Rechnungsnummer: Regeln und Beispiele
Eine Rechnungsnummer muss nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG fortlaufend sein und jede Rechnung einmalig kennzeichnen, darf aus Zahlen und Buchstaben in einem oder mehreren Nummernkreisen bestehen und muss nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass nicht lückenlos sein.
Veröffentlicht am · Zuletzt geprüft am · Redaktion Invoya
Die Rechnungsnummer ist eine der Pflichtangaben jeder Rechnung. Das Gesetz schreibt kein festes Format vor, sondern nur, was die Nummer leisten muss. Diese Seite erklärt die Regeln mit Beispielen und zeigt, was für Korrekturrechnungen, Gutschriften und Angebote gilt. Alle übrigen Pflichtangaben stehen im Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.
Was das Gesetz verlangt
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG verlangt „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE) erläutert das so:
- Die Nummer soll sicherstellen, dass die Rechnung einmalig ist.
- Sie darf aus einer oder mehreren Zahlen- oder Buchstabenreihen bestehen, auch aus einer Kombination von Ziffern und Buchstaben.
- Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.
Entscheidend ist also die Einmaligkeit. Dieselbe Nummer darf nie für zwei Rechnungen vergeben werden. Die Nummer vergibt der Rechnungsaussteller, bei einer Gutschrift also der Kunde, der abrechnet.
Zulässige Formate mit Beispielen
| Beispiel | Aufbau | Zulässig? |
|---|---|---|
| 1001, 1002, 1003 | eine durchlaufende Zahlenreihe | ja |
| RE-1001, RE-1002 | Präfix aus Buchstaben und eine Zahlenreihe | ja |
| 2026-0001, 2027-0001 | eigener Nummernkreis je Jahr, erkennbar an der Jahreszahl | ja |
| B-0045 und M-0045 | eigene Nummernkreise je Filiale (Berlin, München), erkennbar am Buchstaben | ja, weil jede Nummer durch die Kennung des Kreises einmalig bleibt |
| Mieternummer 4711 im Mietvertrag | eine einmalige Nummer im Vertrag über eine Dauerleistung | ja, für Dauerleistungen wie Miete (Abschnitt 14.5 Abs. 12 UStAE) |
| Kundennummer 4711 auf jeder Rechnung an denselben Kunden | dieselbe Nummer für mehrere Rechnungen | nein, die Nummer ist nicht einmalig |
Ein Datum in der Nummer ist erlaubt, aber nicht nötig. Halten Sie das Format so einfach, dass Sie und Ihre Kunden eine Rechnung über die Nummer sofort finden.
Mehrere Nummernkreise
Wie viele Nummernkreise Sie anlegen, bleibt Ihnen überlassen. Nach Abschnitt 14.5 Abs. 11 UStAE sind Kreise für zeitlich, räumlich oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, etwa für Monate, Wochen oder Tage, für einzelne Filialen oder Betriebsstätten.
Bedingung: Jede Rechnung muss sich leicht und eindeutig ihrem Nummernkreis zuordnen lassen, und die Nummer muss einmalig bleiben. Das erreichen Sie mit einer Kennung je Kreis, zum Beispiel einem Buchstaben oder einem Präfix. Zwei Kreise, die beide mit 1 beginnen und keine Kennung tragen, erzeugen doppelte Nummern.
Lücken in der Nummernfolge
Lücken sind umsatzsteuerlich kein Fehler. Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE sagt ausdrücklich, dass eine lückenlose Abfolge nicht zwingend ist, und Abs. 11 wiederholt das für einzelne Nummernkreise. Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2025 hat diese beiden Absätze nicht geändert.
Eine Lücke entsteht zum Beispiel, wenn ein Programm eine Nummer reserviert und die Rechnung danach nicht ausgestellt wird. Problematisch ist dagegen eine doppelt vergebene Nummer, denn dann ist die Rechnung nicht mehr eindeutig zu identifizieren.
Korrekturrechnungen, Gutschriften, Angebote und Kleinbeträge
- Korrektur- und Stornorechnungen bekommen eine eigene Nummer und verweisen auf Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung. Die alte Nummer wird nie ein zweites Mal vergeben. Mehr im Ratgeber E-Rechnung korrigieren oder stornieren.
- Gutschriften im Sinne von § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG: Die fortlaufende Nummer vergibt der Kunde, der die Gutschrift ausstellt (Abschnitt 14.5 Abs. 13 UStAE). Stellt ein beauftragter Dritter die Rechnung aus, kann er die Nummer vergeben.
