauftrag bis zu 1.000 Euro (§ 3 ERechV). | XRechnung über die OZG-RE einreichen |
| Länder und Kommunen | Die ERechV regelt das öffentliche Auftragswesen des Bundes. Einige Länder nutzen die OZG-RE des Bundes mit; ob das im Einzelfall geht, teilt der Auftraggeber bei der Beauftragung mit. | Format, Leitweg-ID und Einreichungsweg beim Auftraggeber erfragen |
Handelt die Behörde unternehmerisch, gelten zusätzlich die umsatzsteuerlichen Regeln zur E-Rechnung. Beide gelten nebeneinander, maßgeblich ist die strengere (Randnummern 24 und 25 des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2026). Außerdem sind vertragliche Vereinbarungen mit dem Auftraggeber zu beachten.
Schritt für Schritt zur eingereichten Rechnung
- Leitweg-ID erfragen. Sie steht im Auftrag oder in der Bestellung; sonst fragen Sie die beauftragende Stelle. Verwenden Sie nur die ID, die Ihnen bei der Auftragserteilung genannt wurde.
- Weg klären. Fragen Sie, ob der Auftraggeber über die OZG-RE abrechnet oder einen eigenen Weg nennt.
- Registrieren. Für die OZG-RE ist eine einmalige Registrierung nötig. Sie ist kostenfrei.
- XRechnung erstellen. Der Bund verlangt im Regelfall das Format XRechnung (§ 4 ERechV). Mit Invoya tragen Sie die Leitweg-ID beim Kunden ein.
- Pflichtangaben prüfen: Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (§ 5 Abs. 1 ERechV), dazu Lieferanten- und Bestellnummer, wenn der Auftraggeber sie genannt hat (§ 5 Abs. 2 ERechV). Diese beiden Nummern gibt Invoya derzeit nicht aus, siehe „Mit Invoya an die Behörde“.
- Einreichen über Weberfassung, Upload, E-Mail oder Peppol (siehe unten).
- Status verfolgen. Die Plattform zeigt den Status (bereitgestellt, abgeholt, zurückgewiesen, Duplikat erkannt); eine E-Mail-Benachrichtigung gibt es derzeit nicht.
Die Übertragungswege zur OZG-RE
| Weg | Geeignet für | Hinweis |
|---|---|---|
| Weberfassung | Betriebe ohne Software für E-Rechnungen oder mit wenigen Rechnungen | Sie geben die Daten in der Plattform ein. |
| Upload | wenige, bereits erzeugte E-Rechnungen | Sie laden die XML-Datei hoch. |
| hohes Rechnungsvolumen | Die Plattform gibt Größenlimits je Kanal vor. | |
| Peppol | hohes Rechnungsvolumen | Braucht einen Peppol-Dienstleister. Invoya bietet Peppol nicht an. |
Mit Invoya laden Sie die XML-Datei der XRechnung herunter, reichen sie über den Upload der OZG-RE („Extern erstellte Rechnung einreichen“) ein und markieren die Rechnung in Invoya als versendet.
Checkliste vor dem Versand
- Leitweg-ID unverändert aus dem Auftrag übernommen, mit Bindestrichen und ohne Leerzeichen.
- Rechnung als XRechnung (XML) vorhanden, nicht nur als PDF.
- Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und Ihre E-Mail-Adresse stehen drin.
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers ist angegeben.
- Rechnungsnummer ist neu; eine gleiche Nummer erkennt die Plattform als Duplikat.
- Falls der Auftraggeber Anlagen (etwa das Leistungsverzeichnis) verlangt: Sie müssen in die Rechnung eingebettet sein, nicht getrennt verschickt werden. Mit Invoya geht das derzeit nicht, siehe unten.
- Registrierung und Zugang zum gewählten Übertragungsweg sind eingerichtet.
Eine formale Prüfung vor dem Versand leistet der kostenlose Check der Leitweg-ID. Den Rest prüft die Plattform beim Einreichen.
