E-Rechnung für Vereine: Was gilt für den Verein?
Ein Verein ist von der E-Rechnung nur betroffen, soweit er unternehmerisch tätig ist, also nachhaltig Leistungen gegen Entgelt erbringt: Für diesen Bereich muss er E-Rechnungen empfangen können und nach Ablauf der Übergangsfristen auch ausstellen, wenn keine Ausnahme greift, während der nichtunternehmerische Bereich, etwa die über echte Mitgliedsbeiträge finanzierte Vereinsarbeit, nicht darunter fällt.
Veröffentlicht am · Zuletzt geprüft am · Redaktion Invoya
Sportverein, Förderverein, Berufsverband: Viele Vorstände fragen sich, ob die E-Rechnung auch sie betrifft. Das Bundesfinanzministerium beantwortet das in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung mit einer eigenen Frage. Entscheidend ist nicht die Rechtsform und auch nicht die Gemeinnützigkeit, sondern ob der Verein umsatzsteuerlich als Unternehmer handelt. Die allgemeinen Fristen stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Kurz gesagt
| Situation | E-Rechnung empfangen? | E-Rechnung ausstellen? | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Verein ohne Leistungen gegen Entgelt, nur mit echten Mitgliedsbeiträgen und Spenden | nein | nein | BMF-Fragen und Antworten, Frage 5; Abschnitt 2.10 Abs. 1 UStAE |
| Verein mit unternehmerischem Bereich, für Leistungen an inländische Unternehmen | ja, für diesen Bereich | ja, nach Ablauf der Übergangsfrist, außer bei den allgemeinen Ausnahmen | BMF-Fragen und Antworten, Frage 5; § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| Verein als Kleinunternehmer | ja, für den unternehmerischen Bereich | nein, sonstige Rechnung immer zulässig | § 19 UStG, § 34a UStDV |
| steuerfreie Leistungen, etwa Kurse oder Sportveranstaltungen gemeinnütziger Vereine gegen Teilnehmergebühren | – | nein, keine Pflicht zur Rechnung | § 4 Nr. 22 und § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG |
| Einkauf des Vereins für den nichtunternehmerischen Bereich | nein; der Lieferant darf eine sonstige Rechnung schicken | – | Abschnitt 14.1 Abs. 8 UStAE |
| Einkauf für beide Bereiche zugleich | ja; die Pflicht zur E-Rechnung geht vor | – | Abschnitt 14.1 Abs. 8 Satz 4 UStAE |
Wann ist ein Verein Unternehmer?
Vereine können sowohl unternehmerisch als auch nichtunternehmerisch tätig sein (Fragen und Antworten, Frage 5). Soweit ein Verein Mitgliedsbeiträge erhebt, um in Erfüllung seines satzungsmäßigen Gemeinschaftszwecks die Gesamtbelange seiner Mitglieder wahrzunehmen, fehlt es an einem Leistungsaustausch; insoweit ist er nicht Unternehmer. Vereinnahmt er daneben Entgelte für Lieferungen oder sonstige Leistungen, ist er Unternehmer, soweit seine Tätigkeit darauf gerichtet ist, nachhaltig solche Leistungen zu erbringen. Auf die Rechtsform kommt es dabei nicht an (Abschnitt 2.10 Abs. 1 UStAE).
Die Begriffe ideeller Bereich, Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb stammen aus dem Gemeinnützigkeitsrecht. Für die E-Rechnung zählt die umsatzsteuerliche Frage nach Leistungen gegen Entgelt. Auch Leistungen gemeinnütziger Vereine können steuerpflichtig sein; das Umsatzsteuergesetz regelt für sie unter Bedingungen nur einen ermäßigten Steuersatz, der im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb nicht gilt (§ 12 Abs. 2 Nr. 8 Buchst. a UStG).
Mitgliedsbeiträge
Echte Mitgliedsbeiträge sind kein Entgelt für eine Leistung. Voraussetzung ist, dass die Beiträge gleich hoch sind oder nach einem für alle Mitglieder verbindlichen Maßstab gleichmäßig berechnet werden, etwa nach einer einheitlichen Staffel (Abschnitt 1.4 Abs. 1 und 2 UStAE). Über echte Beiträge muss der Verein keine Rechnung und damit auch keine E-Rechnung ausstellen.
Anders ist es, wenn der Verein Leistungen erbringt, die den Sonderbelangen einzelner Mitglieder dienen, und dafür Beiträge nach der tatsächlichen oder vermuteten Inanspruchnahme erhebt. Dann liegt ein Leistungsaustausch vor (Abschnitt 1.4 Abs. 1 Satz 2 UStAE). Dient ein Beitrag teils den Gesamtbelangen und teils Einzelbelangen, ist er aufzuteilen (Abschnitt 1.4 Abs. 7 UStAE). Ob das für Ihren Verein zutrifft, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
E-Rechnungen empfangen
Betreffen Leistungen den nichtunternehmerischen Bereich, muss der Verein weder E-Rechnungen empfangen können noch selbst welche ausstellen (Fragen und Antworten, Frage 5). Der Lieferant muss einer juristischen Person, die nicht Unternehmer ist, zwar eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG). Sie darf aber auf Papier kommen; eine E-Rechnung oder PDF nur mit Zustimmung des Vereins, die auch stillschweigend durch widerspruchslose Annahme erteilt werden kann (Abschnitt 14.1 Abs. 8 UStAE in der Fassung vom 15. Oktober 2025).
