Rechnungsvorlage: Warum Word und Excel bald nicht mehr reichen
Eine Rechnungsvorlage aus Word oder Excel erzeugt eine Papier- oder PDF-Rechnung und damit keine E-Rechnung, sodass sie für Rechnungen an andere inländische Unternehmen nur bis zum Ende Ihrer Übergangsfrist 2026 oder 2027 genügt, für Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 Euro und Kleinunternehmer aber zulässig bleibt.
Veröffentlicht am · Zuletzt geprüft am · Redaktion Invoya
Viele Selbstständige schreiben ihre Rechnungen seit Jahren mit einer Vorlage: Kopf mit Logo, Tabelle mit Positionen, Summe, als PDF gespeichert und per E-Mail verschickt. Mit der E-Rechnungspflicht ändert sich das für einen Teil der Rechnungen. Diese Seite zeigt ehrlich, wo eine Vorlage weiter genügt und wo nicht. Ob und ab wann Sie betroffen sind, beantwortet der Pflicht-Check in einer Minute.
Warum eine PDF aus Word keine E-Rechnung ist
Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet zwei Arten von Rechnungen. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder sich verlustfrei in sie übertragen lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). Alles andere ist eine sonstige Rechnung: Papier oder ein anderes elektronisches Format (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).
Das Bundesfinanzministerium zählt zu den sonstigen Rechnungen ausdrücklich PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien und Angaben in E-Mails (Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE in der Fassung vom 15. Oktober 2025). Eine PDF aus Word oder Excel sieht aus wie eine Rechnung, enthält aber keinen maschinenlesbaren Datensatz. Daran ändert auch der Versand per E-Mail nichts.
Eine E-Rechnung ist dagegen eine XML-Datei, etwa im Format XRechnung, oder ein ZUGFeRD-PDF, in das diese Daten eingebettet sind. Den Unterschied erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.
Wann eine Vorlage reicht
Ob Sie eine E-Rechnung brauchen, hängt vom Kunden, vom Betrag, von Ihrer eigenen Lage und vom Zeitpunkt der Leistung ab:
| Fall | Vorlage (Papier oder PDF) zulässig? | Was zu beachten ist |
|---|---|---|
| Rechnung an Privatkunden | ja | PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Kunden, Papier immer |
| Rechnung bis 250 Euro brutto | ja, dauerhaft (§ 33 UStDV) | nicht bei Leistungen nach § 13b UStG, innergemeinschaftlichen Lieferungen und Fernverkäufen |
| Sie sind Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | ja, dauerhaft (§ 34a UStDV) | E-Rechnungen empfangen müssen Sie trotzdem |
| Unternehmen im Inland, Leistung 2025 oder 2026 | ja, Übergangsregel | PDF nur mit Zustimmung des Empfängers, Papier immer |
| Unternehmen im Inland, Leistung 2027 | nur wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro betrug | sonst E-Rechnung |
| Unternehmen im Inland, Leistung ab 2028 | nein | E-Rechnung, außer in den Fällen oben |
| Unternehmen im Ausland | ja | keine E-Rechnungspflicht, PDF mit Zustimmung |
| Behörde | meist nein | eigene Vorschriften wie die E-Rechnungsverordnung des Bundes |
Die Übergangsregel steht in § 27 Abs. 38 UStG. Die Zustimmung zu einer PDF-Rechnung braucht keine besondere Form; es genügt, dass beide Seiten so verfahren, etwa wenn der Kunde Ihre PDF-Rechnungen widerspruchslos annimmt (Abschnitt 14.1 Abs. 7 UStAE).
Die Fristen im Detail stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028, die Ausnahme für kleine Beträge im Ratgeber Kleinbetragsrechnung.
Was jede Rechnung enthalten muss
Ob Vorlage oder E-Rechnung: Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG sind dieselben. In Kurzform:
- vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum und eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts, etwa Skonto
Die vollständige Liste mit allen Sonderfällen und den Feldern der E-Rechnung steht im Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung. Wie Sie Nummern vergeben, ohne doppelte Nummern zu riskieren, erklärt der Ratgeber Rechnungsnummer.
Schwachstellen von Vorlagen
Auch dort, wo eine Vorlage zulässig ist, entstehen mit ihr typische Fehler. Sie sind keine Frage des Formats, sondern der Handarbeit:
- Rechnungsnummern werden von Hand hochgezählt. Wer eine Datei kopiert und die Nummer nicht ändert, vergibt eine Nummer doppelt; § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG verlangt aber eine einmalige Nummer.
