Rechnungsprogramm für Handwerker: Worauf es ankommt
Ein Rechnungsprogramm für Handwerker sollte E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und empfangen sowie Abschlags- und Schlussrechnungen, die Umkehr der Steuerschuld nach § 13b UStG, unveränderbare Rechnungen und einen Export für den Steuerberater beherrschen.
Veröffentlicht am · Zuletzt geprüft am · Redaktion Invoya
Wer im Handwerk Rechnungen schreibt, braucht mehr als eine Vorlage: Aufträge laufen über Wochen, Bauunternehmer wollen eine Rechnung ohne Umsatzsteuer, der Steuerberater wartet auf die Daten. Dazu kommt die E-Rechnungspflicht, die für Ihre Rechnungen an andere Betriebe ab 2027 oder 2028 greift (siehe E-Rechnung für Handwerker). Diese Seite ist eine Prüfliste, mit der Sie jedes Programm bewerten können, auch ein kostenloses.
Die Kriterien im Überblick
Die Tabelle nennt, was ein Programm im Handwerk können muss, warum, und wie Invoya es löst. Die Spalte zu Invoya beschreibt nur Funktionen, die es heute gibt.
| Kriterium | Warum es im Handwerk zählt | So macht es Invoya |
|---|---|---|
| XRechnung und ZUGFeRD | Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinell lesbaren Format nach der europäischen Norm (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein einfaches PDF reicht dafür nicht. | Erzeugt XRechnung (XML) und ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML im Profil XRECHNUNG. Pflichtfelder werden vor dem Ausstellen geprüft. |
| Abschlags- und Schlussrechnung | Bei Aufträgen über mehrere Wochen stellen Sie Abschläge. In der Schlussrechnung sind sie samt Steuer abzuziehen (§ 14 Abs. 5 UStG). | Rechnungsart wählen; nur bezahlte Abschläge des Kunden sind abziehbar. Typcodes 326 und 380, mit Häkchen „Bauleistung“ 875 und 877. |
| Reverse Charge nach § 13b | Bei Bauleistungen an einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 5 Satz 2 UStG), schuldet der Kunde die Steuer. Ihre Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus und trägt den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG). | Steuerart „Reverse Charge (§ 13b)“ je Position, mit Hinweis und eigener Steuerkategorie in der E-Rechnung. Beim Kunden verlangt Invoya die USt-IdNr. oder die Handelsregister- oder Steuernummer. |
| Angebot, dann Rechnung | Position für Position noch einmal abtippen kostet Zeit und erzeugt Fehler. | Angebote mit eigenem Nummernkreis; „In Rechnung umwandeln“ legt einen Rechnungsentwurf an. |
| Wiederkehrende Rechnungen | Wartungsverträge werden regelmäßig abgerechnet. | Vorlage mit Rhythmus; zum Termin entsteht ein Entwurf. Abgeschlossen und versendet wird erst durch Sie. |
| Empfang von E-Rechnungen | Seit 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, etwa vom Großhandel. | Eigene Empfangsadresse; liest XRechnung und ZUGFeRD aus und speichert die Originaldatei unverändert. |
| Unveränderbar und lückenlos | Ausgestellte Rechnungen sollen nach den GoBD nicht nachträglich verändert werden; Fehler korrigiert eine Korrekturrechnung. | Rechnungen mit Nummer bleiben unverändert, die Nummernvergabe ist fortlaufend, Änderungen laufen über Korrekturrechnungen. |
| Archiv und GoBD-Nachweis | Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG), E-Rechnungen als Originaldatei. | Archiv mit Integritätsnachweis während der Vertragslaufzeit und GoBD-Export von Originalen und Protokoll. Die Aufbewahrungspflicht bleibt bei Ihnen. |
| Export für den Steuerberater | Der Steuerberater braucht die Buchungsdaten, am liebsten ohne Abtippen. | DATEV-orientierter CSV-Export ab dem Tarif Solo. |
Was die E-Rechnungspflicht vom Programm verlangt
Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen Sie noch Papier- oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF-Rechnungen schreiben. Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, müssen Rechnungen an inländische Unternehmen für Umsätze ab 2027 E-Rechnungen sein, sonst gilt die Übergangsregel ein weiteres Jahr (§ 27 Abs. 38 UStG). Ab 2028 gilt sie für alle Betriebe außer Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV).
