E-Rechnung für Freiberufler und Selbstständige
Freiberufler und Selbstständige sind Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, müssen deshalb seit 2025 E-Rechnungen empfangen können und Rechnungen an andere inländische Unternehmen je nach Vorjahresumsatz ab 2027 oder ab 2028 als E-Rechnung ausstellen, sofern keine Ausnahme wie die Kleinunternehmerregelung greift.
Veröffentlicht am · Zuletzt geprüft am · Redaktion Invoya
Für Designerinnen, Berater, Übersetzerinnen, Architekten oder IT-Freelancer gibt es keine eigenen Regeln zur E-Rechnung. Es gelten dieselben Vorschriften wie für jeden anderen Betrieb. Diese Seite zeigt, was das für typische Situationen von Selbstständigen bedeutet: gemischte Kundschaft, steuerfreie Leistungen und die Ist-Versteuerung. Die allgemeinen Fristen erklärt der Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Freiberufler sind Unternehmer
Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt (§ 2 UStG). Das Bundesfinanzministerium zählt in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung ausdrücklich Freiberufler dazu, ebenso Kleinunternehmer, Ärzte und Vermieter, die nur steuerfreie Umsätze erbringen. Ob Sie einen freien Beruf ausüben oder ein Gewerbe betreiben, spielt für die E-Rechnung keine Rolle.
Daraus folgt die erste Pflicht: Sie müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. Wie Sie empfangene Dateien lesen, erklärt der Ratgeber E-Rechnung empfangen.
Ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen
Für Rechnungen an andere inländische Unternehmen gelten Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG. Welche für Sie gilt, hängt vom Gesamtumsatz des Vorjahres ab:
| Ihre Lage | Umsätze 2025 und 2026 | Umsätze 2027 | Umsätze ab 2028 |
|---|---|---|---|
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | keine E-Rechnung nötig | keine E-Rechnung nötig | keine E-Rechnung nötig |
| Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro | Papier oder, mit Zustimmung, PDF | Papier oder, mit Zustimmung, PDF | E-Rechnung |
| Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro | Papier oder, mit Zustimmung, PDF | E-Rechnung | E-Rechnung |
Der Gesamtumsatz ist ein Begriff aus § 19 Abs. 2 UStG. Er wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet. Bestimmte steuerfreie Umsätze zählen nicht mit, unter anderem solche nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG, zu denen zum Beispiel Heilbehandlungen gehören. Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro, müssen Sie erst für Umsätze ab 2028 E-Rechnungen ausstellen.
Kleinunternehmer sind dauerhaft ausgenommen (§ 34a UStDV). Wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro Gesamtumsatz hat, kann die Regelung nutzen. Mehr im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Welche Kunden eine E-Rechnung bekommen
Viele Selbstständige arbeiten für Unternehmen und für Privatleute. Ob eine E-Rechnung nötig ist, entscheidet sich für jeden Kunden einzeln:
| Kunde | E-Rechnung Pflicht? | Was sonst gilt |
|---|---|---|
| Unternehmen im Inland, für dessen Unternehmen | ja, nach Ablauf Ihrer Übergangsfrist | Zustimmung des Kunden nicht nötig |
| Privatperson, auch Privatpatient | nein | E-Rechnung nur mit Zustimmung; meist Papier oder PDF |
| Unternehmen im Ausland | nein | Papier oder, mit Zustimmung, elektronisch |
| Verein oder andere juristische Person, die nicht Unternehmer ist | nein | Papier oder, mit Zustimmung, elektronisch |
| Behörde | in der Regel nicht nach dem Umsatzsteuergesetz | eigene Vorschriften, beim Bund die E-Rechnungsverordnung |
Ob ein Kunde als Unternehmer bestellt, erkennen Sie nicht immer. Das Bundesfinanzministerium beanstandet eine fehlende E-Rechnung nicht, solange Sie das mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnten. Gibt der Kunde eine USt-IdNr. an, kann das ein Hinweis sein, dass er als Unternehmer handelt (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE).
Steuerfreie Leistungen, etwa in Heilberufen
Die Pflicht zur Rechnung und damit zur E-Rechnung gilt nur, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Steuerfrei sind zum Beispiel Heilbehandlungen von Ärzten, Zahnärzten, Heilpraktikern, Physiotherapeuten und Hebammen (§ 4 Nr. 14 UStG). Für solche Leistungen ist eine Rechnung umsatzsteuerlich freiwillig, eine E-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers.
Enthält eine Rechnung an ein Unternehmen aber auch steuerpflichtige Leistungen, ist sie insgesamt als E-Rechnung auszustellen (Abschnitt 14.1 Abs. 4 UStAE). Wer neben steuerfreien Heilbehandlungen steuerpflichtige Leistungen an Unternehmen abrechnet, braucht für diese Rechnungen also eine E-Rechnung.
