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E-Rechnung kostenlos erstellen: Wege und Grenzen

Eine E-Rechnung können Sie kostenlos erstellen, etwa über das Eingabeformular einer Rechnungseingangsplattform der Verwaltung (nur für Rechnungen an Behörden), mit dem kostenlosen Tarif eines Rechnungsprogramms oder mit quelloffenen Werkzeugen, solange am Ende eine gültige XML-Datei nach der Norm EN 16931 steht.

Veröffentlicht am · Zuletzt geprüft am · Redaktion Invoya

Wer nur wenige Rechnungen im Monat schreibt, möchte für die E-Rechnung kein Geld ausgeben. Das ist möglich. Entscheidend ist aber nicht der Preis, sondern ob am Ende wirklich eine E-Rechnung entsteht und ob Sie sie acht Jahre lang wiederfinden. Dieser Ratgeber ordnet die kostenlosen Wege ein, ohne einzelne Anbieter zu bewerten. Ab wann Sie überhaupt E-Rechnungen ausstellen müssen, steht im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

Was eine gültige E-Rechnung ausmacht

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. In der Praxis ist das ein XML-Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland üblich sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, bei ZUGFeRD nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2025 sind PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien und Angaben in E-Mails keine E-Rechnungen, sondern sonstige Rechnungen. Eine Rechnung aus Word oder Excel wird also nicht dadurch zur E-Rechnung, dass Sie sie als PDF speichern und per E-Mail verschicken.

Was als E-Rechnung zählt
DateiE-Rechnung?Warum
XRechnung (XML-Datei)jastrukturierte Daten nach EN 16931
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebetteter XML-Datei)ja, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WLder eingebettete XML-Teil enthält die Rechnungsdaten
PDF aus Word, Excel oder einer Vorlageneinkeine strukturierten Daten, nur ein Bild der Rechnung
eingescannte Rechnung oder FotoneinBilddatei
Rechnungsangaben im Text einer E-Mailneinkeine strukturierten Daten

Die Formate im Vergleich erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.

Kostenlose Wege im Überblick

Es gibt im Wesentlichen drei Arten, eine E-Rechnung ohne Kosten zu erzeugen. Sie unterscheiden sich darin, an wen Sie die Rechnung schicken können und wie viel Sie selbst erledigen müssen.

Kostenlose Wege zur E-Rechnung
WegGeeignet fürGrenzen
Eingabeformular einer Rechnungseingangsplattform der Verwaltung, etwa die Weberfassung der Plattform OZG-RE des BundesRechnungen an öffentliche Auftraggeber, die diese Plattform nutzennicht für Rechnungen an Unternehmen; Registrierung nötig; jede Rechnung wird von Hand eingetippt
kostenloser Tarif eines Rechnungsprogrammsgelegentliche Rechnungen an Unternehmen und Behördenmeist begrenzte Zahl von Rechnungen oder Funktionen; Bedingungen des Anbieters können sich ändern
quelloffene Werkzeuge und ProgrammbibliothekenBetriebe mit technischem Wissen oder eigener SoftwareEinrichtung, Pflege und Prüfung liegen bei Ihnen

Das Beschaffungsamt des Bundes beschreibt die Weberfassung ausdrücklich für Rechnungssteller, die keine eigene Software zur Erstellung elektronischer Rechnungen haben. Die Registrierung ist dort kostenfrei. Ob ein öffentlicher Auftraggeber diese oder eine andere Plattform nutzt, erfahren Sie von ihm, meist zusammen mit der Leitweg-ID.

Was die Leitweg-ID ist, erklärt der Ratgeber Leitweg-ID. Ein Word-Dokument oder eine Tabellenvorlage ist dagegen kein kostenloser Weg zur E-Rechnung, weil daraus keine strukturierten Daten entstehen.

Worauf Sie bei kostenlosen Lösungen achten sollten

  • Prüfung gegen die Regeln: Die Datei sollte vor dem Versand gegen Format und Geschäftsregeln geprüft (validiert) werden. Das Bundesfinanzministerium nennt die Validierung keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, empfiehlt sie aber. Die KoSIT stellt dafür einen Validator als freie Software bereit.
  • Pflichtangaben im strukturierten Teil: Alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG gehören in die XML-Daten, zum Beispiel die vollständige Anschrift des Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsdatum, Steuersatz und Steuerbetrag.
  • Fortlaufende Rechnungsnummern: Wer mehrere Werkzeuge nebeneinander nutzt, verliert leicht den Überblick über die Nummernfolge. Die Regeln erklärt der Ratgeber Rechnungsnummer.
  • Aufbewahrung über acht Jahre: Nach § 14b UStG bewahren Sie ein Doppel jeder Rechnung acht Jahre auf, bei einer E-Rechnung zumindest den strukturierten Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form.
  • Export und Ausstieg: Prüfen Sie, ob Sie Ihre XML-Dateien jederzeit herunterladen können. Endet ein kostenloses Angebot, endet Ihre Aufbewahrungspflicht nicht.
  • Datenstandort: Rechnungen enthalten Daten Ihrer Kunden. Prüfen Sie, wo ein Anbieter die Daten speichert und ob er einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet.

