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E-Rechnungspflicht prüfen: Ab wann muss mein Betrieb?

Empfangen müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen seit dem 01.01.2025. Ausstellen müssen Sie sie an andere Unternehmen im Inland ab dem 01.01.2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab dem 01.01.2028. Für Privatkunden, Kunden im Ausland, Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 € gilt keine Pflicht.

An wen gehen Ihre Rechnungen? (mehrere möglich)

Für 2027 zählt der Gesamtumsatz des Vorjahres, also 2026. Leer lassen, wenn Sie ihn noch nicht kennen.

Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG (keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen)?
Liegen die meisten Ihrer Rechnungen bei höchstens 250 € brutto?

Ihr Ergebnis

Sie müssen E-Rechnungen an Unternehmen in Deutschland ab dem 01.01.2027 ausstellen, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € liegt, sonst ab dem 01.01.2028.

  1. E-Rechnungen empfangen

    Pflichtseit 01.01.2025

    Sie müssen E-Rechnungen von Unternehmen in Deutschland annehmen und lesen können, auch als Kleinunternehmer. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach.

    Grundlage: § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG, keine Übergangsfrist für den Empfang; BMF-FAQ · § 14 UStG, BMF-FAQ · Ratgeber: E-Rechnung empfangen

  2. Ausstellen an Unternehmen in Deutschland: Umsätze 2025 und 2026

    Übergangbis 31.12.2026

    Noch keine Pflicht. Papier ist erlaubt, ein PDF mit Zustimmung des Kunden. Die Rechnung muss bis zum 31.12.2026 beim Kunden sein.

    Grundlage: § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG · § 27 UStG · Ratgeber: Die Übergangsfristen

  3. Ausstellen an Unternehmen in Deutschland: Umsätze 2027

    Hängt vom Umsatz abab 01.01.2027 oder 01.01.2028

    Das hängt von Ihrem Gesamtumsatz 2026 ab. Mehr als 800.000 €: E-Rechnung ab 01.01.2027. Höchstens 800.000 €: Papier und PDF bleiben 2027 erlaubt, die Pflicht beginnt am 01.01.2028.

    Grundlage: § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG · § 27 UStG · Ratgeber: Die Grenze von 800.000 Euro

  4. Ausstellen an Unternehmen in Deutschland: ab 2028

    Pflichtab 01.01.2028

    Die Übergangsregeln sind ausgelaufen. Rechnungen an Unternehmen in Deutschland sind dann für alle Betriebe E-Rechnungen, soweit keine Ausnahme gilt.

    Grundlage: § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG; § 27 Abs. 38 UStG gilt nur bis 31.12.2027 · § 14 UStG, § 27 UStG · Ratgeber: E-Rechnungspflicht 2027 und 2028

  5. Weitere Ausnahmen

    Hinweisimmer

    Keine E-Rechnung brauchen auch Fahrausweise, die als Rechnung gelten, und Leistungen an Organisationen, die selbst keine Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine.

    Grundlage: § 34 UStDV; BMF-FAQ · § 34 UStDV, BMF-FAQ · Ratgeber: Alle Ausnahmen

Allgemeine Orientierung, keine Steuerberatung.

Die Regeln im Überblick

Maßgeblich ist, wann Sie geliefert oder geleistet haben. Für die Stufe 2027 zählt der Gesamtumsatz des Jahres 2026: Wer nicht mehr als 800.000 € hatte, darf 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Genau 800.000 € zählen noch dazu.

Wann eine E-Rechnung nötig ist (Unternehmen mit Sitz in Deutschland)
FallWas giltGrundlage
E-Rechnungen empfangenPflicht seit 01.01.2025 für alle Unternehmen in Deutschland, auch Kleinunternehmer§ 14 Abs. 2 UStG
Ausstellen an Unternehmen, Umsätze 2025 und 2026Papier oder, mit Zustimmung, PDF erlaubt; Übermittlung bis 31.12.2026§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG
Ausstellen an Unternehmen, Umsätze 2027, Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 €Papier oder, mit Zustimmung, PDF erlaubt; Übermittlung bis 31.12.2027§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG
Ausstellen an Unternehmen, Umsätze 2027, Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €E-Rechnung Pflicht; vereinbartes EDI bis Ende 2027 erlaubt§ 27 Abs. 38 Nr. 2 und 3 UStG
Ausstellen an Unternehmen ab 2028E-Rechnung Pflicht für alle, soweit keine Ausnahme gilt§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG
KleinunternehmerDürfen immer sonstige Rechnungen ausstellen§ 34a UStDV
Rechnungen bis 250 € brutto, FahrausweiseDürfen immer sonstige Rechnungen sein§§ 33, 34 UStDV
PrivatkundenKeine E-Rechnungspflicht§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG
Kunden im AuslandKeine deutsche E-Rechnungspflicht, beide müssen im Inland ansässig sein§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG
BehördenEigene Vorgaben: Bund seit 27.11.2020 elektronisch, in der Regel XRechnung; Länder eigene RegelnERechV §§ 3, 4

Alle Fristen, die Grenze von 800.000 € und die Ausnahmen erklärt der Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028. Was für Kleinunternehmer gilt, steht unter E-Rechnung für Kleinunternehmer, was für Aufträge von Behörden gilt, unter Leitweg-ID.

Vorbereitet sein, bevor die Frist beginnt

Mit Invoya schreiben Sie XRechnung und ZUGFeRD, lassen sie vor dem Versand prüfen und empfangen eingehende E-Rechnungen über eine eigene Adresse. Schicken Sie Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland, prüfen Sie deren Nummer vorab mit dem Werkzeug USt-IdNr. prüfen.

E-Rechnungen erstellenE-Rechnungen empfangen

Häufige Fragen

Welcher Umsatz zählt für die Grenze von 800.000 €?

Der Gesamtumsatz des Vorjahres nach § 19 Abs. 2 UStG, für das Jahr 2027 also der des Jahres 2026. Er wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet und kann vom Umsatz in Ihrer Gewinnermittlung abweichen. Wer nicht mehr als 800.000 € hatte, darf 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen; genau 800.000 € zählen noch dazu.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden, also auf Papier oder mit Zustimmung des Kunden als PDF (§ 34a UStDV). Empfangen müssen Sie E-Rechnungen trotzdem seit dem 01.01.2025.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Kunden im Ausland?

Nein. Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn Sie und Ihr Kunde im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Ob im Land Ihres Kunden eigene Vorgaben gelten, klären Sie mit ihm.

Ist das Ergebnis eine Steuerberatung?

Nein. Das Werkzeug gibt eine allgemeine Orientierung nach dem Gesetzeswortlaut und den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums. Sonderfälle wie steuerfreie Umsätze oder Organschaften bildet es nicht ab. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Quellen

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