- Angebote und Kostenvoranschläge sind keine Rechnungen, weil mit ihnen nicht über eine Leistung abgerechnet wird (§ 14 Abs. 1 UStG). Sie brauchen keine Nummer aus dem Rechnungskreis; ein eigener Kreis hält die Rechnungsnummern übersichtlich.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern müssen keine fortlaufende Nummer enthalten (Abschnitt 14.5 Abs. 14 UStAE). Mehr im Ratgeber Kleinbetragsrechnung.
Die Rechnungsnummer in der E-Rechnung
In der E-Rechnung steht die Rechnungsnummer im Feld BT-1. Die Norm EN 16931 verlangt dieses Feld in jeder E-Rechnung (Geschäftsregel BR-02), auch wenn umsatzsteuerlich wie bei einer Kleinbetragsrechnung keine fortlaufende Nummer nötig wäre.
- Bei Dauerleistungen wie Miete muss die Rechnungsnummer im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Dafür genügt eine einmalige Nummer aus dem Vertrag (Abschnitt 14.5 Abs. 12 UStAE).
- Eine Korrekturrechnung nennt die Nummer der ursprünglichen Rechnung im Feld BT-25 (Bezug auf eine vorausgehende Rechnung).
- Die Käuferreferenz (BT-10) verlangt der Standard XRechnung, nicht das Umsatzsteuergesetz. Bei Rechnungen an Unternehmen ohne Leitweg-ID kann dort deshalb auch die Rechnungsnummer stehen; Invoya macht es so.
So vergibt Invoya Rechnungsnummern
In Invoya besteht die Rechnungsnummer aus einem Präfix, das Sie in den Einstellungen selbst festlegen, und einer fortlaufenden Zahl je Firma, mit dem Präfix RE- also RE-1, RE-2, RE-3. Eine Jahreszahl fügt Invoya nicht ein.
- Entwürfe haben keine Nummer und sind frei änderbar und löschbar.
- Die Nummer wird erst beim Abschließen vergeben und in demselben Schritt fest an der Rechnung gespeichert. Scheitert danach das Erzeugen der Dateien, behält die Rechnung ihre Nummer, und der nächste Versuch verwendet sie wieder. So entsteht im Nummernkreis keine Lücke.
- Korrekturrechnungen tragen die Nummer der ursprünglichen Rechnung mit dem Zusatz -K1, -K2 und so weiter.
- Angebote haben einen eigenen Kreis (AN-1, AN-2) und berühren die Rechnungsnummern nicht.
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Häufige Fragen
Wie muss eine Rechnungsnummer aufgebaut sein?
Ein festes Format gibt es nicht. Die Nummer muss fortlaufend sein und die Rechnung einmalig kennzeichnen; Zahlen, Buchstaben und mehrere Nummernkreise sind erlaubt.
Sind Lücken in den Rechnungsnummern erlaubt?
Ja. Nach Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE ist eine lückenlose Abfolge nicht zwingend. Entscheidend ist, dass keine Nummer doppelt vergeben wird.
Darf ich jedes Jahr wieder bei 1 anfangen?
Ja, wenn die Nummer das Jahr erkennen lässt, etwa 2027-0001. Dann ist jedes Jahr ein eigener Nummernkreis und jede Nummer bleibt einmalig.
Brauchen Angebote eine Rechnungsnummer?
Nein. Ein Angebot ist keine Rechnung und braucht keine Nummer aus dem Rechnungskreis.
Braucht eine Kleinbetragsrechnung eine Rechnungsnummer?
Umsatzsteuerlich nicht. Als E-Rechnung braucht sie trotzdem eine Nummer im Feld BT-1, weil die Norm EN 16931 sie verlangt.
Wie betrifft das Ihren Betrieb?
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Quellen
- § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.5: Pflichtangaben in der Rechnung (Absätze 10 bis 14: fortlaufende Nummer, Lücken, Nummernkreise, Ausnahmen), Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe des BMF; die Absätze 12 und 14 hat das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 neu gefasstFassung: Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe 2024; Absätze 10 und 11 durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 nicht geändert · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen über Kleinbeträge (bis 250 Euro)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen von Kleinunternehmerngeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- OpenPeppol: Geschäftsregeln der Norm EN 16931 in der Peppol-BIS-Dokumentation (zum Beispiel BR-02 Rechnungsnummer BT-1, BR-07 Name des Käufers BT-44, BR-10 Anschrift des Käufers BG-8)Peppol BIS Billing 3.0 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- OpenPeppol: Peppol BIS Billing 3.0, Syntaxbindung UBL Invoice mit den Kennungen der Norm EN 16931 (BT- und BG-Nummern je Element)Peppol BIS Billing 3.0 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
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