Wie Sie E-Rechnungen richtig ablegen, erklärt der Ratgeber E-Rechnungen aufbewahren.

Wer überhaupt E-Rechnungen ausstellen muss

Empfangen können müssen alle inländischen Unternehmen schon seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, eine einfache PDF verwenden. Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf das noch bis Ende 2027.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Rechnungen bis 250 Euro sind auch danach ausgenommen. Wer selten Rechnungen an Unternehmen schreibt, braucht deshalb nicht sofort eine Lösung, sollte sich aber vor Ablauf seiner Frist entscheiden. Einzelheiten stehen im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

So gehen Sie vor

  1. Klären, an wen Sie Rechnungen schicken: nur an Unternehmen, auch an Behörden oder nur an Privatkunden. Privatkunden brauchen keine E-Rechnung.
  2. Schätzen, wie viele Rechnungen im Monat anfallen. Davon hängt ab, ob ein kostenloser Tarif reicht.
  3. Einen Weg wählen, der eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erzeugt und vor dem Versand prüft.
  4. Eigene Firmendaten und die Anschriften Ihrer Kunden vollständig hinterlegen.
  5. Eine Probe-Rechnung erstellen und prüfen lassen, bevor die erste echte Rechnung hinausgeht.
  6. Ablage festlegen: Wo liegen die XML-Dateien in acht Jahren?

Die einzelnen Schritte für eine XRechnung beschreibt der Ratgeber XRechnung erstellen, für ZUGFeRD der Ratgeber ZUGFeRD erstellen.

Kostenlos mit Invoya

Invoya hat mit Free einen Tarif für 0 € pro Monat. Er enthält 5 validierte Rechnungen im Kalendermonat; Entwürfe, Angebote und Eingangsrechnungen zählen nicht mit. Jede Rechnung entsteht als XRechnung und als ZUGFeRD-PDF und wird vor dem Abschließen geprüft. Ihre Belege können Sie als GoBD-Export mit den Originaldateien herunterladen. Welche Tarife es gibt und was sie enthalten, steht auf der Seite Preise. Mehr zu den Funktionen auf der Seite E-Rechnungen erstellen mit Invoya. Kostenlos registrieren.

Häufige Fragen

Kann ich eine E-Rechnung kostenlos erstellen?

Ja. Möglich sind das Eingabeformular einer Rechnungseingangsplattform der Verwaltung (nur für Rechnungen an Behörden), kostenlose Tarife von Rechnungsprogrammen und quelloffene Werkzeuge.

Ist eine PDF aus Word eine E-Rechnung?

Nein. Eine PDF-Datei ohne eingebettete strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung braucht einen XML-Datensatz nach EN 16931, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD.

Kann ich die Weberfassung des Bundes für Rechnungen an Unternehmen nutzen?

Nein. Die Rechnungseingangsplattform des Bundes ist für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gedacht, die sie nutzen. Für Rechnungen an Unternehmen brauchen Sie ein anderes Werkzeug.

Gibt es eine kostenlose XRechnung-Software?

Ja, es gibt kostenlose Tarife von Rechnungsprogrammen und quelloffene Werkzeuge. Achten Sie darauf, dass die Datei vor dem Versand geprüft wird und Sie sie acht Jahre aufbewahren können.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025.

Wie betrifft das Ihren Betrieb?

Der Pflicht-Check auf der Startseite zeigt in wenigen Klicks, ab wann Ihr Betrieb E-Rechnungen ausstellen muss. Mit dem Tarif Free starten Sie kostenlos.

Zum Pflicht-CheckTarife ansehenFunktionen ansehenKostenlos registrieren

Quellen

  1. § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
  2. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
  3. Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Fassung: FAQ-Seite des BMF mit Stand März 2026 (Seitendatum 23.03.2026) · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
  4. § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG): Aufbewahrung von Rechnungen (acht Jahre)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
  5. § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz (UStG): Übergangsregelung zur Rechnungsstellung 2025 bis 2027geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
  6. § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG): Besteuerung der Kleinunternehmergeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
  7. Beschaffungsamt des BMI: Weberfassung auf der Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE) für Rechnungssteller ohne eigene Software; Registrierung erforderlichvon der Redaktion geprüft am 08.10.2026
  8. Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), XStandards Einkauf: Standard XRechnung (Spezifikation, Syntaxen UBL und CII, Validator)XRechnung 3.0.2 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026

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