Rechnungen an Privatkunden sind davon ausgenommen, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag, außer bei § 13b (§ 33 UStDV). Ob und ab wann es Ihren Betrieb trifft, zeigt der kostenlose Pflicht-Check. Die Fristen im Detail stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Für die Programmwahl heißt das: Sie brauchen ein Programm, das schon jetzt E-Rechnungen empfangen kann und bis zu Ihrem Stichtag das Ausstellen im richtigen Format beherrscht. Wer erst 2027 wechselt, muss Kunden, Vorlagen und Abläufe unter Zeitdruck umstellen.
Rechnungsprogramm kostenlos: worauf Sie achten
Ein kostenloses Programm kann reichen, wenn Sie wenige Rechnungen schreiben. Prüfen Sie vorher diese Punkte:
- Gibt es eine Mengengrenze, und was zählt dazu? Bei Invoya sind im Tarif Free fünf validierte Rechnungen im Monat kostenlos; Entwürfe und Angebote zählen nicht.
- Ist ein Export für den Steuerberater enthalten? Bei Invoya gibt es den DATEV-orientierten CSV-Export erst ab dem Tarif Solo.
- Wo liegen Ihre Daten? Invoya läuft auf einem Server bei Hetzner in Falkenstein, Deutschland.
- Bekommen Sie Ihre Rechnungen jederzeit heraus? Prüfen Sie, ob Sie Originaldateien und Protokoll exportieren können, bevor Sie Ihre Daten dort lassen.
Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung kostenlos erstellen. Die Tarife finden Sie unter Preise.
Fragen vor der Entscheidung
- Kann ich eine Abschlagsrechnung anlegen und in der Schlussrechnung abziehen, ohne zu rechnen?
- Setzt das Programm bei § 13b den Hinweis und die richtige Steuerkategorie, oder nur 0 Prozent?
- Kann ich den Kunden mit Leitweg-ID anlegen, falls ich für Behörden arbeite?
- Bekomme ich ein E-Rechnungs-Original, das ich unverändert aufbewahren kann?
- Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
Für Aufträge von Behörden hilft der Ratgeber E-Rechnung an Behörden.
Invoya in Kürze
Invoya erstellt XRechnung und ZUGFeRD, empfängt E-Rechnungen und bietet Angebote, Abschlags- und Schlussrechnungen sowie wiederkehrende Rechnungen. Peppol bietet Invoya derzeit nicht an; der Versand läuft per E-Mail. Alle Funktionen stehen auf der Seite E-Rechnungen erstellen. Kostenlos registrieren oder Tarife ansehen.
Häufige Fragen
Welches Rechnungsprogramm ist für Handwerker geeignet?
Eines, das XRechnung und ZUGFeRD erzeugt, E-Rechnungen empfängt, Abschlags- und Schlussrechnungen sowie § 13b beherrscht und Rechnungen unveränderbar archiviert.
Gibt es ein Rechnungsprogramm für Handwerker kostenlos?
Ja, mit Grenzen. Invoya bietet im Tarif Free fünf validierte Rechnungen im Monat kostenlos, den Export für den Steuerberater gibt es ab dem Tarif Solo.
Muss mein Rechnungsprogramm E-Rechnungen empfangen können?
Sie müssen E-Rechnungen seit 1. Januar 2025 empfangen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach, ein Programm mit Empfangsadresse und Auslesen erleichtert die Arbeit.
Reicht für das Handwerk eine Word- oder Excel-Vorlage?
Für Rechnungen an Privatkunden und bis zum Stichtag oft ja. An andere Betriebe müssen Sie ab 2027 oder 2028 E-Rechnungen stellen, und ein PDF aus Word ist keine.
Wie betrifft das Ihren Betrieb?
Der Pflicht-Check auf der Startseite zeigt in wenigen Klicks, ab wann Ihr Betrieb E-Rechnungen ausstellen muss. Mit dem Tarif Free starten Sie kostenlos.
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Quellen
- § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 14a Umsatzsteuergesetz (UStG): Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen (Absatz 5: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 13b Umsatzsteuergesetz (UStG): Leistungsempfänger als Steuerschuldner (Absatz 2 Nummer 4 und Absatz 5: Bauleistungen)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
- § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG): Aufbewahrung von Rechnungen (acht Jahre)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz (UStG): Übergangsregelung zur Rechnungsstellung 2025 bis 2027geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen über Kleinbeträge (bis 250 Euro)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen von Kleinunternehmerngeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088): Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), 2. Änderung. Es ändert das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269)Fassung: Schreiben vom 14.07.2025 (BStBl I S. 1502) · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), XStandards Einkauf: Standard XRechnung (Spezifikation, Syntaxen UBL und CII, Validator)XRechnung 3.0.2 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ZUGFeRD/Factur-XZUGFeRD 2.5.2 vom 04.08.2026 · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
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