Bewirtung, Hotel und Reisekosten: Wann eine E-Rechnung nötig ist

Die typischen Belege im Überblick

„Nach Ablauf der Übergangsfrist“ heißt: Bis Ende 2026 dürfen alle Betriebe noch Papier oder, mit Zustimmung, eine PDF ausstellen, Betriebe mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr noch bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Ob die Grenze überschritten ist, richtet sich nach dem Betrieb, der die Rechnung ausstellt, nicht nach Ihnen.

Bis 250 Euro: Kassenbon genügt

Rechnungen bis 250 Euro einschließlich Umsatzsteuer dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden, also als Kassenbon auf Papier (§ 33 Satz 4 UStDV). Ein Kassenbon ist eine Kleinbetragsrechnung, wenn er Name und Anschrift des Betriebs, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie den Bruttobetrag mit dem Steuersatz enthält. Den Vorsteuerabzug rechnen Sie dann selbst aus dem Bruttobetrag heraus. Einzelheiten im Ratgeber Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro.

Rechnet ein Betrieb mehrere Leistungen in einer Rechnung ab, zählt allein deren Gesamtbetrag. Liegt er über 250 Euro, ist eine E-Rechnung auszustellen, auch wenn einzelne Positionen darunter liegen (Abschnitt 14.6 Abs. 4 UStAE). Eine solche Sammelrechnung darf den Kalendermonat als Leistungszeitpunkt angeben (§ 31 Abs. 4 UStDV).

Fahrkarten, Taxi und Tankstelle

Fahrausweise für die Beförderung von Personen gelten als Rechnung und dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden, ohne Betragsgrenze (§ 34 Abs. 1 UStDV). Sie brauchen nur Name und Anschrift des Beförderungsunternehmens, das Ausstellungsdatum, den Bruttobetrag und, außer beim ermäßigten Steuersatz, den Steuersatz. Für den Vorsteuerabzug beanstandet die Finanzverwaltung nicht, wenn ein Fahrausweis online abgerufen wird und die Zahlung über ein Konto des Unternehmens läuft (Abschnitt 15.5 Abs. 1 UStAE in der Fassung vom 15. Oktober 2025).

Taxi- und Mietwagenrechnungen sind dagegen keine Fahrausweise (Abschnitt 14.7 Abs. 1 Satz 4 UStAE). Bis 250 Euro sind sie Kleinbetragsrechnungen, darüber gilt nach der Übergangsfrist die E-Rechnungspflicht. Das Bundesfinanzministerium nennt eine vom Taxameter erzeugte Rechnung ausdrücklich als Beispiel für eine sonstige Rechnung, die dann durch eine E-Rechnung berichtigt werden muss (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE).

An der Tankstelle gilt dasselbe wie überall: Eine Tankquittung bis 250 Euro bleibt eine Kleinbetragsrechnung. Kostet eine Tankfüllung mehr, etwa bei einem Lastwagen, braucht das Unternehmen nach Ablauf der Übergangsfrist eine E-Rechnung.

Über 250 Euro: Restaurant und Hotel

Für bar bezahlte Leistungen gelten keine besonderen Regeln. Das Bundesfinanzministerium nennt ausdrücklich das Geschäftsessen im Restaurant: Liegt der Rechnungsbetrag über 250 Euro und kann oder will der Betrieb keine Übergangsregel nutzen, ist eine E-Rechnung auszustellen (Fragen und Antworten, Frage 10). Praktisch schlägt das Ministerium vor, vor Ort einen Kassenbeleg auszugeben, die E-Mail-Adresse des Gastes zu erfragen und den Kassenbeleg später durch eine E-Rechnung zu berichtigen. Die E-Rechnung muss sich dann spezifisch und eindeutig auf den ursprünglichen Beleg beziehen (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE).

Für Hotels gilt dasselbe, sobald die Übernachtung an ein Unternehmen für dessen Unternehmen geht, etwa weil ein Mitarbeiter auf Rechnung seines Arbeitgebers übernachtet. Bucht dagegen eine Privatperson, besteht für die kurzfristige Beherbergung keine Pflicht zur Rechnung (Abschnitt 12.16 Abs. 10 UStAE).

Für Sie als Gast heißt das: Nennen Sie beim Bezahlen oder beim Check-in den Namen und die Anschrift Ihres Unternehmens und eine Adresse für die E-Rechnung. Für den Vorsteuerabzug muss die Rechnung grundsätzlich auf Ihr Unternehmen als Leistungsempfänger lauten (Abschnitt 15.2a Abs. 3 UStAE). Was gilt, wenn trotz Pflicht nur ein Kassenbon kommt, erklärt der Ratgeber Vorsteuerabzug und E-Rechnung.