Typische Ablehnungsgründe
Die OZG-RE prüft jede Rechnung automatisch. Es gibt zwei Ebenen: Die Plattform weist wegen formal-rechnerischer Fehler zurück, der Empfänger wegen inhaltlicher oder sachlicher Fehler. In beiden Fällen berichtigen Sie die Rechnung und übermitteln sie neu.
| Grund | Was dahintersteckt | Abhilfe |
|---|---|---|
| Leitweg-ID nicht valide | Bindestriche falsch gesetzt oder Leerzeichen vor oder hinter der Eingabe | ID aus dem Auftrag neu kopieren, im Zweifel Auftraggeber fragen |
| Pflichtangaben fehlen | Bankverbindung, Zahlungsbedingungen oder E-Mail-Adresse nicht angegeben | Angaben ergänzen (§ 5 ERechV) |
| Steuernummernfehler (BR-CO-9, BR-CO-26) | Keines der Felder BT-31, BT-32 oder BT-63 ist befüllt | Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers eintragen |
| Falsches Format | Ein PDF allein gilt nicht als E-Rechnung; bei ZUGFeRD wird nur die XML ausgewertet | XRechnung als XML einreichen |
| Anlagen | Anlagen müssen eingebettet sein und dürfen nicht separat per E-Mail kommen | Anlage in die Rechnung einbetten |
| Duplikat | Eine Rechnung mit derselben Rechnungsnummer wurde kürzlich gesendet | Neue Nummer nur für eine neue Rechnung, sonst nicht erneut senden |
Mit Invoya an die Behörde
In Invoya hinterlegen Sie die Leitweg-ID beim Kunden; sie steht dann in der XRechnung im Feld BT-10. Bevor Sie ausstellen, prüft Invoya Pflichtfelder. Das ersetzt nicht die Prüfung der Plattform. Bestell- und Lieferantennummer sowie eingebettete Anlagen gibt Invoya derzeit nicht aus. Verlangt der Auftraggeber sie, nutzen Sie die Weberfassung der OZG-RE. Mehr zur Erstellung im Ratgeber XRechnung erstellen. Kostenlos registrieren oder Tarife ansehen.
Häufige Fragen
Wie sende ich eine E-Rechnung an den Bund?
Über die Rechnungseingangsplattform OZG-RE nach einmaliger kostenfreier Registrierung, per Weberfassung, Upload, E-Mail oder Peppol, mit der Leitweg-ID aus dem Auftrag.
Muss ich an Behörden eine XRechnung schicken?
Der Bund verlangt im Regelfall die XRechnung, ein anderer Standard ist zulässig, wenn er die europäische Norm erfüllt. Bei Ländern und Kommunen nennt der Auftraggeber das Format.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch bei kleinen Aufträgen der Behörde?
Beim Bund sind Rechnungen nach einem Direktauftrag bis zu 1.000 Euro von der Pflicht ausgenommen. Darüber ist eine E-Rechnung nötig.
Warum wurde meine E-Rechnung zurückgewiesen?
Häufig sind die Leitweg-ID falsch geschrieben, Pflichtangaben fehlen oder es wurde nur ein PDF gesendet. Berichtigen Sie die Rechnung und übermitteln Sie sie neu.
Wie betrifft das Ihren Betrieb?
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Quellen
- Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung, ERechV), insbesondere §§ 3 bis 5geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Beschaffungsamt des BMI: E-Rechnung an den Bund (Rechnungseingangsplattform OZG-RE, Übertragungswege, Pflicht seit 27.11.2020)von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Beschaffungsamt des BMI: Weberfassung auf der Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE) für Rechnungssteller ohne eigene Software; Registrierung erforderlichvon der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Beschaffungsamt des BMI: Häufige Fragen zur E-Rechnung an den Bund (Zurückweisung, Prüfung der Plattform, Leitweg-ID, Formate, Statusanzeigen)von der Redaktion geprüft am 03.11.2026
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): Leitweg-ID Format-Spezifikation, Version 2.0.2Fassung vom 28.07.2021 · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), XStandards Einkauf: Standard XRechnung (Spezifikation, Syntaxen UBL und CII, Validator)XRechnung 3.0.2 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- OpenPeppol AISBL: Über Peppol (Netzwerk zum Austausch elektronischer Geschäftsdokumente, Vier-Ecken-Modell mit akkreditierten Dienstleistern)Seite ohne Datumsangabe · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 (GZ III C 5 - S 7287-a/00019/021/017): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025, Ergänzende Regelungen. Es ergänzt die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320) und vom 15. Oktober 2025 (BStBl I S. 1806) und ändert den Umsatzsteuer-AnwendungserlassFassung: Schreiben vom 15.10.2026 · von der Redaktion geprüft am 03.11.2026
Veröffentlicht am , zuletzt inhaltlich geprüft am . Die Daten bei den Quellen nennen deren Fassung und unsere Prüfung. Gesetze und Verwaltungsauffassung können sich ändern. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.