Ist-Versteuerung ändert nichts an der Pflicht
Viele Freiberufler versteuern ihre Umsätze nach vereinnahmten Entgelten. Das Finanzamt kann das nach § 20 UStG unter anderem bei einem Gesamtumsatz bis 800.000 Euro im Vorjahr oder für Umsätze aus einem freien Beruf gestatten. Die Ist-Versteuerung regelt, wann die Steuer entsteht, nicht, in welcher Form Sie Rechnungen ausstellen.
§ 14 UStG und die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG sehen für die Ist-Versteuerung keine Ausnahme vor. Beide Vorschriften nennen zwar eine Grenze von 800.000 Euro, hängen aber nicht voneinander ab: Wer mit einem höheren Gesamtumsatz die Ist-Versteuerung als Freiberufler nutzt, muss trotzdem schon für Umsätze ab 2027 E-Rechnungen ausstellen.
Was Sie jetzt tun können
- Kunden sortieren: Wer bestellt für ein Unternehmen im Inland, wer privat?
- Gesamtumsatz des Vorjahres klären und daraus Ihre Frist ableiten, im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.
- Den Empfang einrichten: ein Postfach, aus dem Sie E-Rechnungen öffnen und ablegen können.
- Ein Werkzeug wählen, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt und vor dem Versand prüft.
- Stundennachweise oder Projektberichte künftig als Anhang in die E-Rechnung einbetten; die Leistung selbst muss im strukturierten Teil beschrieben sein.
- Ausgestellte und empfangene Rechnungen acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG).
Was in jede Rechnung gehört, steht im Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung; Rechnungen bis 250 Euro erklärt der Ratgeber Kleinbetragsrechnung.
E-Rechnungen schreiben mit Invoya
Mit Invoya legen Sie Kunden und Leistungen an, schreiben Angebote und Rechnungen und erhalten jede Rechnung als XRechnung und als ZUGFeRD-PDF, vor dem Abschließen geprüft. Die Steuerart wählen Sie je Position, auch § 19 für Kleinunternehmer. Empfangene E-Rechnungen kommen über eine eigene Adresse an. Welche kostenlosen Wege es gibt, zeigt der Ratgeber E-Rechnung kostenlos erstellen, die Tarife stehen auf der Seite Preise. Kostenlos registrieren.
Häufige Fragen
Müssen Freiberufler E-Rechnungen ausstellen?
Ja, für Rechnungen an andere inländische Unternehmen, sobald ihre Übergangsfrist endet: bei bis zu 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr für Umsätze ab 2028, sonst ab 2027. Kleinunternehmer sind ausgenommen.
Brauchen Privatkunden oder Privatpatienten eine E-Rechnung?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen an Unternehmen im Inland. An Privatpersonen dürfen Sie eine E-Rechnung nur mit deren Zustimmung schicken.
Müssen Ärzte E-Rechnungen ausstellen?
Für steuerfreie Heilbehandlungen nicht, weil dafür keine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht besteht. Für steuerpflichtige Leistungen an Unternehmen gelten die allgemeinen Fristen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch bei Ist-Versteuerung?
Ja. Die Ist-Versteuerung nach § 20 UStG regelt nur, wann die Steuer entsteht. Für die Frist zählt allein der Gesamtumsatz des Vorjahres.
Müssen Freiberufler E-Rechnungen empfangen können?
Ja, seit dem 1. Januar 2025, auch als Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt.
Wie betrifft das Ihren Betrieb?
Der Pflicht-Check auf der Startseite zeigt in wenigen Klicks, ab wann Ihr Betrieb E-Rechnungen ausstellen muss. Mit dem Tarif Free starten Sie kostenlos.
Zum Pflicht-CheckTarife ansehenFunktionen ansehenKostenlos registrieren
Quellen
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025Fassung: FAQ-Seite des BMF mit Stand März 2026 (Seitendatum 23.03.2026) · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243): Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es ändert und ergänzt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320)Fassung: Schreiben vom 15.10.2025 · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Ausstellung von Rechnungengeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz (UStG): Übergangsregelung zur Rechnungsstellung 2025 bis 2027geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG): Besteuerung der Kleinunternehmergeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 20 Umsatzsteuergesetz (UStG): Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 4 Umsatzsteuergesetz (UStG): Steuerbefreiungen bei Lieferungen und sonstigen Leistungen (Nummer 14: Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Rechnungen von Kleinunternehmerngeltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG): Aufbewahrung von Rechnungen (acht Jahre)geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
- Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung, ERechV), insbesondere §§ 3 bis 5geltende Fassung · von der Redaktion geprüft am 08.10.2026
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