E-Rechnung versenden: E-Mail, Portal oder Peppol
Eine E-Rechnung dürfen Sie auf jedem Weg übermitteln, auf den Sie sich mit Ihrem Kunden einigen, etwa per E-Mail, über ein Portal, eine Schnittstelle oder das Netzwerk Peppol, und an andere inländische Unternehmen brauchen Sie dafür keine Zustimmung, während eine PDF-Rechnung elektronisch nur mit Zustimmung des Empfängers verschickt werden darf.
Veröffentlicht am · Zuletzt geprüft am · Redaktion Invoya
Eine E-Rechnung zu erstellen ist der eine Teil, sie beim Kunden ankommen zu lassen der andere. Diese Seite erklärt, welche Übermittlungswege es gibt, wann der Empfänger einverstanden sein muss, was im Anhang und was in der E-Mail steht und wie Sie belegen, dass Sie richtig versendet haben. Wie die Gegenseite mit eingehenden E-Rechnungen umgeht, beschreibt der Ratgeber E-Rechnung empfangen.
Welche Übermittlungswege erlaubt sind
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Weg vor. Das Bundesfinanzministerium nennt als Beispiele den Versand per E-Mail, den Download über ein Internetportal, EDI, die Bereitstellung über eine elektronische Schnittstelle und den gemeinsamen Zugriff auf einen zentralen Speicherort (Abschnitt 14.1 Abs. 4 UStAE in der Fassung vom 15. Oktober 2025). Auf welchen Weg sich die Vertragsparteien einigen, klären sie untereinander.
| Weg | So funktioniert es | Was der Empfänger braucht |
|---|---|---|
| Die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF hängt an einer E-Mail. | ein E-Mail-Postfach, ein eigenes nur für Rechnungen ist nicht nötig | |
| Portal | Der Kunde lädt die Rechnung aus einem Kundenkonto herunter, oder Sie laden sie in sein Lieferantenportal hoch. | Zugang zum Portal |
| Schnittstelle oder EDI | Die Programme beider Seiten tauschen die Daten direkt aus. | eine vereinbarte technische Anbindung |
| Peppol | Ein Netzwerk, in dem beide Seiten über einen akkreditierten Peppol-Dienstleister angebunden sind. | einen eigenen Peppol-Dienstleister |
| Rechnungsportal einer Behörde | Beim Bund die OZG-RE: Weberfassung, Upload, E-Mail oder Peppol. | eine einmalige Registrierung des Rechnungsstellers, eine Leitweg-ID |
Peppol nennt das Bundesfinanzministerium nicht eigens. Es ist ein europäisches Netzwerk zum Austausch elektronischer Geschäftsdokumente nach dem Vier-Ecken-Modell: Absender und Empfänger wählen je einen eigenen akkreditierten Dienstleister, die Dienstleister tauschen die Dokumente untereinander aus. Für kleine Betriebe ist die E-Mail meist der naheliegende Weg, weil der Empfang damit ohne weitere Technik möglich ist.
Wann der Empfänger zustimmen muss
- E-Rechnung an ein anderes inländisches Unternehmen: keine Zustimmung nötig (Abschnitt 14.1 Abs. 4 UStAE). Der Empfänger muss den Empfang ermöglichen und hat keinen Anspruch auf eine Rechnung in anderer Form (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE).
- PDF oder ein anderes elektronisches Format, das keine E-Rechnung ist: nur mit Zustimmung (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Unter inländischen Unternehmen ist das nur noch bis zum Ende der Übergangsfrist erlaubt (§ 27 Abs. 38 UStG).
- E-Rechnung an Privatkunden oder über Leistungen, für die keine Rechnungspflicht besteht, etwa steuerfreie Vermietungen: nur mit Zustimmung (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE).
- Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen Sie an inländische Unternehmen als E-Rechnung ohne Zustimmung schicken, als PDF nur mit Zustimmung.
Die Zustimmung braucht keine Form. Sie kann in einer Rahmenvereinbarung oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen stehen, nachträglich erklärt werden oder sich daraus ergeben, dass der Kunde Ihre elektronischen Rechnungen widerspruchslos annimmt (Abschnitt 14.1 Abs. 7 UStAE). Eine Papierrechnung ist zulässig, solange keine Pflicht zur E-Rechnung besteht.
Per E-Mail: Was in den Anhang gehört
Die Rechnung ist die angehängte Datei, nicht die E-Mail. Angaben im Text einer E-Mail sind nach Auffassung der Finanzverwaltung eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung (Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE). Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen; ein Verweis auf eine Anlage genügt dafür nicht (Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums, Frage 7a).
Den Text der E-Mail gestalten Sie frei. Sinnvoll sind Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit im Betreff oder Text, damit die Buchhaltung des Kunden die Mail zuordnen kann. Bei einem ZUGFeRD-PDF sind die eingebetteten XML-Daten führend, nicht das Bild der Rechnung. Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise können als Anhang in der E-Rechnung enthalten sein (Frage 7a).