- Der Leistungszeitpunkt fehlt, weil er „ja dem Rechnungsdatum entspricht“. Bei sonstigen Rechnungen genügt dann ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“, fehlen darf die Angabe nicht (Abschnitt 14.5 Abs. 16 UStAE).
- Formeln für Steuer und Summen werden beim Kopieren verschoben oder runden anders als gedacht.
- Kundenanschrift und Steuerhinweise, etwa bei § 19 oder § 13b UStG, werden aus einer alten Rechnung übernommen und passen nicht zum neuen Fall.
Der Umstieg auf die E-Rechnung
Eine E-Rechnung entsteht nicht aus einer Textvorlage, sondern aus einem Programm, das den Datensatz nach der Norm erzeugt. Statt eine Datei zu kopieren, füllen Sie ein Formular aus; Nummer, Summen und Steuer berechnet das Programm. Planen Sie den Wechsel vor dem Ende Ihrer Übergangsfrist und fragen Sie Ihre gewerblichen Kunden, an welche Adresse Rechnungen gehen sollen.
Welche kostenlosen Wege es gibt und wo ihre Grenzen liegen, zeigt der Ratgeber E-Rechnung kostenlos erstellen. Mit Invoya legen Sie Kunden und häufige Leistungen einmal an und erhalten jede Rechnung als XRechnung und als ZUGFeRD-PDF, mit fortlaufender Nummer und vor dem Abschließen geprüft. Das ZUGFeRD-PDF sieht aus wie eine gewohnte Rechnung; an Privatkunden schicken Sie es wie jede elektronische Rechnung mit deren Zustimmung. Mehr auf der Seite E-Rechnungen erstellen, die Tarife auf der Seite Preise.
Häufige Fragen
Darf ich meine Rechnungsvorlage aus Word weiter benutzen?
Für Privatkunden, Rechnungen bis 250 Euro und als Kleinunternehmer ja, dauerhaft. Für Rechnungen an andere inländische Unternehmen nur bis zum Ende Ihrer Übergangsfrist, also für Umsätze bis Ende 2026 oder bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Datei ist eine sonstige Rechnung. E-Rechnung ist nur ein strukturiertes Format nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten.
Ab wann reicht eine Rechnung aus Excel nicht mehr?
Bei Rechnungen über 250 Euro an inländische Unternehmen für Umsätze ab 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, sonst für Umsätze ab 2028. Kleinunternehmer sind ausgenommen.
Brauchen Privatkunden eine E-Rechnung?
Nein. Für Privatkunden bleibt eine Rechnung auf Papier oder, mit ihrer Zustimmung, als PDF zulässig. Eine E-Rechnung dürfen Sie ihnen nur mit Zustimmung schicken.
Gibt es eine Vorlage für E-Rechnungen?
Eine E-Rechnung lässt sich nicht mit einer Text- oder Tabellenvorlage erzeugen, weil sie einen maschinenlesbaren Datensatz braucht. Dafür ist ein Programm nötig, das XRechnung oder ZUGFeRD ausgibt.
Wie betrifft das Ihren Betrieb?
Der Pflicht-Check auf der Startseite zeigt in wenigen Klicks, ab wann Ihr Betrieb E-Rechnungen ausstellen muss. Mit dem Tarif Free starten Sie kostenlos.
Zum Pflicht-CheckTarife ansehenFunktionen ansehenKostenlos registrieren
Quellen
- § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz (UStG): Übergangsregelung zur Rechnungsstellung 2025 bis 2027geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen über Kleinbeträge (bis 250 Euro)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen von Kleinunternehmerngeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Fassung: FAQ-Seite des BMF mit Stand März 2026 (Seitendatum 23.03.2026) · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.5: Pflichtangaben in der Rechnung (Absätze 10 bis 14: fortlaufende Nummer, Lücken, Nummernkreise, Ausnahmen), Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe des BMF; die Absätze 12 und 14 hat das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 neu gefasstFassung: Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe 2024; Absätze 10 und 11 durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 nicht geändert · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung, ERechV), insbesondere §§ 3 bis 5geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
Veröffentlicht am , zuletzt inhaltlich geprüft am . Die Daten bei den Quellen nennen deren Fassung und unsere Prüfung. Gesetze und Verwaltungsauffassung können sich ändern. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.