Für den unternehmerischen Bereich gilt die allgemeine Regel: Der Verein muss E-Rechnungen empfangen können. Wird ein Einkauf für beide Bereiche verwendet, etwa eine Lieferung, die der Verein teils für seine Gaststätte und teils für die Vereinsarbeit nutzt, geht die Pflicht zur E-Rechnung vor (Abschnitt 14.1 Abs. 8 Satz 4 UStAE). Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach.
Wie Sie empfangene Dateien lesen und prüfen, erklärt der Ratgeber E-Rechnung empfangen.
E-Rechnungen ausstellen
Im unternehmerischen Bereich muss der Verein selbst E-Rechnungen ausstellen, wenn er an ein anderes inländisches Unternehmen für dessen Unternehmen leistet, keine Ausnahme greift und er die Übergangsfristen nicht mehr nutzen kann (Fragen und Antworten, Frage 5). Bis Ende 2026 darf jeder noch Papier oder, mit Zustimmung, eine PDF verwenden; wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, noch bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG).
- Keine E-Rechnung braucht der Verein für Leistungen an Privatpersonen, also auch nicht an Mitglieder, die privat etwas kaufen.
- Rechnungen bis 250 Euro brutto dürfen immer sonstige Rechnungen sein (§ 33 UStDV), siehe Kleinbetragsrechnung.
- Für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG besteht keine Pflicht zur Rechnung und damit keine Pflicht zur E-Rechnung. Dazu können unter den Voraussetzungen von § 4 Nr. 22 UStG etwa Kurse und Vorträge gemeinnütziger Einrichtungen gehören, wenn die Einnahmen überwiegend die Kosten decken, sowie kulturelle und sportliche Veranstaltungen, soweit das Entgelt in Teilnehmergebühren besteht.
- Rechnet der Verein als Kunde selbst über eine bezogene Leistung ab, ist das eine Gutschrift; das darf er auch, wenn er nicht Unternehmer ist. Mehr dazu im Ratgeber Gutschriftverfahren als E-Rechnung.
Der Verein als Kleinunternehmer
Auch ein Verein kann die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn sein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Seine Rechnungen darf er dann immer als sonstige Rechnung ausstellen (§ 34a UStDV). Empfangen muss er E-Rechnungen für den unternehmerischen Bereich trotzdem. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Vereine und Invoya
Invoya richtet sich nach seinen AGB an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB und an juristische Personen des öffentlichen Rechts; bei der Registrierung bestätigen Sie, als Unternehmer zu handeln. Für den unternehmerischen Bereich eines Vereins empfangen Sie E-Rechnungen über eine eigene Adresse und erstellen E-Rechnungen mit 19 oder 7 Prozent oder als Kleinunternehmer. Eine Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 22 UStG bietet Invoya nicht als eigene Steuerart an. Mehr auf der Seite E-Rechnungen erstellen mit Invoya; Tarife auf der Seite Preise.
Häufige Fragen
Muss ein Verein E-Rechnungen empfangen können?
Nur für seinen unternehmerischen Bereich. Betreffen Leistungen allein den nichtunternehmerischen Bereich, muss der Verein keine E-Rechnungen empfangen können.
Muss ein gemeinnütziger Verein E-Rechnungen ausstellen?
Nur soweit er unternehmerisch an andere inländische Unternehmen leistet und keine Ausnahme greift. Die Gemeinnützigkeit allein befreit nicht, steuerfreie Leistungen und Rechnungen bis 250 Euro brauchen aber keine E-Rechnung.
Brauchen Mitgliedsbeiträge eine E-Rechnung?
Nein. Echte Mitgliedsbeiträge sind kein Entgelt für eine Leistung, deshalb ist dafür keine Rechnung nötig.
Darf ein Handwerker dem Verein eine Papierrechnung schicken?
Ja, wenn die Leistung den nichtunternehmerischen Bereich des Vereins betrifft. Ist sie für den unternehmerischen Bereich oder für beide Bereiche bestimmt, gilt nach Ablauf der Übergangsfrist des Handwerkers die Pflicht zur E-Rechnung.
Was gilt für einen Verein als Kleinunternehmer?
Er darf seine Rechnungen immer als sonstige Rechnung ausstellen, muss für den unternehmerischen Bereich aber E-Rechnungen empfangen können.
Wie betrifft das Ihren Betrieb?
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Quellen
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Fassung: FAQ-Seite des BMF mit Stand März 2026 (Seitendatum 23.03.2026) · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 2.10: Unternehmereigenschaft und Vorsteuerabzug bei Vereinen, Forschungseinrichtungen und ähnlichen Einrichtungen, Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe des BMFFassung: Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe 2024 · von der Redaktion geprüft am 09.10.2026
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 1.4: Mitgliederbeiträge (echte Beiträge ohne Leistungsaustausch, Beiträge für Sonderbelange einzelner Mitglieder), Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe des BMFFassung: Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe 2024 · von der Redaktion geprüft am 09.10.2026
- § 4 Umsatzsteuergesetz (UStG): Steuerbefreiungen bei Lieferungen und sonstigen Leistungen (unter anderem Nummer 12: Vermietung und Verpachtung von Grundstücken, Nummer 14: Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 12 Umsatzsteuergesetz (UStG): Steuersätze (Absatz 2 Nummer 8 Buchstabe a: Leistungen gemeinnütziger Körperschaften, nicht im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 09.10.2026
- § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG): Besteuerung der Kleinunternehmergeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz (UStG): Übergangsregelung zur Rechnungsstellung 2025 bis 2027geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen über Kleinbeträge (bis 250 Euro)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen von Kleinunternehmerngeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
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