Fragen Sie gewerbliche Kunden nach der Adresse, an die Rechnungen gehen sollen. Wie versendete und empfangene E-Rechnungen aufzubewahren sind, erklärt der Ratgeber E-Rechnungen aufbewahren.
Rechnungen an Behörden
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten neben dem Umsatzsteuerrecht eigene Vorschriften. Der Bund verlangt, dass elektronische Rechnungen über ein Verwaltungsportal des Bundes übermittelt werden (§ 4 Abs. 3 ERechV). Seit September 2025 nimmt die Bundesverwaltung E-Rechnungen zentral über die OZG-RE an. Sie bietet Weberfassung, Upload, E-Mail und Peppol; eine kostenfreie Registrierung ist für jeden dieser Wege nötig.
Länder und Kommunen betreiben eigene Portale und Regeln. Die Leitweg-ID des Auftraggebers gehört in die Käuferreferenz BT-10, siehe Leitweg-ID; prüfen können Sie sie mit dem Werkzeug Leitweg-ID prüfen.
Zugang, Nachweis und Rückläufer
Kann ein inländisches Unternehmen keine E-Rechnung empfangen oder verweigert es die Annahme, gelten Ihre umsatzsteuerlichen Pflichten trotzdem als erfüllt, wenn Sie eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht haben, zum Beispiel belegt durch ein Sendeprotokoll (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE).
- Bewahren Sie Versanddatum, Empfängeradresse und die versendete Datei auf.
- Kommt eine E-Mail als unzustellbar zurück, ist die Rechnung nicht angekommen. Klären Sie die Adresse und senden Sie dieselbe Datei erneut.
- Dieselbe E-Rechnung mehrfach zu senden ist unschädlich, solange es inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung sind (Abschnitt 14c.1 Abs. 4 UStAE in der Fassung vom 15. Oktober 2025). Eine neue Rechnung mit neuer Nummer erstellen Sie dafür nicht.
Ein Mailserver bestätigt nicht, dass eine Nachricht gelesen wurde. Ob und wann die Rechnung zivilrechtlich zugegangen ist, etwa für Zahlungsfristen, ist eine Frage des Einzelfalls.
Versand mit Invoya
Invoya versendet E-Rechnungen per E-Mail: Im Anhang stehen die XRechnung als XML-Datei und das ZUGFeRD-PDF. Antworten Ihres Kunden gehen an Ihre eigene Adresse, auf Wunsch erhalten Sie eine Kopie in CC. Kommt die Mail als unzustellbar zurück, sehen Sie das an der Rechnung, spätestens etwa 15 Minuten später.
Weil kein Mailserver eine Zustellung positiv bestätigt, zeigt Invoya nach 48 Stunden ohne Rückläufer ehrlich „Kein Rückläufer – vermutlich zugestellt“. Haben Sie eine Rechnung auf anderem Weg übergeben, etwa im Portal einer Behörde hochgeladen, markieren Sie sie als versendet; die XML-Datei laden Sie dafür herunter.
Peppol bietet Invoya derzeit nicht an. Mehr zum Versand auf der Seite E-Rechnungen erstellen, die Tarife auf der Seite Preise.
Häufige Fragen
Darf ich eine E-Rechnung per E-Mail verschicken?
Ja. Das Gesetz schreibt keinen Übermittlungsweg vor, und die E-Mail ist ausdrücklich als Beispiel genannt. Für den Empfang genügt beim Kunden ein E-Mail-Postfach.
Muss der Kunde einer E-Rechnung zustimmen?
Ein inländisches Unternehmen nicht, es muss E-Rechnungen empfangen können. Privatkunden müssen einer E-Rechnung zustimmen, ebenso jeder Empfänger einer PDF-Rechnung per E-Mail.
Ist die E-Mail selbst die Rechnung?
Nein. Die Rechnung ist die angehängte XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF. Angaben im Text der E-Mail sind keine E-Rechnung.
Muss ich E-Rechnungen über Peppol versenden?
Nein. Peppol ist ein möglicher Weg unter mehreren. Auch die Behörden des Bundes nehmen E-Rechnungen außer über Peppol per E-Mail, Upload und Weberfassung an.
Was tun, wenn die E-Rechnung als unzustellbar zurückkommt?
Klären Sie die Adresse und senden Sie dieselbe Datei erneut. Eine E-Rechnung mehrfach als inhaltlich identisches Mehrstück zu übersenden ist unschädlich.
Wie betrifft das Ihren Betrieb?
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Quellen
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Fassung: FAQ-Seite des BMF mit Stand März 2026 (Seitendatum 23.03.2026) · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz (UStG): Übergangsregelung zur Rechnungsstellung 2025 bis 2027geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung, ERechV), insbesondere §§ 3 bis 5geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Beschaffungsamt des BMI: E-Rechnung an den Bund (Rechnungseingangsplattform OZG-RE, Übertragungswege, Pflicht seit 27.11.2020)von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- OpenPeppol AISBL: Über Peppol (Netzwerk zum Austausch elektronischer Geschäftsdokumente, Vier-Ecken-Modell mit akkreditierten Dienstleistern)Seite ohne Datumsangabe · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
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