Bewirtungskosten: was das Finanzamt zusätzlich verlangt

Neben der Umsatzsteuer gibt es eigene Nachweisregeln für die Einkommensteuer. Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar, wenn sie angemessen sind und Höhe und Anlass nachgewiesen werden (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte genügen schriftliche Angaben zu Anlass und Teilnehmern; die Rechnung ist beizufügen. Die Einzelheiten regelt das BMF-Schreiben vom 19. November 2025:

• Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein, bei einer elektronischen Kasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (Randnummern 1 und 13). Handschriftliche Belege schließen den Abzug vollständig aus.
• Die Speisen und Getränke müssen einzeln bezeichnet sein; „Speisen und Getränke“ mit einer Gesamtsumme reicht nicht. Der Tag der Bewirtung muss erkennbar sein (Randnummern 6 und 7).
• Über 250 Euro braucht die Rechnung zusätzlich Steuernummer oder USt-IdNr. des Betriebs, eine Rechnungsnummer und den Namen des Bewirtenden als Leistungsempfänger (Randnummern 9 bis 12).
• Bei mehr als 250 Euro darf der Betrieb einen Kassenbeleg ausgeben und ihn später durch eine E-Rechnung berichtigen (Randnummer 13).
• Die Rechnung darf digital kommen, als E-Rechnung oder als PDF. Der Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern darf digital sein; ein Verweis vom Eigenbeleg auf die Rechnung genügt, und die Angaben dürfen auch auf der lesbaren Darstellung der E-Rechnung stehen (Randnummern 18 bis 20).

Für die Vorsteuer gilt die Grenze von 70 Prozent nicht: Aus angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten ist die Vorsteuer voll abziehbar (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Auch aus betrieblich veranlassten Übernachtungen ist der Vorsteuerabzug möglich, wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind (Abschnitt 15.6 Abs. 1 UStAE).

So gehen Sie mit Reisebelegen um

1. Bis 250 Euro den Kassenbon aufbewahren und prüfen, ob Betrieb, Datum, Leistung, Betrag und Steuersatz darauf stehen.
2. Über 250 Euro Firmenname, Anschrift und E-Mail-Adresse angeben und nach der E-Rechnung fragen, sobald die Übergangsfrist des Betriebs abgelaufen ist.
3. Bei Bewirtungen den Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern zeitnah anlegen und mit der Rechnung verknüpfen.
4. Kommt die E-Rechnung später, sie zusammen mit dem Kassenbeleg ablegen und die Originaldatei unverändert aufbewahren.

Wie lange und in welcher Form Sie aufbewahren, steht im Ratgeber E-Rechnungen aufbewahren.

Was Invoya dabei übernimmt

Invoya gibt Ihnen eine eigene Adresse, an die Restaurants und Hotels E-Rechnungen schicken können. Eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien werden ausgelesen und im Original unverändert abgelegt; PDF-Dateien und XML-Dateien können Sie auch hochladen. Fotos von Kassenbons nimmt der Eingang nicht an, und einen Bewirtungs-Eigenbeleg erstellt Invoya nicht. Mehr auf der Seite E-Rechnungen empfangen mit Invoya.

Häufige Fragen

Quellen

1. Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Fassung: FAQ-Seite des BMF mit Stand März 2026 (Seitendatum 23.03.2026) · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
2. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
3. BMF-Schreiben vom 19. November 2025 (GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033): Steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben. Es ersetzt das BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 (BStBl I S. 908) und ergänzt Regeln zur E-RechnungFassung: Schreiben vom 19.11.2025 · von der Redaktion geprüft am 09.10.2026
4. § 4 Einkommensteuergesetz (EStG): Gewinnbegriff (Absatz 5 Satz 1 Nummer 2: Bewirtungsaufwendungen, 70 Prozent, schriftlicher Nachweis, Rechnung beifügen)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 09.10.2026
5. § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen über Kleinbeträge (bis 250 Euro)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
6. § 34 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Fahrausweise als Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 07.10.2026
7. § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen von Kleinunternehmerngeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
8. § 35 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Vorsteuerabzug bei Rechnungen über Kleinbeträge und bei Fahrausweisengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
9. Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.6: Rechnungen über Kleinbeträge, Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe des BMF; Absatz 4 zur E-Rechnung eingefügt durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025Fassung: Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe 2024, ergänzt um Absatz 4 aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
10. Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.7: Fahrausweise als Rechnungen (Absatz 1: Taxi- und Mietwagenrechnungen sind keine Fahrausweise), Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe des BMF; Absatz 4 zur E-Rechnung eingefügt durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025Fassung: Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe 2024, ergänzt um Absatz 4 aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 09.10.2026
11. Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 15.2a: Ordnungsmäßige Rechnung als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug (unter anderem Absatz 1a: Nachweis ohne ordnungsmäßige Rechnung, Absatz 6: Prüfung durch den Empfänger, Absatz 7: berichtigte Rechnung und Rückwirkung, Absätze 9 bis 11: Gutschriften), Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe des BMF; die Absätze 1, 1a, 6 und 7 hat das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 um Regeln zur E-Rechnung ergänztFassung: Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe 2024, ergänzt um die Änderungen aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 09.10.2026
12. Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 15.6: Vorsteuerabzug bei Repräsentationsaufwendungen (Absatz 1: Bewirtungsaufwendungen und betrieblich veranlasste Übernachtungen), Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe des BMFFassung: Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe 2024 · von der Redaktion geprüft am 09.10.2026
13. § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG): Vorsteuerabzug (Absatz 1 Satz 1 Nummer 1: Rechnung nach §§ 14, 14a als Voraussetzung)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
14. § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz (UStG): Übergangsregelung zur Rechnungsstellung 2025 bis 2027geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026